Глава 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

34. Приказами оформляются вопросы основной работы Службы, а также организационные, кадровые решения.

Проекты приказов готовят сотрудники Службы на основании поручения руководителя Службы или его заместителя.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит сотрудник, ответственный за кадровую работу, в соответствии с должностным регламентом на основании соответствующих поручений.

Приказы подписываются руководителем Службы, а в его отсутствие — лицом, его замещающим.

35. Ответственность за обеспечение качественной подготовки проектов приказов возлагается на руководителей структурных подразделений Службы, которые готовят и вносят проект.

36. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

37. Приказы регистрируются порядковым номером в пределах календарного года и хранятся в отдельной папке в соответствии с номенклатурой дел.

Приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются раздельно.

38. Проекты приказов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с применением текстового редактора Word for Windows, версии от 6.0 и выше, с использованием шрифта Times New Roman, размером № 14.

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое – 30 мм, правое – 15 мм, нижнее не менее 20 мм (приложение № 8).

39. Приказ имеет реквизиты:

1) наименование государства – РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2. наименование Службы – отделяется от первого реквизита одним интервалом и печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

3. двойная сплошная линия — служит для разделения наименования и почтовых, электронных реквизитов, указания номеров телефонов и факса Службы. При этом линия располагается от левой до правой границы печатного поля, отделяется от второго реквизита одним интервалом;

4. почтовые реквизиты и адрес электронной почты Службы — отделяются от двойной сплошной линии одним интервалом, размещаются у левой границы печатного поля, в три строки; в первой строке указывается индекс и город (236006, г Калининград,); во второй строке указывается почтовый адрес (Московский проспект, 95.); в третьей строке указывается адрес электронной почты Службы (e-mail: GACH@tis-dialog.ru) используется шрифт Times New Roman, размером № 10;

5. номера телефонов и факса Службы — размещается у правой границы печатного поля, напротив почтовых реквизитов и адреса электронной почты; указывается номер телефона приемной Службы в междугороднем формате, в две строки: в первой строке — номер телефона приемной Службы (8-4012-71-76-20); во второй строке — номер факса приемной Службы (8-4012-71-75-08); используется шрифт Times New Roman, размером № 10;

6. наименование вида документа – ПРИКАЗ отделяется от предыдущего реквизита одним интервалом и печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

7. дата, номер и место издания приказа — печатаются в две строки, полужирным шрифтом прописными буквами, выравниваются по центру и отделяются от наименования вида правового акта двумя интервалами;

8. дата — оформляется словесно-цифровым способом;

9. номер — состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 15 февраля 2005 года № 21;

10. наименование документа должно кратко и точно отражать содержание текста приказа, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится; приказы по личному составу, как правило, заголовка не имеют;

11. текст отделяется от заголовка двумя интервалами, а первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

12. подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия);

13. приложения к приказу подписываются руководителем Службы, либо его заместителем;

14. визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату; место расположения виз аналогично их расположению на правовых актах.

40. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «п р и к а з ы в а ю :», которое печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения, в скобках – инициалы и фамилии руководителей этих подразделений.

Например: Отдел по надзору № 1 (И. И. Иванов). Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении, в скобках – инициалы и фамилия должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, дополняет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в расчете рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

41. Протокол совещания (заседания) (далее — Протокол) составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (приложение № 9).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических и др.

42. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 с применением текстового редактора Word for Windows, версии от 6.0 и выше, с использованием шрифта Times New Roman, размером № 14, и имеют следующие реквизиты:

Государственная инспекция архитектурно-строительного надзора Калининградской области (Служба ГАСН Калининградской области) – печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом) и выравнивается по центру.

Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ отделяется от первого реквизита одним интервалом, печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом) и выравнивается по центру;

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Дата и номер печатаются через два интервала ниже предыдущего реквизита.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя интервалами и выравнивается по центру.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали – список присутствовавших или ссылка на прилагаемый список присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью, при необходимости указываются итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Подпись отделяется от текста двумя – тремя интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

43. Служебные письма готовятся в форме:

– ответов о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

– сопроводительных писем;

– ответов на запросы различных организаций и частных лиц;

– инициативных писем.

44. Служебные письма печатаются на бланках (приложение № 10).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

45. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например: «Служба считает…», «Отдел рассмотрел …»

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. При ссылках на правовые акты федеральных органов государственной власти, иные правовые акты органов государственной власти области используется официальное обозначение правовых актов.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

46. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается «Положением о государственной инспекции архитектурно-строительного надзора Калининградской области (Службе ГАСН Калининградской области)», утвержденным Постановлением Правительства Калининградской области от 29 июня 2006 г. N 470.