1. Документоведение как научная дисциплина, роль документа в жизни человека и общества.

Документоведение – относится к циклу наук об обществе, занимается вопросами функционирования документов в обществе. Задачи:

1. Теоретическое обоснование документационных процессов в обществе

2. Обеспечение высокого качества документов и их функционирования в обществе

3. Обеспечение общества полноценной и оперативной документальной информацией

4. Развитие, совершенствование информационной культуры.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово “documentum” произошло от “doceo” – “учу” или “извещаю” и означало как раз “свидетельство”, “доказательство”. Важно заметить, что термин “документ” более старый, нежели термин “информация”. К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Немного воды: В обществе постоянно создаётся и находится в обращении огромное количество самых разнообразных документов. Этот процесс можно сравнить с действующим вулканом, из жерла которого непрерывным потоком вытекает лава, которая постепенно замедляет своё движение, останавливается, а затем застывает. Так и документы. Вначале идёт интенсивная, но внешне обычно малозаметная работа по их подготовке, составлению, согласованию, удостоверению. Затем документы, обретя необходимую юридическую силу или просто законченный вид, вводятся в действие, выходят на оперативный простор, где могут оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так и на жизнь миллионов людей. Это – оперативная среда существования документов.

Затем, по мере выполнения своих целей и задач, документы постепенно, хотя и крайне неравномерно, начинают утрачивать оперативные качества и значимость, подобно вулканической лаве “застывать”, т.е. оседать в архивах и переходить таким образом в ретроспективную среду, обретая преимущественно историческую ценность. В англоязычной литературе приводятся, в частности, сведения о том, что наиболее интенсивное использование документированной управленческой информации приходится на первые шесть месяцев после её возникновения. Затем оперативная ценность документов быстро убывает и уже через полтора года после их создания достигает минимума. Полное же отключение документов от процесса управления продолжается ещё примерно около четверти века

Способы защиты документов от фальсификации (очень мало)

1. Водяные знаки

2. Голографические наклейки

3. Специальные краски

4. Встроенные в материальный носитель металлические нити

5. Специальные сорта бумаги

Например, при изготовлении ценных бумаг и денег используют более 10 различных степеней защиты.

2. Определения понятия документ, документ как объект документоведческих исследований.

Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и/или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документа").

Объект - что изучает наука.

Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени.

Документоведение исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности.

Реквизиты удостоверения документа

Подпись – находится в компетенции руководителя или его замов (наименование должности, организации, подпись, расшифровка)

Печать – основной способ удостоверения подлинности, подтверждение юридической силы.

 гербовые

 юридических лиц

 простые (отдел кадров, канцелярия)

затрагивает часть наименования должности или в специальном месте – МП.

Гриф утверждения – способ придания юридической силы.

УТВЕРЖДАЮ, полное наименование должности, подпись, расшифровка, дата.

другим документом – УТВЕРЖДЕНО, наименование документа в Творительном падеже, дата, номер.

Гриф согласования – документ подготовлен в одной организации, а затрагивает интересы другой. Согласования могут быть внутренние и внешние. Внешние:

СОГЛАСОВАНО, должность (с кем согласовано + название организации), подпись, расшифровка, дата.

Гриф согласования может быть проставлен либо ниже подписи на основном документе, либо на отдельном листе - тогда ставится отметка "лист согласования прилагается".

В случае внутреннего согласования (в пределах одной организации) ставится виза согласования – должность, подпись, расшифровка, дата. Может быть так же указано "замечания прилагаются".