Технология автоматизации офиса.

Современные офисные информационные системы является совокупностью ИТ, ориентированные на использование электронных методов сбора, обработки, хранения и передачи информации с целью автоматизации делопроизводства и документа оборота предприятия.

Функции офисной ИС:

1. Интеграция технологий делопроизводства в единый информационный процесс

2. Переход на использование безбумажной технологии

3. Автоматизация рутинных операций по обработке информации

4. Создание архивов информации

5. Управление доступом, защита от несанкционированного пользования информации

6. Обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям

7. Организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных сетях

8. Быстрая и надежная передача информации удаленным пользователям

9. Обеспечение дружественного интерфейса пользователя со всеми компонентами системы

ИТ делопроизводства решают следующие задачи:

1. Ввод документов в ЭВМ (текст)

2. Регистрация и учет входящих и исходящих документов (СУБД)

3. Распределение документов по исполнителям (СУБД, ИС, E-mail)

4. Формирование справок о состоянии документов (SQL запросы)

5. Ведение оперативных и архивных фондов хранений документов (СУБД)

6. Поиск документов по запросам (ИПС)

7. Обмен документами

Таким образом, офисная ИС должна включать следующие подсистемы:

1. Текстовый процессор

2. Электронные таблицы

3. СУБД

4. E-mail

5. Информационно-поисковая система (ИПС), интегрированная в офисные пакеты

Встроенные средства программирования. Vba

Это средство создания программ, которое позволяет программно управлять средой и взаимодействовать с другими приложениями. В настоящее время более 100 производителей ПО получили лицензии на использование VBA в своих приложениях. Диалектами языка являются:

VB 5.0

VB 6.0 - Расширенный вариант языка, позволяющие создавать автономные приложения ( *.exe) .

VB Script – Упрощенный вариант языка, обладает наибольшей скоростью компиляции, имеет очень маленький языковой модуль, используется только 1 тип данных (Variant), предназначен для написания сценариев работы с системой и скриптов для интернет-приложений.

VB.Net – вариант языка для платформы Windows.NET. Используется для разработки глобально-распределенных сетевых приложений для .NET. Основан на VB 6.0

Основные характеристики VBA:

Возможность автоматической записи программ с помощью макрорекордера

Расширение функций VBA за счёт вызова функции Windows API

Используется объектно-ориентированные технологии написания программ

Используется визуальное проектирование интерфейса пользователя

Использование объекта моделей и компонентов

Программа на VBA может не иметь собственных окон

Программа на VBA запускается только из какого-либо приложения, в том числе и автоматически, то есть VBA не дает возможности создавать независимой автономно-вычисляемой программы.

Программа на VBA существует в исходном коде и запускается только во время работы приложения родителя. При этом сначала происходит компиляция программы в оперативной памяти, где создается объектный модуль, который впоследствии может вызываться без повторной компиляции, но существует только до тех пор, пока не будет закрыто приложение-родитель

Существует возможность экспорта программ в формат Visual Basic (*.bas)

VBA на уровне исходного кода независим от платформы, если конечно не вызываются функции операционной системы (WinAPI)

Некоторые ПО, поддерживающие VBA:

MS Office

MS Project

MS VS

Coral Draw

Visio 4.5

AutoCad

TurboCad

OmniTrader

Автозапуск VBA программ может быть осуществлен 3 способами:

Автозапуск через привязку к ярлыку программы (C:\Microsoft Office\WinWord.exe/ ******), где ****** - имя макроса в шаблоне normal.dot(книга макросов), который будет запускаться автоматически при запуске редактора

Автозапуск через указания специального имени макроса (AutoExec – при запуске приложения, AutoOpen – при открытии любого документа, AutoClose – при повторном закрытии, AutoExit – при выходе, AutoNew – при создании нового и т.д.)

Автозапуск через процедуру обработки события (Sub Workbook_Open (), Sub Workbook_BeforeClose

() )

Электронно-цифровая подпись

ЭЦП – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученной в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно-цифровой подписи и позволяющей идентифицировать владельца ключа подписи, а так же установить отсутствие искажения ключа информации в электронном документе и обеспечивающая безотказность пользователя.

Разработана в 1978г. Уитфилддом Диффи и Мартином Селманом.

Преимущество – стойкость симмметричных систем вытекает

Если стойкость шифра недостаточна, его легко можно заменить на более стойкий.

Недостатки: необходимо подписывать каждый бит передаваемой информации, что приводит к значительному повышению подписи.

Сгенерированные для подписи ключи могут сгенерированные 1 раз.