Дипломатиялық хат-хабар жазысу

Дипломатиялық хат-хабар жазысу – мемлекеттің сыртқы саяси және дипломатиялық қызметінің негізгі нысандарының бірі, мемлекеттер арасындағы қарым-қатынастарды іске асыратын әртүрлі ресми қатынас хаттары мен дипломатиялық сипаттағы құжаттардың жиынтығы. Мемлекеттер арасындағы өзара қатынастар жазбаша түрде мемлекет басшысының, үкімет сыртқы істер министрлігінің, әртүрлі мемлекеттік және қоғамдық мекемелер мен ұйымдар, немесе олардың басшылары, дипломатиялык өкілдік жәнежеке дипломаттар атынан жүзеге асады. Қазіргі заманның аса маңызды, өзекті мәселелеріне қатысы мемлекеттердің саяси ұстанымын айқындайтын мемлекет қайраткерлерінің баяндамалары, мәлімдемелері, жолдаулар, ноталар, меморандумдар, мемлекет басшысының, үкіметтің ресми жеделхаттары сияқты дипломатиялық құжаттар бүгінгі кезеңдегі ақпараттық желісінде сыртқы саясат мәселесіне қатысты құжаттар ретінде ерекше орын алады. Жалпы дипломатиялық құжаттарда қаралатын мәселелер де алуан түрлі. Олар өзіндік нысанына қарай мемлекеттердің тәуелсіздігін мойындайтын және дипломатиялық қатынастар орнату жөнінде ұсыныстар түрінде, барлық халықтардың тағдырына қатысты құжаттар болуы мүмкін. Дипломатиялық құжаттарды дайындау сыртқы істер министрлігі қызметінің маңызды бағыттарының бірі болып табылады. Осы дипломатиялық хат алмасудың қалыптасқан тәжірибе бойынша жүзеге асуын қадағалау негізінен протоколдық қызметке тапсырылады.

Дипломатиялық тәжірибеде жиі пайдаланылатын дипломатиялық хат-хабар жазысу құжаттары:

1. жеке ноталар;

2. вербальді ноталар;

3. жадынамалық жазбалар;

4. меморандумдар;

5. жартылай ресми сипаттағы жеке хаттар;

6. жекежолдаулар;

7. жеделхаттар.

Дипломатиялық қызмет тәжірибесінде дипломатиялық құжаттарды ресімдеуге үлкен мән беріледі. Аталмыш дипломатиялық құжаттардың бірқатары құрметтілік, қошеметтілік сияқты сөз орамдарымен ресімделеді.

Құрметтіліктің протоколдық сөз орамдары жеке және вербальді ноталарда, жеке жолдауларда, шабарманмен жіберілетін жадынамалық жазбаларда қолданылады. Жеке нота маңызды және қағидатты мәндегі мәселелер бойынша дайындалады немесе қандай да бір ірі оқиғалар жөніндегі ақпаратты мағынаға ие болады. Жеке ноталар ноталық бланкіде теріледі, яғни елдің мемлекеттік елтаңбасы басылған ерекше қағазда, елтаңбаның астында «Қазақстан Республикасының Сыртқы істерминистрлігі»деген жазу келеді. Жеке нота құжатқа қол қоюшының атынан бірінші жақта ресімделеді жәнеқаратпа сөзден басталады. Жеке ноталарда кең етек алған құрметтіліктің протоколдық сөз орамдары «Құрметті Министр мырза»,«Құрметті Елші мырза». Бұл қаратпа сөздер құжатты қабылдаушыны мәтіннің мазмұнына қайырымдылықпен қарауға шақырады.

Жеке нотаны автор «Құрметті Министр мырза»деп бастап, «Шынайы құрметпен»деген қошеметтілікпен аяқтауы, бұл құжатта жылылық пен достық сипатты ерекше көрсетуге ұмтылуынан болуы мүмкін.