22. Бланк документа, адресование, датирование, подписи и печати.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию. Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.*

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 , бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона.

Можно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

1. При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже

2. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

3. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

4. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес,

5. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

6. При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.

Датирование документа.

Каждый документ имеет дату. Она относится к обязательным реквизитам документа. Даты, проставляемые на документе, могут иметь различное назначение. Они характеризуют стадии работы над документом. Так, дата, проставляемая в бланке, должна быть датой подписания документа Для официальных документов существуют также дата опубликования документа, дата утверждения, дата вхождения документа в силу.

Технические средства создания документов.

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.

На сегодня еще достаточно распространенным способом составления документов является машинописный, в мировой практике используются также стандартные электронные пишущие машины с речевым вводом информации на печать.

Канцелярские механические пишущие машины предназначены для печатания различных текстовых, цифровых и табличных материалов.

Канцелярские электромеханические пишущие машины являются более совершенными по сравнению с механическими. Представляют собой новое поколение пишущей техники и, кроме печати, осуществляют различные функции редактирования текстов: автоматическое исправление ошибочно набранного текста; автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печать текста с одновременным запоминанием его и другие операции.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) — это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов.

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника — от диктофона до диктофонно-компьютерных систем, позволяющих использовать речевой ввод информации на печать. ПК.