4. Глосарій

Акт - офіційний документ, складений групою служ­бових осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

Анкета – це спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа.

Делегування - це передавання підлеглому виконання завдань або діяльності із сфери дій керівника.

Діагностика часу – це виявлення видів діяльності, на які час витрачається даремно, яку можуть виконувати інші особи, яка віднімає час у інших.

Діловодство – це створення, приймання-передавання, зберігання, опрацювання документів.

Документація – це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємоповязаних документів.

Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін.

Визначити пріоритетність - означає прийняти рішен­ня про те, яким із завдань слід надати першочергового, а яким другорядного значення.

Доручення регламентує тільки зміст завдання, залишаючи підлеглим право у виборі способу дій, а іноді і термінів виконання.

Засідання - це форма організації роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи).

Збори - це спільна присутність у певному місці людей, об'єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).

Кінцеві функції – це функції, виконання яких пов’язано з досягненням певного результату в діяльності організації в цілому.

Кооперація праці являє собою об'єднання, взаємодію групи робітників в процесі спільного виконання взаємопов’язаних трудових процесів.

Команда - це наказ, що віддається усно.

Локальні функції – це функції, що реалізуються у межах підрозділу, є обслуговуючими по відношенню до інших видів функцій та, як правило, відображені тільки у посадових інструкціях.

Менеджер - це керівник або фахівець, який займає постійну посаду та має повноваження в області прийняття рішень з конкретних видів діяльності підприємства, що функціонує у ринкових умовах.

Наказ зобов'язує підлеглих певним способом, точно та у встановлений термін виконати завдання, що складає сутність розпорядження, і за змістом буває наказом, в якому будь-що наказується, забороняється або інструктується.

Нарада - це форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.

Наскрізні функції - це функції, які відображені у положеннях про структурні підрозділи і пов’язані з виконанням спільних робіт кількома підрозділами.

Наукова організація праці передбачає систематичне впровадження досягнень науки і передового досвіду та дозволяє найкращим чином поєднувати техніку і людей в єдиному виробничому процесі, забезпечує найбільш ефективне використання матеріальних і трудових ресурсів, безперервне підвищення продуктивності праці.

Нормування праці - це встановлення міри витрат праці на виконання певного обсягу робіт у даних організаційно-технічних умовах.

Норма керованості - це кількість працівників, якими найбільш ефективно може управляти керівник.

Норма обслуговування передбачає якісне обслуговування даним працівником апарату управління певної кількості працюючих.

Організаційною техніка (техніка управління) - це сукупність засобів, що використовуються для раціональної організації та автоматизації управлінських робіт з метою підвищення оперативності, ефективності і культури управління.

Переговори - це засіб, взаємозв'язок між людьми, призначені для досягнення угоди, коли обидві сторони мають співпадаючі або протилежні інтереси.

Пояснювальну записку використовують для пояснен­ня ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків пра­цівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого.

Принцип Паретто: 20% витрат праці на дійсно важливі проблеми забезпечують 80% резуль­тату. На решту 80% витрат праці на другорядні пробле­ми припадає тільки 20 % результату.

Принцип фіксованої відповідальності (при делегуванні повноважень): за керівником у будь-якому випадку залишається управлінська відповідальність, яка не може бути делегована.

Протокол - це документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конфе­ренціях і засіданнях колегіальних органів, або документ, складений офіційною особою для посвідчення будь-якого факту.

Рада залишає певну волю виконавцю у відношенні змісту завдання, зберігаючи непорушною лише основну його суть.

Регламентація - це встановлення і дотримання певних правил, положень, інструкцій, нормативів та інших нормативних документів, заснованих на об'єктивних закономірностях розвитку системи управління. При цьому виділяється коло питань, що підлягають жорсткій регламентації, і питання, для яких потрібні лише рекомендації.

Робоче місце керівника – це кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Розподіл управлінської праці - це об'єктивний процес відокремлення її видів у самостійні сфери трудової діяльності різних груп управлінських працівників.

Розпорядження - це повідомлення, передане керівником підлеглим, що стосується змісту і результатів їх діяльності.

Роль - це очікуваний набір дій або поведінки, що обумовлені роботою.

Спеціалізація полягає у закріпленні за кожним підрозділом певних функцій, робіт і операцій з покладанням на них повної відповідальності за кінцеві результати їх діяльності в процесі управління.

Стандартизація – це встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування.

Трафарет – це спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу.

Управлінська праця - це вид суспільної праці, основним завданням якого є забезпечення цілеспрямованої, скоординованої діяльності як окремих учасників спільного трудового процесу, так і трудових колективів в цілому.

Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Фотографія робочого часу: застосовується для встановлення структури його витрат протягом робочого дня менеджера.

Хронометраж – це спостереження і вимірювання витрат робочого часу на здійснення окремих елементів операції, що повторюється, або її загалом для аналізу прийомів праці, розробки нормативів або визначення причин відхилення від норм.