4.5. Особливості вибору і впровадження erp-системи

Класичні ERP-системи, на відміну від так званого програмного забезпечення "коробочки", відносяться до категорії "важких" програмних продуктів, що вимагають досить тривалої настройки, перш ніж почати ними користуватися. Вибір КІС, придбання і впровадження, як правило, вимагають ретельного планування в рамках тривалого проекту за участю партнерської компанії - постачальника або консультанта [Глинських А. Світовий ринок ERP-систем].

Оскільки КІС будуються за модульним принципом, замовник часто (принаймні, на ранній стадії таких проектів) набуває не повного спектру модулів, а обмежений їх комплект. В ході впровадження проектна команда, як правило, протягом декількох місяців здійснює настройку модулів, що поставляються. 

Вибір готового рішення - це завжди складне і відповідальне завдання. Намір підприємства придбати і упровадити ІС залежить від багатьох чинників - від його внутрішньої готовності провести реїнженирінг процесів бізнесу до ціни і часу впровадження ІС.

Готові рішення можна достатньо умовно розділити на локальні, середні і крупні інтегровані системи. Залежно від розмірів бізнесу, основних цілей завдань і бюджету підприємство повинне саме визначити, яке рішення буде йому "по кишені" і скільки часу можна планувати на впровадження системи (рис. 4.7  і таблиця 4.1).

Рис. 4.7. Співвідношення розмірів бізнесу і типу інтегрованої ІС

Якщо з придбанням малої, як правило "коробочки" системи проблем практично не буває, то з середньою системою - і тим більше з крупною - все йде набагато складніше. Крупну інформаційну ERP-систему не можна так просто купити, доставити, включити і користуватися. Підприємство повинне бути ґрунтовно підготовлено до впровадження такої системи. Впровадження ERP-системи схоже на складну хірургічну операцію - і там і тут різати доводиться "по живому", і там і тут дуже багато залежить від ретельної підготовки, від уміння професіоналів і навіть від успіху!

Вибір конкретної ERP-системи для впровадження є складним і багатокритерійним процесом з наступних основних причин:

висока вартість набуваючого продукту (що доходить до декількох мільйонів доларів);

велика різноманітність пропонованих ERP-систем;

тривалість терміну підготовки фахівців з впроваджуваного продукту;

передпродажний цикл (від декількох місяців до декількох років);

сам цикл впровадження (цикл впровадження ERP-системи навіть на одному виробничому майданчику підприємства може тривати до декількох років).

 

Таблиця 4.1

Співвідношення вартісних оцінок впровадження

Впровадження, співвідношення витрат і вартісні оцінки
	Локальні системи	Малі інтегровані системи		Середні інтегровані системи		Крупні інтегровані системи
Впровадження	Простий, коробочний варіант	Поетапне або коробочний варіант. Більше 4 місяців		Тільки поетапне. Більше 6-9 місяців		Поетапне, складне. Більше 9-12 місяців
Функціональна повнота	Облікові системи (по напрямах)		Комплексний облік і управління фінансами		Комплексне управління: облік, управління, виробництво
Співвідношення витрат ліцензія/ впровадження/ устаткування	1/ 0,5 / 2	01.01.2001		01.02.2001		1/ 1-5/ 1
Орієнтовна вартість	5-50 тис. дол.	50-300 тис. дол.		200-500 тис. дол.		500 тис. > 1 млн. дол.

 

При виборі ERP-системи необхідно розуміти, що автоматизація ради автоматизації не має сенсу. Слід чітко уявляти, що якнайкраща в світі ERP-система не зможе вирішити всі проблеми підприємства.

Будь-яка ERP-система - це перш за все інструмент для підвищення ефективності і якості управління підприємством, прийняття правильних стратегічних і тактичних рішень на основі автоматизованої обробки актуальної і достовірної інформації. В той же час ERP-система - це не тільки інструментарій для бізнесу, але і технологія його ведення.

У правильному виборі ERP-системи повинно бути в першу чергу зацікавлено керівництво підприємства. Проект по впровадженню ERP-системи повинен розглядатися керівництвом підприємства як стратегічна інвестиція.

Природно, що будь-яке підприємство вважатиме за краще упровадити апробовану, надійну і прийнятну для нього за ціною ERP-систему. Питання полягає в тому, яку систему має сенс упроваджувати - західну або вітчизняну? І тут не можна дати однозначну відповідь.

В даний час російські системи демонструють хорошу динаміку розвитку, проте західні системи поки все ж таки багатше функціонально. Особливістю західних систем є також те, що вони розробляються (і допрацьовуються) вже декілька десятків років відповідно до загальносвітових принципів ефективного ведення бізнесу (без ухилення від сплати податків, ведення подвійної бухгалтерії і ін.). Тобто в західних системах набагато краще реалізована так звана "правильна" ("цивілізована") модель ведення бізнесу. Ця перевага є одночасно і їх недоліком (стосовно російських умов), оскільки західні ERP-системи гірше пристосовані до роботи з складними, нецілісними і нелогічними моделями бізнесу, які в даний час життєздатніші в Росії. Недоліком західних систем є також їх висока вартість, хоча деякі російські програмні системи за вартістю вже наздоганяють західні ERP-системи.

Якщо підприємство вирішило упровадити російське ПЗ управління підприємством, то в цьому випадку не можна сказати, наскільки "хороша" або "погана" система - у кожному конкретному випадку слід розглядати конкретний програмний продукт і конкретні умови придбання і впровадження.

Головне при виборі ERP-системи - визначити, які нові переваги дасть підприємству її впровадження. Необхідно детально розібратися, що може дати ERP-система для бізнесу, які цілі дозволить реалізувати і який вплив вона здатна надати на прибутковість підприємства і собівартість його продукції. При цьому необхідно завжди враховувати, що вартість постачання, впровадження і супроводу ERP-системи не може бути дорожче за вартість всього бізнесу підприємства!

В першу чергу керівництво підприємства повинне зрозуміти, навіщо підприємству потрібна ERP-система. Ще до впровадження повинні бути поставлені чіткі і вимірювані цілі, задані в так званій S.M.A.R.T. системі: цілі повинні бути конкретні (Specific), вимірювані (Measurable), узгоджені (Adjusted), релєвантні (Relevant) і мати певні терміни виконання (Time of Execution). Бажано, щоб відповідь на це питання можна було формалізувати і представити наочно в цифрах і діаграмах (об'єм заощаджених засобів, вища оборотність товарів, скорочення часу на роботу з постачальниками і клієнтами і ін.). Обов'язково повинні бути сформульовані і затверджені керівництвом підприємства основні вимоги до ERP-системи:

які цілі господарської діяльності і завдання бізнесу в цілому дозволить реалізувати набуваюча і впроваджувана система;

які функціональні області і типи виробництва вона повинна охоплювати;

які процеси слід автоматизувати;

які звіти готувати;

які програмно-технічні платформи використовувати.  

При цьому дуже важливо чітко визначити поточні і перспективні потреби підприємства або організації. Потрібно добре розібратися, що рухає бізнесом, які чинники критичні для успіху і що необхідно для розвитку компанії. Вимоги повинні бути оформлені у вигляді спеціального документа (Vision Scope), в якому визначені і розписані по пріоритетах всі бажані характеристики ERP-системи.

Не менш важливо правильно оцінити існуючу технологічну інфраструктуру підприємства. Якщо для впровадження ERP-системи підприємству доведеться спочатку витратити значні засоби (зіставні з вартістю впроваджуваної системи) на модернізацію своїх локальних або глобальних мереж, то такий варіант може виявитися невигідним. У загальному випадку, впроваджувана ERP-система повинна відповідати що існує фінансовому і технологічному рівням підприємства.

Слід розуміти також, що найбільший ефект досягається при комплексному впровадженні ERP-системи. Безглуздо витрачати величезні засоби на покупку системи, можливості якої використовуватимуться не повною мірою, або системи, яку потрібно буде постійно добудовувати.

Надзвичайно важливим моментом є і правильний вибір розробника (або розробника, який впроваджує, як це нерідко ще буває в Росії) ERP-системи, який повинен не просто поставити своє ПЗ компанії-клієнту, а стать її довготривалим партнером, що забезпечує супровід і подальший розвиток системи.

Підприємство-клієнт повинне бути упевнене у високій якості і своєчасності майбутніх модернізацій встановленої ERP-системи (при появі нових версій), в рішенні всіх проблем, що стосуються її гнучкості і масштабованості. Якщо впровадження здійснює консалтингова компанія, то не менш важливо розібратися і у відносинах між нею і розробником ERP-системи. У будь-якому випадку, дуже корисно влаштувати тендер між постачальниками. Організація тендеру дозволить значно понизити початкову ціну постачання і краще розібратися в можливостях - як пропонованих систем, так і їх розробників.

Впровадження ERP-системи повинне здійснюватися  фірмою, яка впроваджує (або, у ряді випадків, компанією-розробником) при найтіснішому контакті з ІТ-відділом і відповідними зацікавленими підрозділами підприємства. Після впровадження ERP-системи окремі види робіт по модернізації можуть бути доручені зовнішнім консультантам фірми-розробника (консалтингової фірми) , а її загальний супровід можна залишити за ІТ-відділом.

Купується не просто набір програм з документацією (більшість з яких створена на базі стандартних інструментальних засобів і базується на поширених платформах) - отримується робота і досвід команди компанії-розробника ERP-системи, що несе різні види відповідальності (починаючи від юридичної і закінчуючи моральною) за якість і ефективність роботи встановленого і супроводжуваного програмного забезпечення і технологічних систем, що сформувалася.

У ряді випадків підприємства орієнтуються на системи, розроблені власними відділами ІТ. Практика показує, що орієнтація на "самопісні" системи дозволяє одержати ІС, найбільш відповідну для бізнесу компанії, але ставить у результаті компанію в залежність від власних розробників. Рідко такий самостійно розроблений програмний продукт залишається життєздатним достатньо довгий час, оскільки по ньому звичайно немає відповідної повної і актуальної документації. Не можна сказати, що він професійно протестований на етапах розробки і здачі в експлуатацію і надійно супроводжується (прикладом цьому є хоч би кондитерська фабрика імені Крупської в Санкт-Петербурзі, якій довелося спішно переходити з успадкованих систем на програмний продукт "Вітрило" із-за відходу своїх провідних програмістів). Крупне підприємство може дозволити собі інвестувати засоби в розробку власної (під свої конкретні потреби) КІС тільки за наявності наступних основних умов:

на ринку немає готового програмного продукту, що задовольняє підприємство по функціональності, вартості і умовам супроводу;

на підприємстві могутній ІТ-відділ з досвідченими аналітиками, менеджерами проектів і програмістами;

є повна і грамотна постановка завдання;

існує технічна можливість промоделювати роботу створених програмних засобів в ході дослідної експлуатації;

є можливість реального супроводу створеної системи власними силами;

можливість тиражування розробленого ПЗ для дочірніх (галузевих) підприємств.

Основні принципи вибору ERP-системи. При виборі ERP-системи необхідно звернути особливу увагу на наступні основні моменти.

Імідж фірми-розробника, час її роботи на ринку, репутація самої системи і загальна кількість успішних впроваджень. Проте солідність фірми не є головним чинником вибору. Багато новачків ринку (що не володіють щорічними мільйонними оборотами і тисячами клієнтів) пропонують цікаві рішення, засновані на сучасних технологіях і за цілком розумною ціною. Велике число впроваджень може бути також заслугою маркетингу, а не дійсною якістю системи. Відомі принаймні декілька випадків, коли підприємства по кілька разів міняли свої ERP-системи, що володіють відомими на російському ринку брендами (причому, як західні, так і російські). Головною причиною заміни цих систем була недостатня функціональність систем, низька швидкість роботи, мала масштабованість, погана якість супроводу при необхідності доопрацювання систем і ін.

Число успішних впроваджень в Росії. В першу чергу, маються на увазі комплексні впровадження. Важливо також знати, чи є впровадження на споріднених галузевих підприємствах і чи було потрібно там допомога зовнішніх консультантів. Необхідно також подивитися, як реально працює система хоч би на одному-двох об'єктах, і поспілкуватися з ІТ-менеджерами і її рядовими користувачами, оскільки ніякі маркетингові матеріали або навіть статті в спеціалізованих виданнях не допоможуть скласти більш менш повне уявлення про реальні можливості системи - в деяких випадках вони навіть шкідливі, оскільки рекламні видання можуть сформувати неадекватне уявлення про ERP-систему у непідготовленого менеджера! Проте слід завжди пам'ятати про те, що будь-яка (навіть надзвичайно функціонально багата) ERP-система настроюється під потреби конкретного підприємства (а підприємств-близнят навіть в рамках однієї галузі просто не існує). В цьому випадку важливо зрозуміти, чи здатна фірма-розробник в розумні терміни "дописати" систему, що поставляється, під функціональність, необхідну підприємству-замовнику. Слід пам'ятати, що в деяких випадках витрати на доопрацювання системи і її подальший супровід можуть перевищувати базову вартість.

Гнучкість і відкритість. Це є одним з найважливіших чинників вибору ERP-системи. Відповідно до світового досвіду, термін повнофункціонального впровадження ERP-системи звичайно триває не менше 3 років, а повноцінно працювати вона повинна не менше 10 років. За цей час підприємство значно міняється (його продукція, організаційно-штатна структура, система управління, процеси бізнесу, ролі і повноваження посадовців і ін.). Інформаційно-аналітична система, що є основою управління підприємством, повинна мінятися разом з виробництвом. Вона повинна дозволяти легко міняти Арми і меню, формувати звіти і довідки, робити довільні вибірки інформації в зручному уявленні, міняти технологію супроводи процесів бізнесу і шаблони звітних форм шляхом параметричної настройки. Система повинна легко настроюватися і інтегруватися в рамках ІІС підприємства з іншим програмним забезпеченням (наприклад, з корпоративним ПЗ розрахунку зарплати або управління персоналом, ПЗ управління документообігом, CAD/CAM/CAE-системами, PDM-системами і ін.). Важливим моментом при цьому є те, що всі необхідні доопрацювання системи повинна робити фірма-розробник, що юридично відповідає перед підприємством за якість своєї роботи.

Термінологія. При аналізі західної системи необхідно уважно проаналізувати її термінологію і якість русифікації. Документація повинна бути повною і зрозумілою, а термінологія - звичної. У свою чергу, супровідна документація на російську систему теж повинна бути повною і доступною для розуміння.

 Якість локалізації західної системи. Російська економіка володіє своєю специфікою (юридичної, бухгалтерської, податкової і ін.). У конструкторській і технологічній підготовці виробництва в Росії повсюдно прийняті стандарти ЕСКД, ЕСТД і ЕСПД (Єдина система конструкторської, технологічної і програмної документації). На західних підприємствах прийнята наочно замкнута організація виробництва, а в Росії звичніша технологічна спеціалізація. На Заході - не цехова структура управління, а в Росії - цехова. Система повинна також враховувати такі російські реалії, як ланцюжки заліків, передоплата, оплата в не грошовій формі, можливість за балансової ("сіркою") готівки і ін.

Російська компанія, що займається локалізацією і впровадженням західної системи (або розробкою і впровадженням російської системи). Досвід роботи і кваліфікація її співробітників, реальне знання ними виробництва, підходи до впровадження, кількість успішно реалізованих проектів, реальна підтримка змін російського законодавства в упровадженій і супроводжуваній системі. 

Географічна близькість фірми-розробника або компанії, яка впроваджує. Легше і зручніше взаємодіяти з фірмою, співробітники якої зможуть оперативно (протягом ліченого годинника) з'явитися на підприємстві, де працює упроваджена ними система. Географічна близькість важлива і при необхідності доопрацювання системи, оскільки фірма-розробник звичайно завжди закладає у вартість доопрацювання витрати, на відрядження (не можна забувати, що проект доопрацювання буде тривалішим і незручності його - істотнішими, якщо фірма-розробник знаходиться достатньо далеко).

Прийнятність ціни системи. Слід враховувати, що на весь цикл установки ERP-системи (покупку, впровадження, супровід, розвиток) доведеться витратити у декілька разів більше засобів, ніж на придбання самого ПЗ (з коефіцієнтом 3.0 - 10.0). При цьому чим складніше і дорожче впроваджувана ERP-система, тим вище буде коефіцієнт.

Можливість модульного придбання системи. Для економії засобів повинна існувати можливість придбання і впровадження ERP-системи помодульно і лише на необхідне число робочих місць. Покупка повного комплекту модулів системи відразу - не кращий варіант, оскільки всі модулі будуть упроваджені тільки через декілька років, а за цей час деякі з них можуть вже застаріти (як і сама система).

При рішенні питання про вибір тієї або іншої системи доцільно самостійно або за допомогою фірми-консультанта побудувати матрицю критеріїв вибору ІС. Приклад побудови матриці "Критерії вибору ІС" приведений в табл. 4.2.

Таблиця 4.2