- •Документационное обеспечение управления
- •Лекция 1. Введение
- •Лекция 2. Терминологическая база и основные понятия документоведения. Функции документа. Системы документации
- •2.1 Базовые понятия и термины доу
- •2.2 Функции документа
- •2.3 Системы документации
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 3 Классификация документов. Классификация административной системы документации
- •3.1 Общая классификация документов
- •3.2 Классификация административной системы документации
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 4. Общие требования к оформлению документов
- •4.1 Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению.
- •4.2 Требования к составу реквизитов
- •4.3 Общие требования к оформлению реквизитов документа
- •«Сатурн»
- •Государственная академия управления
- •Институт управления и бизнеса
- •Омский государственный технический университет
- •П. С. Селиванову
- •Утверждаю
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 5. Бланки документов. Типы бланков.
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 6. Организационно-распорядительные документы
- •6.1 Организационные документы
- •6.2 Должностная инструкция
- •6.3 Распорядительные документы
- •6.4 Приказ по основной деятельности
- •Дальневосточный государственный университет
- •6.5 Выписка из приказа
- •6.6 Постановления, распоряжения и указания
- •6.7 Протокол
- •Регистрационный лист к протоколу общего собрания акционеров № 12 от 15.09.2003
- •1. Слушали
- •2. Слушали
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 7. Справочно-информационные документы
- •Утверждаю
- •Виды внутренней переписки
- •7.2.1 Докладная записка
- •Докладная записка
- •А.С. Федорову
- •7.2.2 Служебная записка
- •7.3. Объяснительная и пояснительная записки
- •Внешняя переписка
- •7.4.1 Письмо
- •7.5 Справка
- •Оао «заря»
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 8 Организация работы с документами
- •8.1 Технология работы с документами
- •8.2 Прием входящей корреспонденции.
- •8.3 Технологический процесс обработки исходящих документов
- •8.4 Организация работы с внутренними документами
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 9 Информационно-поисковая система документации
- •9.1 Регистрация документов
- •9.2 Виды информационно-поисковых систем. Номенклатура дел.
- •Контрольные вопросы
- •10. Заключение
- •Библиографический список
- •Содержание
8.3 Технологический процесс обработки исходящих документов
Он может быть представлен в последовательности:
- создание и печать исходящего документа;
- подписание на уровне структурного подразделения, создавшего документ;
- согласование, визирование на уровне административных служб (экономисты, бухгалтерия, руководители по направлениям и т.д.);
- подписание исходящей корреспонденции у руководителя;
- регистрация;
- отправка.
Инициация документа в большинстве случаев исходит от структурных подразделений и специалистов, которые отвечают за конечный результат, т.е. за содержание документа, правильность его оформления и полное соблюдение всех бюрократических операций, которые обеспечивают юридическую силу отправляемой корреспонденции.
Согласие руководителя организации с содержанием письма и готовность взять за него ответственность выражается в его личной подписи, которая может удостоверяться в отдельных случаях печатью предприятия. Удостоверяются печатью документы, содержащие важные финансово-юридические вопросы, например, гарантийное письмо.
Письма оформляются на фирменных бланках предприятия. Их печатают в двух экземплярах: первый за подписью руководителя организации отправляют стороннему адресату, а второй с визами на уровне структурного подразделения, руководителей по направлениям и служб остается в отделе автора, для информационно-справочных целей, что определяет соответствующие правила регистрации.
Особенности регистрации заключается в следующем:
- индексацию производят, как в первом, так и во втором экземплярах отправляемого документа. При этом в журнал регистрации исходящих документов вносятся сведения об отправляемом документе:
- дата и номер документа проставляется в зоне адресанта;
- информация об адресате;
- краткое содержание;
- количество листов и экземпляров письма;
- количество листов и экземпляров прилагаемых к нему документов;
- дату фактической отправки.
Оправка включает в себя:
- упаковку корреспонденции в конверты, пакеты, бандероли;
- написание адреса;
- составление описи отправки;
- отправка через почтовые отделения, курьерские службы или работников.
8.4 Организация работы с внутренними документами
Организация работы с документами зависит от вида документа, но в целом может быть представлена так:
- инициация, создание и печать;
- согласование, визирование;
- подписание;
- утверждение;
- регистрация;
- передача по назначению;
- текущее хранение в информационно-справочных целях;
- передача на архивное хранение;
- уничтожение документа.
Основные виды работ можно представить в виде таблицы:1
Документирование |
Операции делопроизводства |
Внутренние документы |
Исходящие документы |
Входящие документы |
Составление проекта документа |
обязательно |
обязательно |
не используется |
|
Согласование проекта документа со специалистами |
возможно |
возможно |
не используется |
|
Печать и проверка правильности оформления документа |
обязательно |
обязательно |
не используется |
|
Подписание, утверждение документа руководителем |
обязательно |
обязательно |
не используется |
|
Регистрация |
возможно |
возможно; отправка |
возможна, разметка |
|
Организация работы с документами |
Прием, сортировка, обработка поступающих документов |
обязательно |
возможно |
обязательно |
Рассмотрение документов руководителем (резолюция) |
возможно |
не используется |
возможно |
|
Контроль исполнения |
возможно |
возможно |
возможно
|
|
Исполнение документов |
обязательно |
возможно |
обязательно
|
|
Текущее хранение и использование |
обязательно |
обязательно |
обязательно
|
|
Формирование дел |
обязательно |
обязательно |
обязательно
|
|
Передача на архивное хранение или уничтожение документов |
возможно |
возможно |
возможно
|
Таким образом, организация работы с документами или управление документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.