1.4 Оформление результатов экспертизы ценности документов

Процедура оформления результатов экспертизы ценности документов обязательна, поскольку по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

1) описи дел постоянного хранения (Приложение А);

2) временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение Б)

3) по личному составу (Приложение В);

4) акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (Приложение Г).

Что касается электронных документов, то в архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения (Приложение Д), описи дел по личному составу. К отдельной группе относятся управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД. Они включаются в самостоятельные описи.

Экспертно проверочная комиссия архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения. Только после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Если предусмотренный для дел срок хранения истек к 1 января года то дела включаются в акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г¹.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Правильность отбора дел на постоянное хранение возлагается на архивные учреждения. При необходимости они имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Наконец, погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Следует отметить, что ЭЦД достаточно сложная, трудоёмкая процедура, которая требует предельной внимательности, компетентности членов экспертной комиссии при осуществлении экспертизы. Это говорит о том, что ЭЦД предполагает, прежде всего, материальные затраты, которые необходимы для осуществления качественной процедуры экспертизы.

С моей точки зрения, ЭЦД – важнейший инструмент, благодаря которому происходит комплектование архива, т.е. систематическое пополнение Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем. Помимо этого, экспертиза позволяет формировать всю необходимую документацию, в т.ч. составлять описи документов, акты, вести учет документов, что является важнейшей основой для существования и действия самого архива.