7.3. Информационные потоки контроллинга

Прежде чем изучать данную проблему в глубину, необходи­мо определить общие требования, которым должна отвечать кон­троллинговая информация. Естественно, что качество выходной информации подсистемы «Контроллинг» в большей мере зависит от качества входной информации, поступающей из других подсистем. На этом формируется суждение о том, что на границе перехода по­токов информации из различных подсистем в подсистему «Кон­троллинг», необходимо соблюдение определенных информацион­ных требований. К основным из них можно отнести :

На входе:

• своевременность, то есть представление в необходимые для конкретной ситуации сроки;

• достоверность, то есть соответствие действительным фактам хо­зяйственной жизни;

• полезность, то есть эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение;

• понятность, то есть быть способной к восприятию без дополни­тельных усилий;

• регулярность поступления.

Соответственно и на выходе из подсистемы «Контроллинг» к информации предъявляются определенные требования, которые во многом совпадают с предыдущими, и чтобы исключить повторения, выделим лишь отличительные требования:

• надежность, то есть отсутствие существенных ошибок (в отличии от входной информации достоверность является желательной, но не обязательной);

• уместность, то есть способность оказывать влияние на решение пользователей, помогая им оценить прошлые, настоящие и буду­щие события;

• сравнимость, то есть возможность сопоставления данных;

• объективность и нейтральность, то есть свобода от односторон­ности (информация не является нейтральной, если посредством отбора или формы представления она влияет на решения и оцен­ки заинтересованных пользователей).

Понятно, что система сбора контроллинговой информации опирается на функционирующую систему информационных пото­ков на предприятии. А из этого следует, что службе контроллинга не удастся построить свою подсистему сбора информации без отлаженности работы остальных информационных потоков на предприятии. В этом отношении мы разделяем мнение о том, что «система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия» [18,с.15О]. В развитие этой мысли автором разработан и предлагается вариант внедрения информационных потоков подсис­темы «Контроллинг» в единую систему информационных потоков предприятия (рис.7.3).

7.4. Цели контроллинга на уровне входа и выхода

Информация, которая поступает в подсистему «Контроллинг» для обработки, должна быть сгруппирована в соответствии с основными элементами затрат, сконцентрированными в данной подсистеме. При этом ее целью на уровне входа, является сбор и группировка всех необходимых данных в разрезе элементов под­системы. Выработка альтернативных вариантов по управленческо­му воздействию на другие подсистемы с целью оптимизации их ра­боты и достижению максимальных выгод, а также по оптимизации алгоритма «затраты - выпуск» является целью подсистемы «Кон­троллинг» на выходе. Следовательно, движение информационных потоков контроллинга происходит в разрезе основных функций управления, что наглядно представлено в табл.7.1. Однако, если функционирующие информационные потоки предприятия несо­вершенны (то есть существует множество «узких» мест, лишних звеньев, дублирующих информацию и т.д.), то работа по внедрению информационных потоков контроллинга также принесет мало поль­зы. Поэтому, формирование информационных потоков контроллин­га должно проводиться параллельно с перестройкой и оптимизаци­ей всей системы информационных потоков предприятия, всего до­кументооборота, а также автоматизации процесса передачи инфор­мации.

Таблица 7.1. Функциональное движение информационных потоков контроллинга

Основные функции	Входная информация	Переработка информации	Выходная информация	Принятие управленческих решений
Планирование	Увеличение (уменьшение) цен Скидки Условия коммерческого кредита Валютные курсы Цена и объем реализации предыдущего периода	Составление планов	План реализации План денежных потоков План коммерческих расходов План управленческих расходов План закупок План прибыли и убытков Прогнозный баланс и т.д.	Оперативность поучения информации от менеджеров всех уровней
Учетно-контрольная	Результаты деятельности за месяц Выручка, цены, полученные заказы Дебиторская задолженность по срокам Величина заказов Денежные остатки и т.д.	Сопоставление показателей, анализ отклонений, выявление причин отклонений, сопоставление отчетных форм	Отчет о результатах контроля Рекомендации по дальнейшим действиям	Действия менеджеров всех уровней
Аналитическая	Выручка Маржа Затраты Основные показатели за год с разбивкой по периодам и т.д.	Определение точки безубыточности, анализ коэффициентов, анализ отклонений, составление графиков, таблиц	Аналитический баланс нетто Анализ отчетов: - о прибылях и убытках - денежных потоков и др. Расчетные показатели эффективности хоз. Деятельности Расчетные показатели вероятности банкротства	Действия менеджеров всех уровней

Для решения этой задачи необходимо четкое организацион­ное представление структурных элементов подсистемы контрол­линга, с учетом оптимизации целей и задач.

Последовательное выделение элементов контроллинга с возможной их детализацией формируют мысль о необходимости разработки комплексного подхода по внедрению подсистемы «Контроллинг» в единую систему предприятия, при котором четко определены цели, последовательность и значимость каждого из этапов. Данная модель представлена на рис.7.4.

Рис.7.4. Общая последовательность работ по включению подсистемы «Контроллинг» в систему управления предприятием