11. Понятие вида и разновидности документа.

Вид док-та – принадлежность документа к системе документации по признакам содержания целевого назначения.

Подвид (разновидность) док-та – группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (приказы о проведении обучения, аттестации и т.д.)

Документ как способ фиксации управленческой информации и инструмент управления – смотри выше.

13. Понятие оперативной и ретроспективной информации. Понятие ценности, факторы, влияющие на информационную ценность.

В документ заложены оба свойства — быть источником оперативной и источником ретроспективной информации. В начальной стадии функционирования документа превалирует реализация первого свойства, а по мере старения документной информации все более возрастает потенциал второго.

И все же для документальных систем есть критерий, который (возможно также с определенной долей условности) проводит такую границу. Это время, когда конкретный документ перестает выполнять ту основную функцию, ради которой он был создан, т.е. становится архивным документом.

Регламентация оформления документов в 20-30 годы XX века, первые стандарты.

1918 год, Совнарком – декрет о форме бланков госучреждений.

20е – был введен определенный размер бумаги, стандартизированы чернила.

Конституция 1936 года определила, какие документы какой орган власти издает:

 Верховный совет – законы

 Президиум Верховного Совета – указы и постановления

 Наркомы – приказы и инструкции

 Местные советы депутатов – решения

 Руководители организаций – приказы

ЕГСД – единая госсистема делопроизводства – комплекс правил, определявший организацию делопроизводственных процессов для их усовершенствования.

Устанавливались правила документирования управленческой деятельности, распространявшиеся на организационно-распорядительные документы, содержались рекомендации по работе с документами.

13. Функции документа, его полифункциональность.

 Основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она прису¬ща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.

 Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью.

 Тесно связана с информационной коммуникативная фунꬬция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

 В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

 Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие.

 Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля.

 Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.

 Тесно с культурной функцией документа связаны кумулятивная и познавательная (когнитивная) функции. Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.

Современные материалы, используемые для документирования.

• бумажные (характеристики – состав и род волокон, масса, толщина, плотность, структурные свойства, гладкость поверхности, белизна, светопрочность)

• фотографические носители (гибкие пленки, пластинки, ткани. важнейшие свойства – светочувствительность, зернистость, контрастность, цветочувствительность);

• носители механической звукозаписи (грампластинки – обычные, долгоиграющие, стереофонические);

• магнитные носители (магнитные ленты, кассеты, жесткие диски, гибкие магнитные диски, пластиковые карты, миникарты);

• оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации (CD, DVD)