9.3 Уровни слежения за регистрируемыми почтовыми отправлениями

Уровень 1- Районный (городской) узел связи или сортировочный центр данной территориальной единицы в локальной БД хранится информация о проходящих через него:

- регистрируемых почтовых отправлениях;

- закрытых вещах.

Уровень 2- Областные предприятия почтовой связи, где размещается сервер базы данных, где хранится информация:

- о всех принятых регистрируемых почтовых отправлениях в отделениях почтовой связи данной области;

- о закрытых вещах, формируемыми сортировочными центрами данной области.

Уровень 3 - Центральный сервер национального оператора хранится информация о прохождении и выдаче регистрируемых почтовых отправлений, принятых на территории одной области и выданных в другой области страны, а также о исходящих из страны и входящих в страну международных почтовых отправлениях, пересылаемых на национальном уровне.

Наибольшая эффективность использования ИТС слежения и контроля за п/о будет достигнута при создании информационно- технологической сети охватывающей все уровни предприятий почтовой связи (эта сеть объединяет все областные предприятия постоянными каналами, затем в перспективе эта сеть распространяется до уровней РУПС).

9.4 Обработка почтовых отправлений с использованием системы слежения и контроля за прохождением регистрируемых почтовых отправлений

Отправление заказной письменной корреспонденции

Прием заказных отправлений письменной корреспонденции внутренних и международных осуществляется в окнах приема, оборудованных ПКТ, совмещенным с электронными весами и специальным компьютером, или вручную.

При приеме на заказное отправление письменной корреспонденции, кроме предусмотренных нормативными актами реквизитов, наклеивается самоклеющийся ярлык, в непосредственной близости от служебного ярлыка R для международных и З для внутренних. После расчета с клиентами, в отделениях связи, оснащенным необходимым технологическим оборудованием в систему слежения вводится следующая информация после выбора окна «прием заказных отправлений».

 Сканируется штриховой код, наклеенный на отправление. При этом в электронном виде приводится в соответствие номер, присвоенный ПКТ и 13-тизначный почтовый код ярлыка.

 номер по ПКТ или квитанции ф.3.

 вес

 страна назначения (для международных)

 почтовый код адресного отделения связи (для внутренних)

 сумма сборов

 способ пересылки

 с уведомлением (вид)

 возврат

 досыл

 при акте и т.д.

 дата и время и номер отделения связи подачи заполняются компьютером автоматически.

При приеме вручную, или на ПКТ, но при отсутствии в отделении связи компьютера, включенного в сеть системы слежения, информация вносится в РУПС или ПОПП.

Из отделений связи, оснащенных компьютером, включенным в сеть системы слежения, заказные отправления направляются с припиской счетом, а полная информация направляется по ИТСПС. При получении почты из указанных отделений связи в РУПС или ПОПП происходит поименная проверка (квитовка), о чем сообщается отправляющему отделению связи.

В случае, если заказные отправления заделываются в мешок, на его ярлык наклеивается ярлык со штриховым кодом.

ОС и РУПС, составляющим небольшое количество мешков, ярлыки выдаются по номерам (с№ по №), информация о номерах, принадлежащих каждому ОС и РУПС вводится в НСИ. Для ОС, РУПС составляющих большое количество мешков, а также для ПОПП вводятся именные мешковые ярлыки со штрихкодами.

При пересылке почтовых отправлений в мешках слежение осуществляется за прохождением мешков, при вскрытии мешков – поименная проверка с информацией, поступившей по ИТСПС и направляется сообщение о полном получении заказных отправлений. В случаях неполного получения почты, замены и т.д. срочно проводится расследование, результаты которого вносятся в систему слежения: утрачено по вине РУПС, дата выплаты возмещения, замедленно и т.д.

Сортировка отправлений производится согласно плану направления почты, сортировка информации – также с использованием почтовых кодов страны.

При поступлении в место назначения внутренних заказных отправлений, после поименной проверки производится выдача их в доставку. В систему слежения должна быть внесена информация о датах выдачи в доставку, выписке извещения, вручения.

Аналогичным образом осуществляется обработка и других регистрируемых почтовых отправлений.