8. Роль документоведения в совершенствовании документационного обеспечения управления.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 % рабочего времени.

Более того, основой процесса управления является принятие решения. Оно же, в свою очередь, принимается на основе информации управленческого характера, зафиксированной именно в документе.

Понятие документ и информация, роль информации в социальных и экономических процессах.

Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и/или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документа").

В общем смысле информация – свойство объектов, процессов окружающего материального мира порождать разнообразие состояний, которые посредством отражения передаются от одного объекта к другому (пассивная форма) и средства ограничения, разнообразия и организации (т.е. управления => активная)

Информация – основа принятия управленческого решения (и нас интересует именно такой вариант).

Роль информации – на ее основе принимаются решения, не важно – в повседневной жизни, в бизнесе и т.п. Тут можно немножко пофилософствовать, потому как ничего конкретного в учебниках не пишут.

9. Информация как основа принятия управленческих решений.

Управленческое решение – результат конкретной управленческой деятельности менеджера. Принятие решения – основа процесса управления. Информация управленческого характера, зафиксированная в документе, является основой принятия управленческого решения.

Выработка и принятие решений – творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня. Он включает в себя:

Выработка и постановка цели

Изучение проблемы на основе получаемой информации

Выбор и обоснование критериев эффективности и возможных последствий принимаемого решения

Обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы, выбор и формулирование оптимального решения, принятие решения

Доведение решения до исполнителей

Внешние признаки документа (формат используемой бумаги, бланк документа, графика документа, наличие печатей)

Внешние признаки – отражающие форму, размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое, верхнее, нижнее, 10 мм – правое. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Важнейшими признаками документа являются:

 авторство

 наименование вида (приказ, заявление и т.п.)

 датирование (время создания)

 удостоверение (подпись, печать)

Все эти признаки придают юридическую силу документу.