Контрольные вопросы

1. Что такое делопроизводство?

2. Что такое документирование и документооборот.

3. Из каких элементов состоит документ?

4. Что означает процесс документирования?

5. Что такое юридическая сила документа?

6. Какие виды материальных носителей Вы знаете?

7. Когда появился термин «делопроизводство»?

8. Дайте определение термину «система документации»

9. Какие документы можно отнести к категории личного происхождения?

10. Какие функции документа можно отнести к категории общих, а какие к специальных?

11. Что определяет юридическую силу документа?

Лекция 3 Классификация документов. Классификация административной системы документации

3.1 Общая классификация документов

Классификация документов определяет принципы и методы работы, позволяет сгруппировать их в отдельные папки и массивы, что необходимо для создания информационно-поисковой системы (ИПС) предприятия.

Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.

Документы различаются по:

- видам: организационно-распорядительные,

справочно-информационные, по личному составу;

- форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;

- содержанию – простые, сложные;

- происхождению – официальные, личные; - месту их создания – внешние, внутренние;

- срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;

- по степени конфиденциальности – секретные и несекретные;

- средствам фиксации – рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы;

- стадиям оформления - оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;

- срочности исполнения – срочные, несрочные.

Цель классификации документов преследует:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления;

2. Повышение ответственности исполнителей;

3. Разграничение функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполнителей;

4. Четкое распределение информации;

5. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.

Значение классификации документов:

1. Обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

2. Повышение оперативности работы с документами.

Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации не зависимо от формы собственности и правовой организации.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Основной признак классификации – содержание документа.

3.2 Классификация административной системы документации

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно–распорядительная документация (ОРД) - положения, уставы, правила, инструкции, приказы, решения, указания, структура предприятия, протоколы, штатное расписание, регламент и т.д.

2. Справочно-информационная документация (СИД) - письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и д.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.д.

Организационно–распорядительная документация служит целям организации и управления, для их реализации создаются такие документы как устав, положение, структура предприятия, штатное расписание, регламент и должностная инструкция, а также различного рода инструкции, призванные организовать какие-либо процессы (технические, технологические, обеспечение техники безопасности т.п.).

Администрирование организаций, учреждений, предприятий осуществляются посредством распорядительных документов: постановлений, приказов, распоряжений, указаний, протоколов и решений. Они издаются для разрешения организационно-производственных задач и являются обязательными для исполнения.

Все распорядительные документы можно подразделить на две группы:

- распорядительные документы по основной деятельности;

- распорядительные документы по личному составу.

Каждая из групп подразделяется в зависимости от назначения и решаемых ими управленческих задач на подгруппы.

Распорядительные документы по основной деятельности:

-организационные распорядительные акты (приказы, распоряжения, решения, протоколы). В них отражаются все изменения структуры: создание, переименование, разделение и слияния структурных подразделений и т.п.

- распорядительные акты по основной деятельности (приказы, распоряжения, указания), регулирующие вопросы производственной деятельности.

Распорядительные документы по личному составу:

- распоряжения (приказы) по личному составу документируют возмездные отношения между работником и работодателем (прием, перевод, увольнение и т.д.) Информация этих приказов обязательно фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке.

- кадровые распоряжения и приказы. Они решают текущие кадровые вопросы и записью в трудовой книжке не сопровождаются.