Контрольные вопросы

1. Какие цели преследует классификации документов?

2. Какие группы документов входят в административную систему документации?

3. Каким целям служат организационно-распорядительные документы?

4. Какие виды документов можно отнести к организационно-распорядительным м справочно-информационным?

5. Какие документы можно отнести к категории по личному составу?

6. Какие распорядительные документы издаются на принципах единоначалия и коллегиальности?

Лекция 4. Общие требования к оформлению документов

4.1 Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению.

Делопроизводство регулируется государством посредством законов, стандартов, правил, методических рекомендаций. Тем, кто работает с документами необходимо знать и соблюдать законы Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», «О государственном языке Российской Федерации», «Об электронной подписи», «Об обращении граждан» и др.

Законы определяют общие понятия ДОУ, закрепляют правила оформления различной документации, а также ответственность за ее сохранность. Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документа­ции закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организацион­но-распорядительной документации. Требования к оформлению до­кументов». Этот стандарт устанавливает со­став реквизитов, зоны и последовательность их размещения на стандартном листе бумаге.

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» определяет правила построения формуляра документов и унифицированных форм.

Требования к составу реквизитов определяются ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на ма­шинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычисли­тельной техники. Основные положения»

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих доку­ментной записи юридическую силу документа, и являются обя­зательными.

Терминология по защите информации закреплены в ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения»

С появлением в делопроизводстве электронных технологий создания и передачи информации использование цифровой подписи для придания ей юридической силы появился ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи»

Помимо государственных стандартов требования в части работы с документами определяют, вышедшие в 2007 году Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Необходимо постоянно следить за новыми нормативными документами и актуализировать имеющиеся, если в них со временем были внесены какие-либо изменения.

4.2 Требования к составу реквизитов

Расположение и правила оформления реквизитов в документе регламентированы государственными стандартами.

ГОСТ 6.10.5-87 закрепляет унифицированный формуляр-образец, устанавливаются требования оформления реквизитов документа, форматы бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположение частей и зон, расположение реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет реквизи­ты управленческих документов, их месторасположение и правила оформления. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. В одном документе никогда не могут быть использованы все реквизиты стандарта одновременно. Количественный и качественный состав реквизитов зависит от вида документа, его назначения и производственной необходимости. Кроме того, некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, а значит, в конкретном документе их будет гораз­до меньше.

Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.