- •Глава 1. Общие положения
- •Глава 2. Документация службы
- •Глава 3. Требования к подготовке и оформлению проектов правовых актов
- •1) Наименование государства – российская федерация
- •Например: Приложение № 1
- •Глава 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- •Глава 5. Правила оформления документов
- •Члены комиссии: личная подпись инициалы, фамилия
- •Например: Главам муниципальных образований
- •Глава 6. Организация документооборота и исполнение документов
- •Глава 7. Организация приема и передачи информации по техническим средствам связи
- •Глава 8. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию с ограниченным доступом
- •Глава 9. Контроль исполнения документов
- •Глава 10. Организация документов в делопроизводстве
- •Глава 11. Порядок передачи документов на хранение в архив
- •Расчет рассылки
- •30 Сентября 2005 года № 1
- •Российская федерация
- •Губернатора калининградской области
- •15 Октября 2005 года № 52-р
- •О признании утратившими силу отдельных распоряжений Губернатора Калининградской области
- •Приложение № 6 российская федерация правительство калининградской области
- •01 Октября 2005 года № 129
- •О проведении XI сессии Совета Государств Балтийского моря
- •П 2,0 см риложение № 8
- •10 Октября 2005 года № 137
- •Правительства калининградской области
- •Руководитель Аппарата Правительства Калининградской области личная подпись инициалы, фамилия
- •Перечень протокольных поручений по итогам заседания Правительства Калининградской области
- •08 Ноября 2005 года (протокол № 2)
- •На________________год Дата
- •Правительство калининградской области
- •Дело №____том №______
- •Лист – заверитель дела №________
- •Внутренняя опись документов ед. Хр. №____________________
- •Карта-заместитель дела
- •Правительство калининградской области
- •Опись №
- •Термины и определения
Глава 11. Порядок передачи документов на хранение в архив
172. Документы структурных подразделений Службы являются собственностью Калининградской области и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение в ГАКО как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
173. Для временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Служба образует архив.
174. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает в себя проведение структурными подразделениями Службы экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
175. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
176. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
177. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
178. В каждом структурном подразделении Службы описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством инспектора хранилища документов. По этим описям документы передаются в архив.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 19) в двух экземплярах. Первый экземпляр представляется в архив через год после завершения дел в делопроизводстве, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Службы.
179. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
2) порядок нумерации дел в описи - валовый;
3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
5) графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
180. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта по установленной форме о выделении их к уничтожению (приложение № 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
181. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК. Согласованные с ЭК, акты утверждаются директором Службы только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения; только после этого структурное подразделение Службы имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
182. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится только по описям дел.
183. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Службы и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
184. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с инспектором хранилища документов и утвержденному директором Службы.
185. В период подготовки дел структурным подразделением Службы к передаче в архив инспектором хранилища документов предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Службы.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Службы обязаны устранить.
186. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Вместе с делами в архив передаются базы данных системы «Дело». Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
187. В случае упразднения или реорганизации Службы сотрудник, ответственный за делопроизводство, в период проведения соответствующих мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Директор Службы ГАСН
Калининградской области А. З. Цыбульский
|
Приложение № 1 |
||||
СОГЛАСОВАНО |
|
|
|||
|
|
|
|||
Вице-премьер Правительства Вице-премьер Правительства (реальный сектор) (социальный сектор) |
|||||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
личная подпись инициалы, фамилия |
|||
|
|
|
|||
Руководитель Аппарата Правительства |
|
Полномочный представитель Губернатора Калининградской области в Калининградской областной Думе |
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
личная подпись инициалы, фамилия |
|||
|
|
|
|||
Министерство культуры |
|
Министерство экономики |
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
личная подпись инициалы, фамилия |
|||
|
|
|
|||
Министерство образования |
|
Министерство финансов |
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
личная подпись инициалы, фамилия |
|||
|
|
|
|||
Министерство развития инфраструктуры |
|
Министерство по развитию территорий и взаимодействию с органами местного самоуправления |
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
личная подпись инициалы, фамилия |
|||
|
|
|
|||
Министерство ЖКХ и строительства |
|
Министерство сельского хозяйства и рыболовства |
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
личная подпись инициалы, фамилия |
|||
|
|
|
|||
Министерство здравоохранения |
|
Министерство социальной политики и труда |
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
личная подпись инициалы, фамилия |
|||
|
|
|
|||
Административное управление |
|
Агентство по градостроению |
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
личная подпись инициалы, фамилия |
|||
|
|
|
|||
|
|
Конкурсное Агентство |
|||
|
|
личная подпись инициалы, фамилия |
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
ВНЕСЕНО |
|
|
|||
|
|
|
|||
Министерство промышленности личная подпись инициалы, фамилия
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
личная подпись юриста инициалы, фамилия
|
|
|
|||
|
|
|
|||
инициалы, фамилия исполнителя 46 – 33 – 67 |
|
|
|||
|
Приложение № 2 |
||||
СОГЛАСОВАНО |
|
|
|||
|
|
|
|||
Вице-премьеры Правительства
|
|
|
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
|
|||
|
|
|
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
|
|||
|
|
|
|||
Руководитель Аппарата Правительства |
|
|
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
|
|||
|
|
|
|||
Полномочный представитель Губернатора Калининградской области в Калининградской областной Думе |
|
|
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
|
|||
|
|
|
|||
Министерство финансов |
|
|
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
|
|||
|
|
|
|||
Министерство культуры |
|
|
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
|
|||
|
|
|
|||
Министерство развития инфраструктуры |
|
|
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
|
|||
|
|
|
|||
Министерство ЖКХ и строительства |
|
|
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
|
|||
|
|
|
|||
Министерство здравоохранения |
|
|
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
|
|||
|
|
|
|||
Административное управление |
|
|
|||
личная подпись инициалы, фамилия |
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
ВНЕСЕНО |
|
|
|||
|
|
|
|||
Министерство промышленности личная подпись инициалы, фамилия
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
личная подпись юриста инициалы, фамилия
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
инициалы, фамилия исполнителя 46 – 33 – 67 |
|
|
Приложение № 3
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Аппарата Правительства
Калининградской области
личная подпись инициалы, фамилия
10.02.2002