39. Подготовка приглашения и процедура приглашения журналистов.

Приглашение может быть вручено вместе с информационным письмом о теме пресс-конференции

Оформление приглашения:

1. название мероприятия, основные вопросы, которые будут затронуты, иногда - список выступающих, дата, время и место проведения мероприятия.

2. Интрига мероприятия. Важно, чтобы они предпочли посетить именно Ваше мероприятие.

Рассылка приглашения:

1. по факсу или курьером всем приглашаемым журналистам (примерно за неделю)

2. возможна рассылка через информационные агентства по их телетайпу

3. по возможности дублируется по телефону (первый контакт, планы журналиста относительно Вашего мероприятия) –в день рассылки и за день до мероприятия – трудно, но НУЖНО.

если у вас нет уже налаженных контактов в издании, будьте готовы к тому, что в каждое издание придется звонить 2-3-4 раза… Тогда рассылку приглашений и обзвон, имеет смысл начинать недели за три.

40. Время проведения пресс-конференции .

Лучше – удобное для всех СМИ.

НЕОБХОДИМО: Учитывать мероприятия, проводимые органами власти или другими неравноценными организациями, если есть возможность выбора – то следить, чтобы не было накладки на др.важные мероприятия.

Выбор ДНЯ:

Всегда неудачно - пятница – (Ваш материал уже не попадает в субботний, самый тиражный и читаемый, выпуск газет. Во вторник уже не будет новостью). 

Может быть удачно: в субботу - день, так называемого, "информационного голода".

Лучшие дни: вторник, среда, четверг.

Чем определяется выбор дня?

1. Понедельник и Вторник не так сильно перегружены событиями.

Но к понед. вы можете не успеть провести событие.

2. Еженедельники, как правило, выходят во второй половине недели,

3. Утренние газеты не любят печатать новости, которые прошли уже в

вечерних газетах или радио - ТВ-новостей.

Выбор ЧАСА:

чаще: 11.00 -11.30- или 14.30-16.00

Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов.

41. Подготовка фуршета

Одно из основных предназначений фуршета - предоставить журналистам пообщаться с главными лицами в неофициальной обстановке.

Необходимо:

1. договор заранее с каким-нибудь рестораном, о меню и персонале и транспорте для него

2. составление меню с учетом предпочтения VIP-персон, может, она не ест ананасов или ест только особый вид хлеба),

42. Подготовка выступления спикера

ДЕСЯТЬ ПРАВИЛ ПРАВИЛЬНОГО ВЫСТУПЛЕНИЯ

1. Соберитесь (прежде чем говорить, ответьте на 4 вопроса: кому вы будете говорить, что говорить, где и когда).

2. Держитесь темы (какова ваша главная идея, что вы хотите доказать).

3. Будьте логичны (держите в голове какую-то логику, не перебегайте с темы на тему).

4. Запишите (перед вами на всякий случай должен быть текст).

5. Говорите, а не читайте (потренируйтесь в говорении, поскольку чтение говорит о неподготовленности).

6. Предполагайте возражения (следует заранее подумать и учесть возможную критику сказанного).

7. Будьте понятны (говорите конкретно и ясно, чтобы люди могли вас понять).

8. Разумно используйте графику (она должна только поддерживать, а не заслонять собой выступление).

9. Будьте убедительны (следует быть живым, интересным, чтобы доказать значимость произносимого для собравшихся).

10. Вовремя остановитесь.

• Последнее впечатление самое сильное, и если заключения нет, суть выступления ускользает от слушателей. Если обстановка подразумевает эмоциональную сдержанность, в качестве финала допускается краткое повторение сказанного.

• Заключение должно быть непосредственно связано с главной идеей выступления, быть естественным, мажорным, оптимистичным по духу. В идеале, заключение должно быть сюрпризом для слушателей, вызвать эмоциональный всплеск.

Достоевский в романе “Бесы” отмечал: в публичном легком литературном чтении нельзя занимать собою публику более двадцати минут безнаказанно. Ограничьте свой триумф двадцатью минутами (примерно 6 страниц текста).