1.2 Организация проведения экспертизы ценности документов

Согласно «Основным правилам…»¹ ЭЦД в организации проводится:

1) в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

2) в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

Причем, следует отметить, что для экспертизы ценности научно-технической документации и специальной документации и отбора на постоянное хранение может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.

Центральные экспертные комиссии (ЦЭК) создаются в министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть.

Непосредственное создание ЦЭК (ЭК) производится приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников. В состав ЭК обычно входит не менее 3-х человек из организации, и в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В ЦЭК также включается представитель архивного учреждения, для которого данная организация считается источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Основными задачами ЦЭК (ЭК):

1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

1) организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

2) рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

3) подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

4) участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации¹.

Все заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются и проводятся согласно плану работы и по мере необходимости. Все протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения¹.