Тема 7. Документування в управлінській діяльності

1. Сутність і види управлінських документів.

2. Системи документації в управлінні. Процеси документування.

3. Адміністративний етикет.

В процесі вивчення першого питання “Сутність і види управлінських документів” студенту слід засвоїти, що фіксування інформації є обовязковим елементом управлінської діяльності у торговельних підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис.7.1):

I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:

1. документи на паперовій основі;

2. документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.

Документи на паперовій основі бувають:

а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою множувальної техніки або друкарським засобом).

У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95% усіх документів.

б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін).

Рис. 7.1 - Схема класифікації управлінських документів

II. За походженням документи поділяють на:

1) офіційні (службові) - направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;

2) особисті (іменні) - створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).

III. За видами діяльності розрізняють:

1. організаційно-розпорядчі документи;

2. документи з фінансово-розрахункових питань;

3. документи з постачально-збутових питань;

4. документи з особового складу.

IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид обєднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.

V. З погляду кількості відображених у них питань документи поділяють на:

1. прості (звичайно містять одне питання);

2. складні (з кількома питаннями).

VI. За місцем складання документи поділяють на:

1) зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):

а) вихідні – відправлені з підприємства;

б) вхідні – адресовані підприємству.

2) внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

VII. За місцем складання документи поділяють на:

1. внутрішні вхідні;

2. зовнішні вихідні.

VIII. За строками виконання розрізняють:

1. термінові документи;

2. нетермінові документи.

IX. За формою документи бувають:

1. індивідуальні;

2. типові;

3. трафаретні.

X. За засобами інформації документи поділяють на:

1. рукописно-друковані;

2. графічні;

3. фотокінодокументи;

4. звукові.

XI. За строками розрізняють документи:

1. постійного зберігання;

2. довгострокового зберігання;

3. тимчасового зберігання.

XII. За стадією утворення розрізняють:

1. оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);

2. чернетки;

3) копії документів (відбивають інформацію, яка містить оригінал, повністю або частково).

Існують три різновиди копій:

а) відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);

б) витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену у встановленому порядку);

в) дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.

XIII. За ступенем гласності розрізняють:

1) секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);

2) документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди);

Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.

3) звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).

При вивченні другого питання “Системи документації в управлінні. Процеси документування” студент повинен усвідомити наступне.

Документація – це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємоповязаних документів.

У торговельних підприємствах використовують такі види документації:

- нормативно-технічна – комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЄСКД), Уніфікована система документації (УСД);

- проектна – документи, які використовують при проектуванні підприємства – будівельні норми і правила, норми технологічного проектування та ін.;

- конструкторська (технічна) у вигляді графічних (креслення, схеми) і текстових (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації торговельно-технологічного обладнання) документів;

- виробнича (технологічна) – технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.

Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.

Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.

Для оформлення організаційно-розпорядчих доку­ментів використовують спеціальні бланки.

Бланк – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому по­стійною інформацією і місцем для змінної інформації.

Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити.

Реквізит - елемент офіційного доку­мента, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

До реквізитів документа належать: Державний герб України; емблема організа­ції або підприємства; зображення нагород; код підприємства, установи; код документа; назва міністерства або відомства; назва установи, ор­ганізації або підприємства; назва структурного під­розділу; індекс підприємства зв'язку, поштова і те­леграфна адреса, номери телетайпу (абонентського те­леграфу), факсу, телефону, рахунку у банку; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс і дату документа, що надходить; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; позначення про контроль; текст; позначення про наявність додатку; підпис; гриф погодження; візи; печатка; позначення про завірення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; позначення про виконання документа і направлення його у справу; позначення про перенесення даних на машинний носій; позначення про надход­ження.

Дата - один з обов'язкових реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою наказу, листа, довідки, доповідної або пояснювальної записки, заяви, вказівки, розпорядження є дата підписання їх; поста­нови і рішення - дата прийняття їх колегіальним органом; статуту, звіту, інструкції, плану - дата затвер­дження; акта, протоколу - дата зафіксованої у ньому події, яка, як правило, збігається з датою складання цих документів.

Посилання на індекс і дату вхідного документа ви­користовується на бланках для листів і складається з постійної частини «на №__ від__», що включає номер і дату, зазначені в документі, на яких дають від­повідь.

Адресатом документа може бути організація, її струк­турний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.

Як правило, документ адресують підприємству або в його структурний підрозділ без зазначення посад і прі­звищ, наприклад:

Міністерство зв'язку України

Планово-економічне управління

або

Завод «Маяк»

У внутрішньовідомчому листуванні за умови наяв­ності постійних кореспондентів зазначають структурні підрозділи, посаду і прізвище посадової особи, напри­клад:

Завод «Маяк»

Технічний відділ

Начальнику бюро нормативів

Сидорову О. С.

Назви установи і підрозділу зазначають у називному відмінку, посаду і прізвище - у давальному.

Якщо документ адресують керівнику організації або його заступнику, то назва організації входить до складу назви посади адресату, наприклад:

Директору заводу «Маяк»

Петренко В. Д.

Гриф затвердження. Затвердження документа свід­чить про поширення дії його на певне коло установ, по­садових осіб і громадян.

Документ затверджується оформленням реквізиту «гриф затвердження», який містить такі елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», назву посади особи, що затверджує документ (включаючи назву організації, якщо вона не входить до складу реквізитів бланку), особистий підпис і розшифрування його, дату:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу