92

Теория организации. (Конспект лекций.)

Тольятти 2010

ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ. 1

(Конспект лекций.) 1

РАЗДЕЛ I. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ. 3

ТЕМА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА. 3

ТЕМА 2. СОЦИАЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ. 8

лидер 17

ТЕМА 3. ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ. 18

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ. 25

РАЗДЕЛ II. ЗАКОНЫ ОРГАНИЗАЦИИ 38

ТЕМА 5. ОСНОВОПОЛАГАЮЩИЕ ЗАКОНЫ ОРГАНИЗАЦИИ 38

Функция 1 38

Функция 2 38

Объективные зависимости формируются независимо от воли людей. Если руководитель учитывает неотвратимость действия этих зависимостей, то он может их использовать во благо себе, в противном случае эти зависимости могут помешать его усилиям. 38

ТЕМА 6. ЗАКОНЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВТОРОГО УРОВНЯ 50

Закон информированности – упорядоченности 50

Закон единства анализа и синтеза 56

РАЗДЕЛ III СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К ОРГАНИЗАЦИОННЫМ СТРУКТУРАМ 68

ТЕМА 7. СТРУКТУРНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ФИРМОЙ 68

ТЕМА 8. УРОВНИ И ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ 75

ТЕМА 9. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ 80

ТЕМА 10. КРИЗИС ИЕРАРХИЧЕСКИХ СТРУКТУР 87

Раздел I. Организационные системы. Тема 1. Организация как система.

Основой теории организации является теория систем.

Система - это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности.

Признаки системы : множество элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов , структура и иерархичность, относительная самостоятельность, четко выраженное управление.

Подсистема-это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область (например, экономическая, организационная, техническая область).

Свойства систем:

• система стремится сохранить свою структуру (это свойство основано на объективном законе организации- законе самосохранения).

• система имеет потребность в управлении (существует набор потребностей человека, животного, общества, стада животных и большого социума).

• в системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в неё элементов и подсистем, (система может обладать свойствами, не присущими её элементам, и может не иметь свойств своих элементов).

Каждая система имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь.

Классификация систем может быть проведена по различным признакам, однако основой является группировках в трёх подсистемах: технической , биологической и социальной.

Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Набор решений в технической подсистеме ограничен, и последствия решений обычно предопределены.

Биологическая подсистема включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм и др. Набор решений в биологической подсистеме также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Тем не менее, последствия решений в биологических подсистемах часто оказываются непредсказуемыми.

Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека, в совокупности взаимосвязанных элементов. В качестве характерных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию, водителя, управляющего автомобилем, и даже одного отдельного человека (самого по себе). Набор решений в социальной подсистеме характеризуется большим динамизмом, как в количестве, так и в средствах и методах реализации.

Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая - техническую.

Кроме выше названных, системы имеют следующую квалификацию:

• искусственные и естественные;

• открытые и закрытые;

• детерминированные и стохастические;

• жесткие и мягкие.

Искусственные системы создаются человеком для реализации заданных программ или целей. Например, конструкторские бюро, клуб любителей пива, компьютер, спутниковый комплекс.

Естественные системы создаются природой, человеком, а, возможно, и Богом для реализации целей мирового существования. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, муравейник.

Открытые системы характеризуются открытым характером связей с внешней средой и сильной зависимостью от неё. Например, коммерческие фирмы, средства массовой информации.

Замкнутые системы характеризуются преимущественно внутренними связями и создаются для удовлетворения потребностей своего персонала и учредителей. Например , профсоюзы, политический партии, семья на Востоке.

Детерминированные (предсказуемые) системы функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определённым результатом. Например , обучение студентов в институте, производство типовой продукции.

Стохастические (вероятностные) системы характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней и (или) внутренней среды и выходными результатами. Например, исследовательские подразделения, предпринимательские компании, игра в русское лото.

Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого – слабой устойчивостью. Например, система котировок ценных бумаг, новые организации, человек при отсутствии твёрдых жизненных целей.

Жёсткие системы – это обычно авторитарные, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей, организации. Такие системы обладают большой устойчивостью к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия. Например, церковь, авторитарные государственные режимы.

Кроме того, системы могут быть простыми и сложными, активными и пассивными.

Понятие организации и её функции. Термин организация применяется очень широко. В менеджменте этот термин используется, по крайней мере, в двух смыслах.

В широком смысле организация рассматривается как предприятие – функционально - целевая общность людей, с присущей её социальной структурой, каналами коммуникации, ориентации, координации, управлений и контроля, формирующаяся на основе разделения труда, специализаций функций и иерархичной системы взаимодействий между индивидами, группами и структурными подразделениями для удовлетворения социальных потребностей индивидов и общества.

В узком смысле организация – это процесс определения наиболее существенных связей среди людей, задач и видов деятельности с целью интеграции и координации организационных ресурсов для эффективного выполнения поставленных целей.

Организации создаются и существуют вследствие того, что заданная цель не может быть достигнута одним человеком или даже несколькими людьми, работающими независимо. Менеджеры занимаются организационной деятельностью, чтобы выполнить три вещи.

Первое, процесс организации повышает эффективность и качество работы. Только в процессе организации могут быть созданы условия для достижения синергии. Иными словами, группы людей, эффективно работающих вместе, могут сделать гораздо больше, чем если бы они трудились по одному.

Вторая причина потребности в процессе организации обусловлена необходимостью установления ответственности. Любые усилия людей более эффективны , когда они понимают свои специфические обязанности. Кроме того, важно, чтобы все служащие знали, перед кем они должны отчитываться, и кто будет поручать им работу и наблюдать за исполнением. Полезно также, чтобы каждый работник был ознакомлен со свей структурой власти в организации. Взаимоотношение различных органов должны быть ясны всем, начиная от рабочих, находящихся на нижней ступени организационной пирамиды, и кончая высшими руководителями.

Третья причина, вызывающая необходимость процесса организации, - это облегчение коммуникаций. Формальная коммуникация прямо следует за структурой власти в организации. Так, когда человек знает, кто его босс и какими подчиненными он руководит, то формальные линии связи устанавливаются в двух направлениях. Этот процесс охватывает всех, так что существует коммуникационная линия, которая проходит сверху вниз через всю организацию, а также по горизонтали.

Результат организационных усилий может быть отражен на организационной схеме - простым начертанием линий и боксов, которые показывают, как фирма организована.

Организация в свою очередь, использует возможности объединяемых ею людей для собственного укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих членов наличия определенного опыта, знаний, квалификации, активного участия в делах, исполнительности, ответственности, дисциплины, подчинения установившимся правилам и нормам поведения, разделения своих целей и ценностей.

В идеале взаимоотношения между человеком и организацией должны быть сбалансированы, но баланс может нарушаться в результате злоупотреблений с той и другой стороны, когда- либо организация низводит людей до положения винтиков, либо люди используют организацию в своих корыстных целях, нанося ущерб ее потенциалу и репутации. В том и другом случаях результат оказывается одинаковым – организация, ослабевает и перестает нормально выполнять свои функции.

Единство людей и условий их деятельности, находящихся в определенных соотношениях и взаимосвязях, образует организационную структуру. Действия, направленные на создание такой структуры, необходимых предпосылок ее функционирования и обновления, получили название организационного процесса. Таким образом, организация есть единство организационной структуры и организационного процесса.

Главным признаком организации считается наличие цели, к достижению которой стремятся её члены. Цель объединяет и сплачивает их, придаёт смысл существования организации, определённость и конкретную направленность её действиям. Без цели нет и не может быть организации, ибо люди не согласятся просто так терять свободу своей деятельности и подчиняться общим требованиям, с которыми они могут быть внутренне не согласны.

Другим признаком организации является её обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов, которую обеспечивает наличие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения. Эти границы могут быть «прозрачными» или «непрозрачными», материальными в виде стен и заборов или «идеальными», основывающимися на различного рода предписаниях и запретах в отношении тех или иных действий.

Третьим признаком организации можно считать осуществление её деятельности на основе принципа саморегулирования, который предполагает возможность в определённых рамках самостоятельно решать те или иные вопросы организационной жизни и по-своему с учётом конкретных обстоятельств реализовывать внешние команды.

Такое саморегулирование осуществляется с помощью внутриорганизационного центра, координирующего деятельность членов организации и обеспечивающего их единство. Наличие такого центра является четвёртым признаком организации. Нужно заметить, что в крупной организации центров может быть несколько, но один из них будет выполнять функции главного, а остальные периферийных. Полицентризм делает организацию более гибкой, а, следовательно, устойчивой.

Наконец, в качестве ещё одного признака организации следует назвать организационную культуру, представляющую собой совокупность установившихся традиций, символов, ценностей, верований, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей. Организационная культура включает как субъективные, так и объективные элементы. К первым относятся, например, различного рода ритуалы, мифы, связанные с историей организации и жизнью её знаменитых членов, принятые нормы общения. Вторые в основном характеризуют материальную сторону жизни и деятельности организации. Это её символика, цвета, удобство и оформление интерьеров, внешний вид зданий.

Сплав субъективных и объективных элементов формирует основу культуры управления, в которую можно включать стиль руководства, способы решения проблем, характер поведения менеджеров.

Организационная культура является одним из важнейших элементов, создающих внутреннюю среду организации – совокупность форм и процессов, придающих последней конкретное, присущее только её лицо. К другим её элементам можно отнести разделение труда, используемые технологии, организационную структуру, систему коммуникаций и обмена информацией, поведение сотрудников и т.д.

Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и, в конце концов, прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одна не живет без изменений. Новые организации формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться процветают, негибкие - исчезают. Какие-то организации развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу.

Именно поэтому широко распространено понятие о жизненном цикле организаций как о предсказуемых их изменениях с определенной последовательностью состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть: существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.

Концепции жизненного цикла уделяется большое внимание в литературе по изучению рынков. Жизненный цикл используется для объяснения того, как продукт проходит через этапы рождения или формирования, роста, зрелости и упадка. Организации имеют некоторые исключительные характеристики, которые требуют определенной модификации понятия жизненного цикла. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствующие временные отрезки предусматривает следующие этапы.

1. Этап предпринимательства. Организация находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции, цели являются еще нечеткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.

Основатели организации выявляют неудовлетворенные требования потребителя или социальные нужды. Целеустремленность, способность рисковать и преданность делу характеризуют этот этап. Нередко используется директивный метод руководства, требующий

быстрого исполнения и тщательного контроля. Для тех. кто в этот период работает в организации, характерна наивысшая сплоченность и взаимодействие.

2. Этап коллективности. Развиваются инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации. Коммуникации и структура в рамках организации остаются в сущности неформальными. Члены организации затрачивают много времени и демонстрируют высокие обязательства.

Это - опасный период, поскольку наибольшее количество неудач происходит в течение первых лет после возникновения организации.

Из мировой статистики известно, что огромное число организаций небольшого масштаба терпят неудачу из-за некомпетентности и неопытности руководства. Каждое второе предприятие малого бизнеса терпит крах в течение двух лет, четыре из пяти предприятий - в течение пяти лет своего существования. Задача этого периода - быстрый успех. Цели - здоровое существование и развитие, а не простое выживание. Нередко вся работа выполняется на пределе возможностей, чтобы не потерять темп возрастающего успеха. Управление осуществляется деятельным и подготовленным руководителем и его первоначальной командой.

3. Этап формализации и управления. Структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами

организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации. Процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает серьезной опасности.

Во время этого переходного периода рост организации осуществляется, как правило, не систематично, рывками; организация все больше набирает силу. Однако координация проводится ниже оптимального уровня. Более организованные процедуры постепенно заменяют рискованную страсть к успеху. Налаживается планирование, разработка бюджетов, прогнозов. Расширяется прием на работу специалистов, что вызывает трения с прежним составом. Основатели организации вынуждены больше выполнять роль непосредственных руководителей, а не предпринимателей, проводя систематическое планирование, координацию, управление и контроль.

4. Этап выработки структуры. Организация увеличивает выпуск своих продуктов и расширяет рынок оказания услуг. Руководители выявляют новые возможности развития. Организационная структура становится более комплексной и отработанной. Механизм принятия решении децентрализован.

Ранняя зрелость. Отличительные признаки этого периода - экспансия, дифференциация и, возможно, диверсификация. Образуются

структурные подразделения, результаты, деятельности которых измеряются полученной прибылью. Используются многие общепринятые методы оценки эффективности, должностные инструкции, делегирование полномочий, нормы производительности, экспертиза, организация обучения и развития. Однако начинают проявлять себя тенденции бюрократизма, борьбы за власть, местничества, стремление добиваться успеха любой ценой.

Расцвет сил. Имея в правлении акционеров, организация ставит на данном этапе цель сбалансированного роста. Структура, координация, стабильность и контроль должны иметь такое же значение, как и инновации, совершенствование всех частей и децентрализация. Принимается концепция структурных подразделений, результаты, деятельности которых измеряются полученной прибылью. Новая

продукция, рынок сбыта и технологии должны быть управляемы, а квалификационные навыки управленческого персонала - более отточены. С ускорением темпов роста по сравнению с предыдущими стадиями организация нередко переоценивает свои успехи и возможности.

Полная зрелость. Имея компетентное, но не всегда ответственное руководство, организация действует практически сама по себе. Весьма часто устанавливается нежелательное состояние всеобщего благодушия. Несмотря на то, что картина доходов вполне приемлема, темпы роста замедляются. Организация может отгоняться от своих лей под влиянием внешнего давления. Вместе с тем слабости слишком очевидны. Эти симптомы нередко игнорируются руководством.

5. Этап упадка. В результате конкуренции, сокращающегося рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на свою продукцию или услуги. Руководители ищут пути удержания рынков возможностей. Увеличиваются потребность в работниках, особенно тех, кто обладает наиболее ценными специальностями. Количество конфликтов нередко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки задержать упадок. Механизм вы- работки и принятия решений централизован

Этот этап никогда бы не наступил, если бы руководство организации постоянно осознавало необходимость обновления. Конкуренты неизменно покушаются наделю организации на рынке. Бюрократическая волокита, не всегда обоснованная стратегия, неэффективная система мотиваций, громоздкая система контроля, закрытость к новым идеям - все это, вместе взятое, создает условия для "закупорки артерий". Как показывает практика, очень трудно остановиться и прекратить выполнение непродуктивной работы. В результате организация постепенно начинает распадаться. Она вынуждена либо принять жесткую систему обновления, либо погибнуть как самостоятельная структура, влившись в приобретающую ее корпорацию. Организация (скатывается назад, и вновь начинается борьба за ее выживание).

Обновление. Организации в состоянии подняться из пепла как Феникс. Это может сделать новая команда руководителей, уполномоченных на проведение реорганизации и осуществление плановой программы внутреннего организационного развития.