15. Социальные мероприятия

Современная теория пиара рассматривает социальные мероприятия как важный инструмент специалиста по связям с общественностью, поскольку, являясь эффективным средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают внимание широкой аудитории.

Социальное мероприятие (СМ) – это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы.

За счет социальных событийных мероприятий компании пытаются принять активное участие в социальной жизни своей целевой аудитории (ЦА).

Специалист по PR способен превратить СМ в значимое ЦА событие, придав ему эмоциональную окраску.

Очень часто СМ «привязывают» к особым корпоративным датам и событиям, так как это позволяет удвоить его эффективность. Кроме того, появляется широкое поле для творческой деятельности. Например, при выпуске нового продукта компания может провести серию презентаций не только для первичной ЦА, но и для поставщиков, оптовых покупателей, местных административных органов и т.д. А, применив творческий подход, например, подарив продукт известной личности, компания закладывает основы положительного имиджа не только своего товара, но и самой организации. Организация СМ направлена не только на привлечение внимания общественности и СМИ. Не менее важными целями являются:

□ создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта;

□ взаимодействие с целевыми общественными группами (в том числе поддержание внутрикорпоративных отношений);

□ получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии;

□ демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности;

□ создание дополнительного источника информации о компании.

Подготовка СМ полностью находится в компетенции специалиста по связям с общественностью.

Работа по организации СМ ведется по трем направлениям:

- Творческая часть. Разработка концепции мероприятия: определяются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект; прописывается программа и сценарий мероприятия, участники и их роли;

- Административная часть. Самый трудоемкий этап подготовки. Сводится к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события, распределению заданий и отслеживанию их выполнения к установленному сроку, определению места, времени, продолжительности события;

- Работа со СМИ. Проводится в 3 этапа:

*составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие;

*составление пресс-релиза и приглашение представителей СМИ;

*работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

Специалисты по связям с общественностью довольно часто прибегают к организации специальных мероприятий. Это вызвано не только желанием привлечь внимание общественности, но и тем, что у компании появляется важное и вполне контролируемое средство распространения информации. Среди специальных мероприятий наибольшей популярностью пользуются:

□ «круглые столы» и семинары;

□ презентации, церемонии награждения;

□ конкурсы;

□ спонсорство и благотворительная деятельность;

□ дни открытых дверей;

□ клубы для VIP-клиентов.

«Круглые столы» и семинары

Как правило, организация проводит «круглый стол» для того, чтобы привлечь общественность к определенной проблеме. Учитывая тематику «круглого стола», организация приглашает для участия в его работе соответствующих авторитетных специалистов, которые в состоянии дать профессиональную оценку обсуждаемой проблеме.

Проводя работу по организации семинара, компания ставит перед собой цель поделиться своим опытом и профессиональными знаниями в определенной сфере с соответствующими группами общественности, повлияв таким образом на данную аудиторию.

Отношение к компании, которая постоянно проводит семинары, меняется в лучшую сторону, так как, консультируя людей по определенным вопросам, компания получает репутацию эксперта, лучше всего разбирающегося в вопросах своей отрасли. Кроме того, важным моментом при проведении семинаров является и обратная связь. Во время работы семинара компания собирает информацию от участников о своей деятельности, следит за реакцией делегатов на обсуждение различных проблем и т.д.

Проводя консультации общественных групп по определенным вопросам, компания завоевывает новых сторонников, которые в случае возникновения проблемы по профилю будут обращаться за решением именно к этой организации.

Отличительной особенностью семинара является то, что это мероприятие ориентировано на аудитории, с которыми компания часто контактирует в ходе рабочего процесса. Это представители партнеров и клиентов.

Наличие видеофильмов и мультимедиа-презентаций, рассказывающих о компании, ее продукции, помогает разнообразить семинар и оживить его программу.

Большое значение имеет разработка сценария проведения семинаров.

Программа должна быть разработана таким образом, чтобы участники не были перегружены информацией, имели возможность отдохнуть, выпить кофе в перерывах. В противном случае слушатели будут уставать от информации, и их внимание будет заметно снижаться.

Рекомендуется составить анкету для проведения небольшого опроса сразу по окончании семинара, чтоб определить наиболее удобный способ взаимодействия участников семинара с представителями компании, их интерес к дальнейшему сотрудничеству, а также пожелания к проведению семинаров (продолжительность, частота, место, темы и т.д.).

Презентация – это эффективный способ представить общественности компанию, продукт, услугу, новые достижения, результаты, выход на новый рынок и т.д.

Церемония награждения – информационный повод, который был использован для освещения в прессе этого события с отзывами стипендиатов и деканов факультетов. Это еще один вид СМ, где ЦА было несколько: учащиеся, как потенциальные клиенты, СМИ и т.д.

В практической работе специалиста по связям с общественностью существенное место занимает организация мероприятий и различных акций, цель которых – воздействовать сразу на несколько целевых аудиторий (СМИ, потребители, лидеры мнений и др.). Поэтому особое место в пиаре занимает тема спонсорства и благотворительности.

Спонсорский проект – это возможность донести до целевых аудиторий необходимое послание. Поэтому при выборе акции необходимо рассматривать спонсорский эффект по каждой ЦА отдельно (СМИ, конечные потребители, сотрудники организации).

От участия в этих мероприятиях компания не получает никакой экономической выгоды. Поэтому такое спонсорство является только демонстрацией того, что компания считает необходимым активно участвовать в жизни общества. Просто подразумевается, что люди становятся лояльнее к нашему продукту, а затем – к бренду.

Благотворительная деятельность осуществляется не для достижения коммерческих целей, а по доброй воле руководителей организации.

День открытых дверей

Цель проведения Дня открытых дверей – ознакомить общественные группы с тем, как работает компания. Этот День можно устраивать для местного населения, сотрудников, представителей правительственных структур, иностранных делегаций и т.д. Приглашая общественность к себе, компания показывает свою открытость, готовность вести диалог, закладывает основы доверительного отношения к себе и своей деятельности. Визит гостей необходимо тщательно подготовить: написать сценарий, определить маршрут, выбрать ведущих, обеспечить чистоту посещаемых мест, установить таблички и указатели.

Организация клубов VIP-клиентов

Несомненно, все клиенты должны получать качественные услуги, и уровень обслуживания должен быть одинаково высок для всех. Но клиент, потребляющий большой спектр услуг, требует и большего внимания к себе.

Темп жизни растет, хотим мы этого или нет. И в стремлении придерживаться заданного темпа люди нередко жертвуют человеческим общением и элементарным эмоциональным обменом. Организация СМ дает живую возможность людям почувствовать себя командой единомышленников, пообщаться в уникальной неформальной обстановке. Именно такое общение впоследствии дает возможность максимально четко понять потребности клиента или партнера на другом конце телефонной трубки. И в результате позволяет делать работу на самом высоком уровне качества. В качестве дополнительного эффекта компания получает повышение степени лояльности клиентов.

Клуб – мероприятие, целью которого является предоставление VIP-клиентам возможности общения, укрепления взаимоотношений. Оно должно сопровождаться соответствующей программой, включающей развлекательную программу и, возможно, фуршет.

Следует также продумать оформление помещения, необходимо выбирать оптимальный стиль декораций, соответствующий духу мероприятия и корпоративному стилю компании. Так, для делового мероприятия лучше подойдут баннеры, флаги, плакаты или другая продукция с корпоративной символикой компании, а для мероприятия развлекательного типа – элементы антуража, соответствующие теме встречи.

Подобные мероприятия своим имиджем, настроением влияют на имидж компании, их проводящей. Они способны подарить участникам незабываемые впечатления и наладить неформальные коммуникационные связи между сотрудниками компании и клиентами.

И нужно стараться, чтобы подобные специальные мероприятия проходили регулярно и были ожидаемы.

Восторженные участники встреч рассказывают о подобных мероприятиях друзьям, коллегам. В результате за организатором Клуба (или другого мероприятия) закрепляется слава первопроходца, не только имеющего достаточно средств, но и распоряжающегося ими, следуя новейшим технологиям пиара и маркетинга. Все вместе создает компании репутацию лидера рынка, потому что только лидер имеет возможность использовать передовые технологии в повседневной работе с клиентом.