Глава 5. Правила оформления документов

47. Документы Службы оформляются на бланках, имеющих установленный перечень обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм).

48. В Правительстве области, структурных подразделениях Аппарата применяются следующие бланки:

– бланк с указанием должности Губернатора Калининградской области;

– бланк с указанием наименования высшего органа исполнительной власти области;

– бланк с наименованием структурных подразделений Аппарата.

Перечень видов бланков, применяемых в Правительстве области, структурных подразделениях Аппарата, утверждается руководителем Аппарата Правительства по представлению начальника Административного управления.

49. Бланки документов подлежат учету и используются строго по назначению, без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

50. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Аппарата Правительства. Соответствующие предложения вносятся начальником Административного управления вместе с образцами предлагаемых бланков.

51. При подготовке организационно-распорядительных документов сотрудники структурного подразделения Аппарата обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенных ниже.

52. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем?»: «О выделении…», «Об изменении…» и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5 заголовок не указывается.

53. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, издаваемые совместно двумя или более органами исполнительной власти области, структурными подразделениями Аппарата, должны иметь одну (единую) дату.

При написании даты используется словесно-цифровой и цифровой способы оформления даты.

Например: словесно-цифровой 20 января 2005 года

цифровой 20.01.2005

54. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, подписываются Губернатором Калининградской области или, по его поручению, вице-премьером Правительства Калининградской области (далее именуется – вице-премьер Правительства области).

Документы, направляемые в адрес Калининградской областной Думы, подписываются Губернатором Калининградской области или, по его поручению, вице-премьером Правительства области, либо Полномочным представителем Губернатора Калининградской области в Калининградской областной Думе.

55. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке, сокращенное – если документ оформлен на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Начальник Контрольно-оперативного управления

Правительства Калининградской области личная подпись инициалы, фамилия или

Начальник управления личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Руководитель Аппарата

Правительства Калининградской области личная подпись инициалы, фамилия

Начальник Отдела бухгалтерского учета и отчетности

Правительства Калининградской области личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Министр образования Министр культуры

Калининградской области Калининградской области

личная подпись инициалы, фамилия личная подпись инициалы, фамилия

В документах, составленных комиссией (рабочей группой, советом…), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия