8.3.2. Правила составления отчет-заявки

Составление отчета-заявки (приложение № 22) начинается с определения номенклатуры и количества предметов медицинского имущества, положенных части по табелям и нормам. Порядок расчета табельной потребности приведен выше. Наименования предметов, единицы их измерения (графы 1-4) внесены в бланк отчета-заявки типографским способом и соответствуют действующему сборнику норм снабжения.

Результаты определения табельной потребности в сумме с установленным переходящим запасом приводятся в графе 5 «Положено по табелям и нормам с учетом переходящего запаса, которые должны быть правильными и обоснованными.

Заполнения граф отчета-заявки «Остаток на начало отчетного года», «Приход за отчетный год», «Расход за отчетный год» и «Наличие на конец отчетного года» производится на основании данных учета медицинского имущества в воинской части, то есть книг учета наличия и движения материальных средств ф.26 (приложение 10) и ф.27 (приложение 11).

Предварительно на дату составления отчета-заявки все первичные (расходные и приходные) документы должны быть проведены по книгам учета и по графам «Состоит», «Прибыло» и «Убыло» выведены итоги за год.

Из книг учета выбираются и вносятся в соответствующие графы отчета-заявки по каждому предмету следующие цифровые данные:

– остаток на начало отчетного года (т. е. имеющееся количество) предмета на начало отчетного периода соответствует графе 13 предыдущего года отчета-заявки.

– приход (т. е. поступившее количество) предмета в воинскую часть в течение отчетного года, как по плану довольствующего управления децентрализованных заготовок, так и за счет других источников,

– расход (т. е. израсходованное количество) предмета в течение отчетного года,

– наличие (т. е. имеющееся количество) предмета в воинской части (соединения) на конец отчетного года

Количество израсходованного медицинского имущества, а также инвентарные предметы, списанные и исключенные с учета за отчетный год, указывается в графе 8 отчета-заявки. В графе показываются также медицинское имущество, переданное другим воинским частям (учреждениям) и реализованное по разрешению довольствующего управления.

Наличие каждого расходного предмета указывается в графах 11 и 13, а наличие инвентарного - в графах 11-13 в зависимости от его качественного состояния. Так, в графах 11 и 13 указывается инвентарное имущество 1-5 категорий, а в графе 12 – 5 категории (подлежащее списанию) В наличии должно быть показано расходное медицинское имущество хранящееся в аптеке (в том числе в ассистентской) и инвентарные предметы в функциональных подразделениях (отделениях) и кабинетах независимо от того, требуются данные предметы на планируемый год или нет.

Результаты определения количества медицинского имущества подлежащего истребованию (заявляемого) на планируемый год для текущего обеспечения вносятся в графу 16 отчета-заявки.

Не исключается истребование отдельных предметов сверх норм снабжения, если они постоянно расходуются в больших количествах, чем положено. В последнем случае в объяснительной записке к отчету-заявке даются соответствующие обоснования и расчеты. При отсутствии достаточных обоснований орган управления медицинской службы вправе отказать в отпуске имущества сверх положенных норм снабжения.

При истребовании лекарственных средств с ограниченными сроками годности следует избегать накопления в воинской части (соединения) запасов, которые своевременно, т. е. до истечения сроков годности, не будут израсходованы. В отчете-заявке такие препараты истребуются на весь планируемый год, но в графе «Примечание» и в объяснительной записке к отчету-заявке отмечается, что заявленное имущество следует отпускать со склада равными частями по полугодиям или кварталам. Такой порядок обеспечивает поступление в часть препаратов с более продолжительными остаточными сроками годности. Аналогичным образом следует поступать и в случае, когда в части отсутствуют надлежащие условия для хранения лекарственных средств и другого медицинского имущества.

Таким образом, количество медицинского имущества подлежащего истребованию, нельзя определять механически – как арифметическую разность между табельной потребностью и наличием. Имущество, истребуемое по отчету-заявке, должно обеспечить выполнение всех мероприятий медицинской службой воинской части (соединения) в течение планируемого года (периода снабжения).

В графы 14 и 15 отчета-заявки вносятся данные из плана освежения и пополнения медицинского имущества неприкосновенного запаса воинской части (соединения) на планируемый год.

Количество назначенного к отпуску воинской части (соединения) имущества вносится органом управления медицинской службы в графу 18 «Назначено к отпуску, всего» и графу 19 «в т. ч. для освежения и пополнения дефектуры».

Сведения об имуществе, отпущенном воинской части (соединения) проставляются на базе хранения медицинского имущества и техники или медицинском складе в графах 20-22 отчета-заявки.

Имущество, не поименованное в отчете-заявке, указывается по каждой ее части, в алфавитном порядке (лекарственные средства по фармакотерапевтическим группам) в отдельной ведомости, составленной по аналогичной форме. На заявляемые аппараты, приборы, оборудование и запасные части указываются тип, марка, мощность и другие данные.

Запрещается изменять единицы измерения, коды и вносить изменения в печатную номенклатуру. Все цифровые данные заносятся в отчет-заявку с точностью до третьего знака после запятой

Отчет-заявка воинской части (соединения) составляется в трех экземплярах. На первой странице обложки отчета-заявки проставляются номер (наименование) воинской части (соединения) ее почтовый индекс и адрес, железнодорожные реквизиты (железнодорожная станция назначения и ее код). Каждый экземпляр отчета-заявки подписывается командиром части, скрепляется гербовой частью и представляется старшему начальнику по подчиненности.

Одновременно с отчетом-заявкой представляется объяснительная записка. По указанию органа управления медицинской службой вместе с отчетом-заявкой могут представляться и другие материалы (акт инвентаризации, список морально устаревшего медицинского имущества для реализации, заявки на сдачу медицинской аппаратуры и техника в средний и капитальный ремонт).