2.3. Типи даних в організації

Активно працюючі компанії не відчувають нестачі в даних. Дані знаходяться скрізь - в робочих файлах персональних комп'ютерів, базах даних, відео- і графічних презентаціях, паперових і електронних документах. Вся інформація, яку використовує менеджер в повсякденній діяльності і в процесі прийняття рішень, може бути умовно розділена на три категорії: формалізована, частково формалізована і неформалізована. Залежно від ступеня формалізації визначаються і типи рішень - структуровані, частково структуровані і неструктуровані.

Комп'ютер обробляє дані, представлені у формалізованому вигляді - у вигляді чисел. З такими ж даними мають справу і формальні математизовані засоби статистики. Таким чином, формалізація даних є найважливішою складовою роботи інформаційних систем. Прикладом формалізованих даних є представлення результатів діяльності компанії у вигляді наборів числових таблиць: фінансові звіти, баланс, грошові транзакції, платежі, оперативні зведення про виконання добових завдань, замовлення, накладні і т.д. Дії з формалізованими даними легше автоматизуються і можуть проходити практично без участі людини.

Частина інформації спочатку є неформалізованою, але піддається частковій формалізації матричними методами. Наприклад, для того, щоб оцінити вплив чинників зовнішнього оточення або у відповідь дії самого підприємства, часто застосовуються матриці BCG (Boston Consulting Group). Для оцінки ступеня успішності бізнесу по характеристиках отримання і витрачання грошових коштів на підтримку діяльності або для оцінки перспектив бізнесу на конкретному ринку в конкретній ціновій обстановці використовується матриця GEMPM (General Electric Multifactor Portfolio Model) з Portfolio-аналізу.

Матриця будується по деякому алгоритму, який заповнює клітки матриці формальними параметрами, що мають реальний неформальний сенс. Наприклад, осередки матриці BCG (2х2) - "знаки, питань", "зірки", "дійні корови", "собаки". Матриця GEMPM будується в системі координат "сила бізнесу - привабливість ринку", оцінки проводяться по дев'яти параметрах (матриця 3х3). У цих випадках прийняття рішень здійснюється тандемом "людина-комп'ютер": оптимальне рішення вибирає людина, користуючись набором сценаріїв, наданих комп'ютером. Сценарії будуються за принципом "що, якщо…?" за допомогою систем підтримки прийняття рішення (Decision Support System - DSS).

Значна частина даних, особливо на верхньому рівні управління, буває неформалізованою - політичні новини, відомості про партнерів і конкурентів, інформація з фондових і валютних бірж, зведені неформальні звіти по періодах, ділове листування, протоколи зустрічей, семінарів, наукові публікації і огляди, гіпертексти в Інтернеті. Такі дані найважче формалізуються, але їх аналіз є обов'язковою складовою діяльності вищого керівника. В цьому випадку основна тяжкість в ухваленні рішення і відповідальність за його результати лежить на керівнику - тут величезну роль грають його знання, діловий досвід, компетенція і, звичайно, інтуїція. Комп'ютерні, інформаційні експертні системи (Expert System - ES) тільки доповнюють ці якості.

Якщо дані є недостатньо структурованими і фрагментованими серед різноманітних платформ, операційних систем, різних СУБД і додатків, то особливо важливим процесом є концентрація за деякими узгодженими правилами цих даних в масиви, звані метаданими (Metadata). Рішення для управління метаданими надають розширені можливості доступу до масивів структурованих даних разом з відображенням їх взаємостосунків з іншими масивами інформації. Використання спеціальних сховищ - репозиторіїв (Repository) - також може раціоналізувати або додати сенс цим даним за рахунок ідентифікації і порівняння.

Робота з неформалізованими даними викликає значні труднощі. Ці структури даних, розбиті на категорії, досить складно підтримувати за допомогою репозиторія. Особливе це торкається систем управління сенсом і змістом (Content Management Systems - CMS), а також документацією. Спеціалізовані репозиторії і пошукові машини надають тільки окремі рішення, і жодне з них не покриває весь спектр даних. Проте, для вирішень на базі репозиторіїв існує можливість об'єднання як формалізованих, так і неформалізованих метаданих, що може бути досягнуто шляхом розробки відповідних інтерфейсів до цих нових технологій. Подібний репозиторій стане центральним каналом доступу до всіх корпоративних масивів даних, ідентифікуючи взаємостосунки між даними, а також те, наскільки співробітники, замовники і партнери їх використовують.