Члены комиссии: личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

56. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже:

Например: Министерство культуры и

массовых коммуникаций

Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например: Министерство образования и науки

Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например: Генеральному директору

объединения «Агропром»

В.И. Иванову

Если документ направляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например: Главам муниципальных образований

Калининградской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов исполнитель составляет расчет рассылки документа.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию, затем почтовый адрес.

Например: И.П. Калинину

ул. Садовая, д.45, кв.12

г. Советск,

Калининградская обл., 201138

57. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа производится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем органа исполнительной власти области, структурного подразделения Аппарата, в котором готовился проект документа. Документы, содержащие поручения сотрудникам органов исполнительной власти области, структурных подразделений Аппарата, должны быть завизированы их руководителями.

Документы, направляемые в Калининградскую областную Думу, должны быть завизированы начальником Управления по правовому обеспечению законотворческой деятельности и связям с областной Думой Правительства Калининградской области.

Документы, направляемые в адрес иностранных представительств, руководителям иностранных предприятий и организаций, должны быть завизированы начальником Управления по международным связям Правительства Калининградской области (далее именуется – Управление по международным связям).

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Для документа, подлинник которого остается в Правительстве области, в структурном подразделении Аппарата, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из Правительства области, структурного подразделения Аппарата, визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Допускается оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник Административного управления

Правительства Калининградской области личная подпись инициалы, фамилия

07.02.2005

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Отдел хозяйственного обеспечения

Правительства Калининградской области

личная подпись инициалы, фамилия

07.10.2005

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 07.10.2005

№ 01-15/55-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «лист согласования прилагается».

58. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Документ, отвечающий признакам правового акта, утверждается только специально издаваемым документом.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указания должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Вице-премьер Правительства

Калининградской области личная подпись инициалы, фамилия

07.10.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением (распоряжением), приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например: УТВЕРЖДЕН

постановлением Правительства

Калининградской области

от 07.10.2005 № 14

59. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например: А.В. Петрову, П.И. Иванову

Прошу исполнить, о результатах

доложить 27.10.2005 Личная подпись

07.10.2005

Резолюция пишется на документе в верхней его части, на свободном от текста месте.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Допускается оформление резолюции на специальном бланке или на отдельном листе формата А 5, А 6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

60. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается размером шрифта № 8.

Например: В.И. Петров

46-21-20

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы и фамилия основного исполнителя.

61. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом.

Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Положение об отделе кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов отдела кредитования на 7л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.02.2003 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. 5 экз. только в первый адрес.

62. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись руководителя.

63. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.

Например:

Верно

Начальник Административного управления

Правительства Калининградской области личная подпись инициалы, фамилия