Преобразование информации в данные

Прежде чем превратиться в данные, информация сначала должна быть собрана, соответствующим образом подготовлена, и только после этого введена в ЭВМ. Процесс перевода информации в данные может быть ручным, а может быть полностью автоматизированным. Например, когда для сбора информации о состоянии производственной линии применяются разнообразные датчики, которые уже по своей природе позволяют проводить преобразования физических параметров вплоть до превращения их в данные без выхода на человеческий уровень представления. Это возможно благодаря простоте и однозначности информации. В организационно-экономических системах управления осведомляющая информация о состоянии объекта управления семантически сложна, разнообразна и её сбор автоматизировать не удается. В этом случае, процесс преобразования информации в данные будет ручным. Последовательность фаз преобразования информации в данные в организационно-экономических системах.

Поток осведомляющей информации поступает от объекта управления к объекту сбора информации. Затем проходит этап подготовки и контроля, ввода информации и соответственно на выходе получаются данные. Сбор информации состоит в том, что поток осведомляющей информации, поступающей от объекта управления воспринимается человек и документируется. Например: записывается на бумажный носитель. Составляющими этого потока может быть показания приборов, накладные, акты, ведомости и т.п. Для перевода этой информации в контур ИТ необходимо в начале собранную информацию передать в места её ввода в компьютер, поскольку часто пункты получения первичной информации от них пространственно удалены. Передача осуществляется традиционными способами.

Собранная информация для ввода должна быть предварительно подготовлена, поскольку модель предметной области, заложенная в компьютер, обычно накладывает ограничения на состав и организацию вводимой информации. Очень важными на этапе подготовки информации являются процедуры контроля, который направлен на предупреждения, выявления и устранения ошибок, которая неизбежна, в первую очередь, из-за человеческого фактора. Процедуры контроля информации могут быть подразделены на: визуальные, логические и арифметические. Визуальный метод подразумевает зрительный просмотр документа в целях проверки полноты информации, актуальности, юридической законности и т.п. Логический метод контроля предполагает сопоставление фактических данных с нормативными. Проверку логической непротиворечивости функционально-зависимых показателей. Арифметический метод контроля включает подсчет контрольных сумм по столбцам и строкам документа, контроль по формулам, по признакам делимости или четности, балансовые методы, методы повторного ввода и т.д. Для предотвращения случайного или намеренного искажения информации служат специальные предприятия, такие как: четкие распределения прав и обязанностей лиц, ответственных за сбор, подготовку, передачу и ввод информации, автоматическое протоколирование ввода, обеспечения санкционированного доступа в контур АИТ и т.д.