Термины и определения

Делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Документ для служебного пользования – официальный документ, содержащий несекретную информацию, касающуюся деятельности органов исполнительной власти области и структурных подразделений аппарата, а также подведомственных им учреждений, предприятий и организаций, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот – движение документов в организации с момента их подготовки или получения до исполнения или отправки.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Срок исполнения документов – срок, установленный правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Дело – документы или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

С О Д Е Р Ж А Н И Е

Глава 1.	Общие положения………………………………………………	1
Глава 2.	Документация Правительства области, структурных подразделений Аппарата……………………………………….	2
Глава 3.	Требования к подготовке и оформлению проектов правовых актов……………………………………………………………..	2
Глава 4.	Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов………………………………………………………	7
Глава 5.	Правила оформления документов……………………………..	11
Глава 6.	Организация документооборота и исполнение документов…	18
Глава 7.	Организация приема и передачи информации по техническим средствам связи………………………………….	22
Глава 8.	Организация работы с документами, содержащими служебную информацию с ограниченным доступом…………………………………………………………	23
Глава 9.	Контроль исполнения документов…………………………….	26
Глава 10.	Организация документов в делопроизводстве………………..	30
Глава 11.	Порядок передачи документов на хранение в архив................	38
Приложение № 1 Образец оформления согласования проекта правового акта……………………………………………………………………………		41
Приложение № 2 Образец оформления согласования проекта правового акта……………………………………………………………………………		42
Приложение № 3 Образец оформления расчета рассылки правового акта……………………………………………………………………………		43
Приложение № 4 Образец оформления Указа Губернатора Калининградской области…………………………………………………...		44
Приложение № 5 Образец оформления распоряжения Губернатора Калининградской области…………………………………………………		45
Приложение № 6 Образец оформления постановления Правительства области………………………………………………………………………		46
Приложение № 7 Образец оформления приложения к правовому акту ...		47
Приложение № 8 Образец оформления приказа ………………………...		48
Приложение № 9 Образец оформления протокола……………………….		49
Приложение № 10 Образец оформления письма ….………………………		50
Приложение № 11 Образец оформления поручений Губернатора Калининградской области ………………………………………………….		51
Приложение № 12 Образец оформления перечня протокольных поручений по итогам заседания Правительства области………………...		52
Приложение № 13 Форма номенклатуры дел структурного подразделения Аппарата …………………………………………………...		53
Приложение № 14 Форма сводной номенклатуры дел Правительства области………………………………………………………………………		54
Приложение № 15 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения………..…………………………………………		56
Приложение № 16 Форма листа - заверителя дела………………………..		57
Приложение № 17 Форма внутренней описи документов дела…………..		58
Приложение № 18 Форма карты - заместителя дела………………………		59
Приложение № 19 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения……………………………………………………………...		60
Приложение № 20 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению…………………………………….		61
Приложение № 21 Термины и определения.…………………………….		63

Уважаемые Коллеги!

Все замечания прошу указывать после этой записи, ссылаться на номер раздела, пункта, подпункта, строки. Замечания разделите цветами, чтобы отличались друг от друга, либо разделительными линиями. Подписываться не обязательно.

Заранее благодарю, Ю. Медведский.

66