18. Автоматизированное документирование.

Автоматизированная документация – документация, создаваемая с помощью электронных технических средств.

Электронный документ –

• информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования;

• форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, ленте, лазерном диске и ином электронном носителе;

• Видеограмма – 1. сигналограмма, получаемая в результате видеозаписи;

• 2. изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

В качестве общих юридических признаков документа на машинном носителе можно выделить:

• Машинный носитель информации;

• Компьютерную информацию;

• Реквизиты, позволяющие идентифицировать форму и содержание компьютерной информации.

Документ на машинном носителе должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование организации-создателя документа;

• местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес;

• наименование документа;

• дату изготовления документа;

• код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе, или, как правило, код лица, утвердившего документ.

ЕГСД, ГСДОУ

ЕГСД – единая госсистема делопроизводства – комплекс правил, определявший организацию делопроизводственных процессов для их усовершенствования.

Устанавливались правила документирования управленческой деятельности, распространявшиеся на организационно-распорядительные документы, содержались рекомендации по работе с документами.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

• состав управленческих документов;

• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

• общие требования к составлению текстов управленческих документов.

2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

• документооборота организации;

• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

• контроля исполнения документов;

• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ:

 упорядочении документооборота организации

 сокращении количества и повышении качества документов

 создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации.

Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.