10. Свойства управленческой информации.

Вся управленческая информация должна отвечать определенным требованиям:

1. Актуальность – собранная информация является свежей и отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению

2. Достоверность – определяется способностью информации схватывать и отражать факты, события, и особенно их причины и взаимосвязи.

3. Достаточность – свидетельствует о том, что информация получена по целому ряду системно-увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, а так же движущие его пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, а так же содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.

4. Доступность – связано с открытостью, гласностью и возможностью оперативного получения информации в нужном объеме.

5. Аутентичность – обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, а так же обуславливает соответствие их познаниям в области языка. Засоренность узкоспециальными терминами и иностранными словами значительно усложняет постижение и практическое использование информации.

6. Объективность – предполагает то, что она не зависит от методов ее фиксации, чьего-либо мнения или суждения – вне и независимо от человеческого сознания. Можно получить с помощью исправных измерительных приборов. Отражаясь в сознания конкретного человека, информация перестает быть объективной, т.к. преобразуется в зависимости от мнения, суждения, опыта и знания конкретного субъекта.

7. Полнота – достаточность для понимания и принятия решения.

8. Репрезентативность – правильность отбора и формирования информации, с целью адекватного отражения заданных свойств объектов.

9. Краткость: информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание ее потребителя на несущественных или не относящихся к делу сведениях;

10. Оперативность: информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность быстро сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение. В противном случае она малопригодна для целей управления;

11. Сопоставимость: информация, полученная в разное время и по различным отделам/подразделениям, должна быть сопоставима;

12. Целесообразность: информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена. Информация должна помогать в решении конкретных управленческих задач;

13. Адресность: информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и положению в иерархии компании;

14. Конфиденциальность: как правило, управленческая информация носит конфиденциальный характер и требует защиты.

Законодательное регулирование делопроизводства в XVIII веке, видовой состав документов.

Указом Петра 1 от 22 февраля 1711г. Создан Правительствующий Сенат как высший орган управления с судебными, финансовыми, административно-хозяйственными, контрольными функциями, состоящий из равноправных сенаторов в количестве 9 человек.

Во главе Сената стоял генерал-прокурор.

Решение, каждое из которых требовало единогласия, обсуждались и принимались в общем присутствии Сената.

Вся работа с документами (подготовку их к слушанию на заседании присутствия коллегии, а также ведение всех делопроизводственных операций: регистрация, контроль, оформление исходящих документов, их отправление) велась в канцелярии Сената, которая делилась на столы. Канцелярия была подчинена обер-секретарю, а с 1722г. – генерал-прокурору Сената.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов в соответствующих журналах, а так же ввел понятие архива.

Виды:

1. Договоры с иностранными государствами – трактат, конвенция, договор, протокол.

2. Для общения с иностранными государствами – ноты и мемуары

3. Судебная – допросы, клятвенные обещания, показания

4. Результаты судебных процессов – приговоры, выписки из судебных журналов

5. Законодательные и распорядительные акты – указы, инструкции, регламенты, протоколы, резолюции

6. Бухгалтерских учет – приходно-расходные книги

Петр I заменил столбечную форму тетрадной формой документа. Название документа выносится наверх, все пометы на первом листе.