1.3 Порядок проведения экспертизы ценности документов

Порядок проведения ЭЦД заключается в определении ценности того или иного документа, определении срока его хранения. Поэтому, очевидно, что проведение экспертизы ценности – это достаточно трудоёмкое занятие.

Чтобы не допустить ошибок в определении сроков хранения какого-либо документа ЭЦД осуществляется не работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. Осуществление экспертизы должно проводиться ежегодно, поскольку с течением времени одни документы требуется передать на постоянное хранение, другие напротив, выделить на уничтожение.

При проведении ЭЦД в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Причем одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Следует отметить также, что отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел, а отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел не допускается.

Одной из особенностей проведения ЭЦД является то, что дела с отметкой «ЭПК» так же, как и отбор документов постоянного и временного хранения подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

К тому же дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Переформирование означает присоединение выделенных из их состава документов постоянного хранения к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Вслед за проверкой и проведением необходимых процедур ЭЦД определяются сроки хранения дел. Их определение происходит в соответствии с перечнем документов с указанием сроков хранения или по номенклатуре дел.

Далее осуществляется подшивка вновь сформированных дел, которая производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Точно так, как организация проводит ЭЦД, архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Что касается электронных документов, то согласно «Основным правилам…»¹ их подготовка передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

2) запись ЭД на машинные носители;

3) проверка качества записи;

4) описание ЭД;

5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу:

6) подготовка комплекта сопроводительной документации.

Отметим, что сопроводительная документация экспертизы документов (ЭД) должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. Обычно в любой сопроводительной документации, к примеру, товарной или документацией электронного издания, в которых обозначаются сведения об авторах, заглавие, выходные данные и т.д. В сопроводительной документации ЭД, по «Основным правилам…»¹ отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).