7.5 Справка

Справка подтверждает факты или события в определенный отрезок времени.

Справки различают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события производственной деятельности и размеры денежного вознаграждения. Их составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Текст такой справки состоит из двух частей: в первой части справки излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. Если в справке фиксируются события определенного отрезка времени, то это должно быть отражено в заголовке: «О комплектовании заказа на 2003 год».

Справки выходящие за пределы организации оформляются на общих бланках формата А 4. Они подписываются руководителем предприятия и заверяются печатью. Внутренние справки оформляются с теми же реквизитами, но на чистом листе бумаги. Датой справки является дата ее подписания.

2. Ко второй категории относятся справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности, места проживания, стаж работы и т.д. Они выдаются по запросам заинтересованных лиц и учреждений. Как правило, при составлении таких справок применяются унифицированные трафаретные бланки. Подписывают такие справки руководителем организации и заверяются печатью.

Формуляр-образец СПРАВКИ состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, 25. Например:

Оао «заря»

пр. Мира 17, г. Омск 644050

тел. 65 04 67

С П Р А В К А

20.06.2004 № 234

Строительный трест № 5

Соколов Игорь Валерьевич работает слесарем-сантехником ОАО «Заря» с 23.02.1998 г. по настоящее время.

Директор Личная подпись Ю.Р. Рыков

Таким образом, информационно-справочные документы являются эффективным инструментом делового общения, отражением профессионального уровня работника.

Контрольные вопросы

1. Каким целям служат справочно-информационные документы?

2. Какие виды документов можно отнести к этой группе?

3. Отличие внутренней и внешней переписки?

4. В каком случае Вы должны написать объяснительную записку от физического лица, а в каком от должностного? В чем отличие их оформления?

5. В чем отличие докладной записки от служебной? Структура записки.

6. Какую информацию фиксируют в акте? В каком случае акт подлежит утверждению?

7. Какие виды справок вы знаете? В чем их отличие?

8. Виды письма? Какие элементы в тексте письма могут оказывать психологическое влияние на делового партнера?

9. Каковы правила применения этикетных элементов в видах внешней переписки?

10. Можно ли пояснительную записку к видам переписки?

Лекция 8 Организация работы с документами

8.1 Технология работы с документами

Организация работы с документами представляет собой комплекс делопроизводственных операций, которые придают им силу официальных документов или сопровождают работу с ними.

Классификация документов по их месту происхождения позволяет выделить три группы: входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы поступают от сторонних организаций и частных лиц. Исходящие предназначены для передачи информации в другие учреждения. Внутренние документы создаются самой организацией для реализации своей деятельности.

Для каждой группы документов характерны определенные виды делопроизводственных операций. Последовательность их выполнения обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа и т.п. Не соблюдение или нарушение этого порядка может лишить документ юридической силы, привести к нарушению производственного процесса, нанести экономический ущерб, т.к. от четкой документационной организации зависит оперативность выполнения административного указания, т.е. самой работы. Задержка исполнения документов может сделать информацию не актуальной, а значит бесполезной.

Каждой группе документов соответствует определенный технологический процесс их обработки. Последовательность операций для входящих документов можно представить следующим образом:

- прием входящей корреспонденции;

- процедура входящей регистрации;

- размётка;

- резолюция;

- передача на исполнение.