8.3.4 Работа с выявленными расхождениями

Сформированный акт расхождений по конкретному отделению просматривается на мониторе, оператор ЭВМ по телефону связывается с работником отделения связи для выяснения причин, повлекших расхождения. При отсутствии уважительных причин и соответствующих документов (не полностью отправлены первичные документы или отправлены не полностью оформленные и т.д.) акт расхождений печатается и на основании его корректируются остатки в СДО .

8.3.5 Контроль остатков кассы и товарно-материальных

ценностей на конец дня

На основании акта расхождений оператор ЭВМ осуществляет контроль и корректировку остатков выведенных работником отделения связи и отраженных в сводном денежном отчете. Контроль осуществляется визуально. Контролируются остатки: кассы; у почтальонов; товарно-материальных ценностей; квитанционного материала. Каждый правильный остаток отмечается, при изменении остатка оператор ЭВМ чернилами другого цвета указывает, полученный в результате контроля, остаток и учиняет роспись. Акт расхождений прикладывается к сводному денежному отчету.

8.3.6 Контроль за соблюдением лимитной дисциплины

Оператор ЭВМ визуально осуществляет контроль за соблюдением отделением связи, установленных руководителем предприятия, лимитов. Все выявленные нарушения фиксируются в Журнале выявленных нарушений при контроле отчетности ОС. По каждому установленному факту от начальника отделения связи требуется объяснение.

8.3.7 Контроль за своевременным отражением излишков и подкреплений

Информация главной кассы предприятия на высланные в отделения связи подкрепления и полученные излишки наличными деньгами и денежными документами ежедневно сверяется со сводными денежными отчетами. Выявленные нарушения фиксируются в Журнале выявленных нарушений при контроле отчетности ОС. О каждом выявленном факте докладывается руководителю предприятия или его заместителю. От начальника связи немедленно требуется объяснение.

8.3.8 Контроль за своевременным оприходованием условных и товарно-материальных ценностей и бланков строгой отчетности

Данный контроль осуществляется визуально. Информация марбазы или главной кассы сверяется с данными, отраженными в сводном денежном отчете.Все выявленные нарушения фиксируются в Журнале выявленных нарушений при контроле отчетности ОС. По каждому установленному факту от начальника отделения связи требуется объяснение.

8.3.9 Анализ полученных Актов расхождений

Все нарушения, зафиксированные в Актах расхождений и отраженные в Журнале выявленных нарушений при контроле отчетности ОС, обобщаются в целом за месяц. Проводится анализ допускаемых нарушений. Обобщенный материал в виде справки передается для рассмотрения и принятия мер руководителю предприятия или его заместителю

8.4 Отчеты, составляемые на основании данных сдо

На основе обработанных данных ежедневного сводного денежного отчета программно формируются следующие выходные документы:

- Сводный реестр;

- Сводный реестр-2;

- Реестр платежей;

- Сводное платежное поручение;

- Акт сверки принятой платы за оказанные услуги;

- Справка о поступивших суммах по платежам в разрезе получателей;

- Ведомость взаиморасчетов;

- Акт расхождений;

- Лицевой счет;

- Оценка объема выполняемых работ;

- Журнал регистрации нарушений;

- Ведомость учета актов;

- Извещение ф.30;

- Перечень нарушений;

- Отчет по движению условных ценностей;

- Отчет по движению знаков почтовой оплаты;

- Отчет по высылке периодической печати;

- Отчет по движению розничной торговли и табачных изделий;

- Отчет по движению посылочных ящиков и мешков;

- Акт об изменении остатков переводных сумм и товарно-материальных ценностей;

- Ярлыки.

Перечисленные отчеты можно получить для каждого указанного ОС в отдельности или для всех ОС в целом за указанный период времени. Эти отчеты участком обработки сводного денежного отчета отделений связи предоставляются на участки и отделы отображенные на рисунке 19.

Рисунок 19 – Формируемые отчеты