Использование формы данных

1. а) или присвоить имя списку База_данных;

б) или выделить ячейку внутри списка.

2. Данные  Форма.

3. Добавить. Перемещение от поля к полю <Tab>.

4. Закрыть.

Сортировка данных с помощью команды

Данные  Сортировка.

1. Файл  сохранить как  имя файла, чтобы легко можно было вернуться к первоначальному порядку данных.

2. выделите диапазон ячеек, который необходимо отсортировать или любую ячейку списка, если целиком.

3. Данные  сортировка.

4. проверить установку переключателя, идентифицировать столбцы по (Подписям).

5. в раскрывающемся списке Сортировать по выбрать первый ключ сортировки.

6. по возрастанию или убыванию.

7. второй ключ сортировки, если нужно.

8. ОК.

Сортировка с помощью панели инструментов

1. выделить ячейку в столбце, который будет ключом сортировки.

2. по убыванию, по возрастанию (сортировка данных только по одному полю).

Поиск, фильтрация в списках

Поиск и анализ данных – это наиболее частые действия, производимые со списком или базой данных. Поиск производится на основе задаваемых пользователем критериев – требований, налагаемых на информацию. В Excel можно также производить фильтрацию списков. Результатом фильтрации является временное скрытие записей, не удовлетворяющих критериям.

В Excel существует три способа поиска, фильтрации:

1. форма данных;

2. автофильтр;

3. расширенный автофильтр.

Прежде чем приступать к поиску нужно определиться с критерием.

Как задать критерий.

Задать критерий – это значит описать то, что надо найти.

Примеры:

1. (Иван)

2. Доход > 2000

3. или (В12 > 500, А12 < 1500) и т.д.

4. Дата >= 03.03.95 или Дата_1 <>17.мар.

Мы привели использование точного соответствия.

Для поиска близкого соответствия: используются так называемые символы шаблона (*) и (?).

Пример: Ди?а  Дина  Дима.

краска: синяя кр. зеленая кр. желтая кр.

Поиск соответствия с использованием

множественного критерия:

Для наложения нескольких условий поиска в Excel используются логические операции и, или.

и – пересечение, т.е. запись должна удовлетворять всем условиям, указанным в критерии.

или – объединение, т.е. запись должна удовлетворять хотя бы одному из критериев.

Примеры:

1. чтобы задать допустимый интервал для одного поля, например, Доход>100 Доход<1000? используется и.

2. чтобы задать условия, которым должны удовлетворять различные поля одной записи: Фамилия=Петров, Город=Москва, используйте и.

3. чтобы задать условие, которым может удовлетворять одно поле, например Город=Москва, или Город=Минск используйте или.

4. чтобы задать условия на различные поля одной записи, и вас устраивает, чтобы хотя бы одно условие было истинным, например: Фамилия=Петров, или Доход>=1000 используйте или.

При работе с формой данных критерии могут быть соединены только операцией и. В диалоговом окне Пользовательский автофильтр 2 условия можно соединить и и и или.

Расширенный фильтр допускает множество критериев.

Поиск с помощью формы данных

1. выделить какую-либо ячейку списка или список целиком.

2. Данные  Форма  Критерии.

3. перейти к нужному полю и ввести критерий.

4. Далее или Назад, чтобы перейти к нужной записи.