Выселение группы
Д
ля
поиска группы, отъезжающей сегодня,
рекомендуется использовать режим План
таблица резервирований.
В нем возможно произвести сортировку
по критерию Отъезжающие.
С помощью того же меню войдите в Мастер данной группы. В окне статус пока горит значок Заезд. Однако в строке специальных клавиш доступна также и клавиша Выезд. Именно с помощью данной клавиши произвести выселение необходимой группы.
В противоположность порядку выезда индивидуального клиента, когда система не позволяет его «выселять» до тех пор, пока сальдо на счетах не стане нулевым, группу можно выселить, не обратив внимания на ее счет, даже если проживание оплачено не до конца.
Если сальдо счета Мастера на момент выезда равно нулю, но на счете хотя бы одного гостя оно ненулевое, Мастер выпишет группу за исключением гостя-должника. Произойдет это после стандартного запроса об оформлении выезда “Вы действительно хотите оформить отъезд?”. Если необходимо оформлять отъезд выберите кнопку No и группа продолжает считаться заехавшей. Если нажать кнопку Yes, система выдаст сообщение-предупреждение, что у счета одного из гостей группы имеется ненулевое сальдо.
На Плане выехавшая группа также обводится сплошной черной линией, а в модуле Группы при заданном критерии Показать выехавших данная группа высвечивается в числе тех, кто считается из гостиницы выехавшими.
Тема 4. Бухгалтерия
Данный раздел посвящен описанию работы с дебиторами гостиницы. Это могут быть фирмы-поставщики туристов, с которыми работает отель; платежные системы; гости, имеющие особый порядок расчетов с гостиницей.
В данном разделе используются следующие понятия:
Открытый счет- счет дебитора или пластиковой карты, с которым в текущий период времени работает отель
Закрытый счет - счет дебитора или пластиковой карты, с которым в текущий период времени не работает отель
Текущая задолженность – сумма, зачисленная на счет дебитора и предъявленная к оплате
Погашенная задолженность – сумма, фактически оплаченная дебитором
Условно разделим модуль Бухгалтерия на три горизонтальные части:
В верхней трети окна - специальные поля, используя которые можно отыскать того или иного дебитора, все возможные данные о нем; отыскать запись о любой текущей или погашенной задолженности.
В средней части - информация о дебиторских счетах, реквизитах, им соответствующих.
В нижней - сведения о задолженностях. Причем сведения эти в свою очередь разделены на две части:
Текущие задолженности (непогашенных или частично погашенных)
Погашенные задолженности.
Специальные клавиши модуля Бухгалтерия:
И
зменение
дебиторского счета. С
помощью этой клавиши, осуществляется
редактирование реквизитов дебиторского
счета. При нажатии этой клавиши на экран
будет выведено окно Счет,
в котором можно изменить тип и имя
дебитора, изменить условия и дату оплаты
и пр.
П
латеж.
Посредством
данной
клавиши, можно полностью или частично
погасить одну или несколько задолженностей.
Механизм такого действия довольно
прост: наведя курсор на интересующую
строку в лепестке
Текущие задолженности,
щелкнете по ней левой кнопкой мыши. При
нажатии клавиши Платеж
на экране появится окно Погашение
задолженности: <Имя дебитора>.
Важно! После двоеточия стоит имя владельца счетов, задолженности по которым должен оплачивать дебитор, выбранный в перечне дебиторов. Если таких субъектов несколько, после двоеточия вместо имени будет стоять словосочетание Выделенные задолженности.
После заполнения данных в соответствующих полях и нажатия клавиши Ok, задолженность будет погашена именно на указанную сумму.
И
зменить
задолженность. Предположим,
что требуется отредактировать какую-либо
запись о задолженности. Для этого
необходимо навести курсор на требуемую
строку и щелкнуть по ней левой кнопкой
мыши. После этого нажмите кнопку Изменить
задолженность.
На экран будет выведено окно
Информация о дебиторе,
специальные поля которого и следует
изменить в случае необходимости.
Н
овый
дебиторский счет. Дебиторских
счетов может быть сколь угодно много.
Список возможно пополнять, закрывать
и снова открывать в отдельной
конфигурационной программе, а реквизиты
созданных и создаваемых счетов
редактировать.
Внести необходимые изменения в реквизиты счетов можно не только с помощью специальной кнопки. Это также возможно осуществить другим путем: навести курсор на строку списка с названием дебиторского счета, реквизиты которого подлежат изменению, а затем, щелкнув правой кнопкой мыши, вызвать на экран локальное меню Дебиторский счет.
Затем щелкнете левой кнопкой мыши по единственной присутствующей там строке и на экране появится уже знакомое окно Счет.
Т
еперь
рассмотрим нижнюю части модуля, в которой
собраны сведения о задолженностях.
Сведения разделены на две части с
соответствующими лепестками-закладками:
Текущие
задолженности
и Погашенные
задолженности.
Р
абота
с лепестком Текущие
задолженности была
описана выше. Рассмотрим лепесток
Погашенные задолженности.
С помощью этого меню можно редактировать запись или возвратить платеж (обратное действие операции "Погасить задолженность").
Однако, заглянуть в счет гостя нельзя, так как запись в лепестке Погашенные задолженности – это запись об уже свершившемся факте оплаты.
Если выбрать пункт меню Возврат, то на экран будет выведено диалоговое окно, в котором перенос либо подтверждается (тогда сумма будет перенесена снова в лепесток Текущие задолженности), либо отменяется (в этом случае ничего не изменится).
Возвратить платеж можно также "вручную". Для этого необходимо осуществить следующие действия:
выбрать запись об оплате, подлежащую возврату,
нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перенести платеж в лепесток Текущие задолженности.
При каждом последующем фиксировании оплаты этой задолженности в графе Дата оплаты (лепесток Погашенные задолженности) ставится дата последней записи.
Важно! Возвратить любую сумму можно лишь целиком! Частичный возврат невозможен.
Возвратить можно поочередно сколь угодно много задолженностей, но возвратить одновременно несколько нельзя. Операция возврата повторяется заново с каждой очередной задолженностью.