5.2. Финансовый контроль и анализ

Финансовый контроль в индустрии гостеприимства, как и в других сферах экономики, охватывает все отде­лы ее компаний, обеспечивая ощутимое внутреннее обслуживание. Следовательно, отдел по финансам яв­ляется объединяющим центром обслуживания, так как он поддерживает деятельность всей команды по обслу­живанию клиентов.

Хотя принципы внутреннего контроля одинаковы для всех видов бизнеса, тем не менее .существуют специфи­ческие черты в операциях компаний индустрии гостеп­риимства из-за следующих основных причин:

вращается большое количество наличности, напри­мер, в отеле;

продукты, напитки и другие товары интересуют пер­сонал, потому что они все пригодны в домашнем хо­зяйстве и не могут продаваться на стороне, другими словами, велик соблазн краж;

персонал временный, особенно в низовых звеньях.

Компании индустрии гостеприимства нуждаются в независимых оценках их активов для пересмотра прове­дения финансовых операций. Это направляет их на со­здание функций внутреннего аудита внутри своих орга­низационных структур из технически компетентных в бухучете и аудите внутренних аудиторов. Внутренние аудиторы не являются членами функциональной опера­ционной команды и в отличие от линейных менеджеров не имеют служебных обязанностей.

Рекомендации внутренних аудиторов носят совеща­тельный характер и применяются линейным персона­лом в зависимости от их качества. Так как функция внут­реннего аудита независима и отделена от операций и от группы функционального персонала, скажем, бухгал­терского учета, маркетинга и др., она часто подотчетна высшему руководству, точнее, директору по финансам, исполнительному директору или хотя бы комитету по аудиту совета директоров.Последние исследования, проведенные в крупных гостиничных компаниях, показали, что:

1. 19,4% из них отчитываются ревизорам;

2. 32,3% отчитываются высшим менеджерам по фи­нансам,

3. 16,1% отчитываются исполнительным директорам корпорации и совету директоров;

4. 6,5% отчитываются совету директоров;

5. 3,2% отчитываются комитету по аудиту совета ди­ректоров.

Независимость внутренних аудиторов зависит от уров­ня их подотчетности и их профессиональной подготов­ки, а также объективности.

Внутренний аудит делится на четыре крупные кате­гории, которые проверяют финансовые и управленчес­кие данные.

1. Проверка соответствия с внутренним управлени­ем;

2. Проверка соответствия с законом;

3. Установление умения использовать ресурсы ком­пании;

4. Установление эффективности использования ресур­сов компании.

Внутренний аудит в основном состоит из четырех этапов: планирование, проверка, оценка и отчеты.

Первый этап, планирование, включает обозрение сущности операций, определение целей аудита, сбор всех данных, относящихся к делу. После этой фазы ауди­тор переходит к проведению аудита, который нам зна­ком с процесса проверки. Процедура текущего аудита используется для получения необходимых данных, за­висящих от вида аудита, и включает в себя следующее.

Сравнение Сравнение текущих продаж номеров отеля с

планируемыми продажами номеров и

обзор объяснений значительных расхождений

Поручение Обзор счетов поставщиков

Подтверждение Проверка неоплаченных счетов поставщиков в конце года

.

Рассмотрение Визуальный обзор кассовых чеков для определе­ния

количества действительных продаж и

аннулированных продаж на данный период

Анализ Сравнение стоимости труда операционных

департаментов в течение гола в недельном разрезе

Расследование Получение содержательного объяснения от

департамента о превышении издержек от

заплани­рованных по смете

Наблюдение Наблюдение за процессом обслуживания гостей в

номере от ресторана или других подразделений

гостиничного комплекса для определения

эффек­тивности процесса

Фаза оценки важна для составления заключения, которое является основой для управленческих решений. Сущность этой фазы заключается в оценке результатов и нахождения путей для улучшения результатов в буду­щем.

Заключительная фаза — это составление отчета о ре­зультатах аудита. Отчет знакомит с полученными ре­зультатами высшее руководство и является средством, с помощью которого аудитор общается с заинтересо­ванным персоналом компании.

Внутренний аудит помогает аудитору защищать ин­тересы компании, оказывая помощь управлению по раз­ным направлениям.

Учет затрат, а также операционные коэффициенты являются хорошими барометрами для индустрии гос­теприимства. Анализ операционных показателей компа­нии — не сложная наука, а скорее всего диагностичес­кое средство. Вышеназванные коэффициенты часто срав­ниваются с другими, уже исследованными, аналогич­ными коэффициентами сферы торговли, которые пуб­ликуются соответствующими организациями. Например, «Американская бухгалтерская корпорация» издает «Ба­рометр малого бизнеса».

Операционные коэффициенты обычно взаимосвяза­ны. Руководители компании проводят управление фи­нансами, обычно определяя значительно отличающие­ся от стандартных операционные коэффициенты, и ста­раются объяснить причину этих различий.

Для финансового анализа компаний являются важ­ными такие коэффициенты, как коэффициент валовой прибыли, коэффициент общих организационных расходов, коэффициент чистой прибыли, коэффициент заработной платы, коэффициент затрат на аренду, ко­эффициент расходов на рекламу и т. д.

Коэффициент валовой прибыли — это прямое отраже­ние стоимости продукта и определяется следующим об­разом:

Высокий уровень этого коэффициента может обозначать, что издержки на производство продукта были ниже цены его продажи, и наоборот. Однако сохранение низ­кого уровня этого коэффициента может быть частью общей стратегии компании. Если продукт продается по низким ценам и в достаточном объеме, можно получить вполне приемлемую прибыль.

В сфере обслуживания низкий уровень коэффициен­та можно сопровождать низким уровнем общих опера­ционных расходов и получить выгодный объем продаж. Хорошим примером вышесказанного является широко применяемая в западных странах система оптовой тор­говли со скидками в крупных магазинах-складах.

Коэффициент общих операционных расходов включает все издержки компании, такие, как аренда, заработная плата, реклама, страховка и накладные расходы. Он оп­ределяется как операционные расходы на единицу чис­того объема продаж:

Естественно, большие операционные затраты дела­ют деятельность компаний неприбыльной и могут обо­значать, что в компании на недостаточном уровне по­ставлен контроль за расходами. Однако если компания совмещает высокий объем продаж с высоким уровнем обслуживания, которое связано с большими затратами, то может дойти до оптимального уровня прибыли.

Коэффициентом чистой прибыли является отдача от продаж в процентном выражении после вычета всех издержек и выражается как

Коэффициент заработной платы показывает долю от продаж, потраченную на компенсацию труда и вычис­ляется как

сезонный характер и обычно переменчивы, этот пока­затель приобретает очень большое значение. Как и ко­эффициент общих операционных расходов, этот коэф­фициент тем не менее может быть выше среднего из-за политики фирмы, например, когда для продаж при­влекаются дополнительные силы за счет рекламы или других накладных расходов.

А низкий уровень этого показателя само собой пока­зывает, что в компании управление эффективно, осо­бенно если это сопровождается и низким уровнем опе­рационных расходов.

Коэффициент расходов на аренду показывает важность местности для ведения бизнеса. Существует распростра­ненное мнение, что повышение уровня расходов на арен­ду должно снизить уровень расходов на рекламу и др. Другими словами, перегруженная местность — это уже само по себе хорошая реклама.

Коэффициент расходов на аренду выражается следу­ющей формулой:

При расчете коэффициента расходов на рекламу в ин­дустрии гостеприимства включаются все способы или усилия для продвижения продукта, включая рекламу по телевидению, газеты и журналы, прямой маркетинг и др. Сам коэффициент вычисляется как

Хоть высокий уровень этого коэффициента не совсем желателен, но низкий уровень этого коэффициента в комбинации с низким уровнем чистой прибыли обыч­но может означать, что одной из причин низких дохо­дов является недостаточная реклама.

Важной составной частью финансового анализа ком­пании является анализ безубыточности компании, ко­торая позволяет определить уровни доходов и затрат при различных уровнях объема продаж с помощью матема­тической модели. Здесь также определяется так называ­емая точка безубыточности как минимальный объем продаж, выраженный в денежных или физических еди­ницах, при котором выручка от реализации продукции равна сумме постоянных и переменных затрат.

Постоянные затраты независимы от объема произ­водства и продаж услуг и включают в себя затраты на постоянных работников, на аренду, на собственность, проценты по займам.

Переменные затраты — это затраты компании, кото­рые изменяются прямо пропорционально объему про­даж продукции и включают в себя почасовую оплату, стоимость технологических нужд для производства и продаж услуг, сырье и др.