Підготовка доповіді і проекту рішення

Підготовка доповіді передбачає: вибір доповідача, власне підготовку доповіді, її обговорення і коригу­вання.

При виборі доповідача враховують такі фактори:

- значення проблеми; іноді доцільно, щоб з допо­віддю виступав керівник, підкреслюючи тим самим важ­ливість питання;

- наявність серед підлеглих працівника, що знає цю проблему, вміє викласти матеріал і користується авто­ритетом у колег;

- необхідність у процесі наради вести полеміку з вузькопрофесійних питань, до якої керівник може бути не готовий (наприклад, у період переходу підприємств і об'єднань на нові умови господарювання на численних зборах трудових колективів і нарадах виступали з допо­відями, як правило, не перші керівники, а головні еко­номісти, начальники планових, економічних, фінансових відділів та інші працівники);

- бажання керівника активізувати підлеглих, під­вищити ступінь їхньої участі у проведенні тих або інших заходів.

Керівник обговорює з доповідачем мету, яку він ста­вить перед нарадою, основні ідеї доповіді, її структуру, передбачувані рішення.

План доповіді може складатися з таких пунктів: вступ, основ­на частина доповіді, пропозиції (рекомендації), висновок.

У вступі формулюють мету (завдання) наради, поло­ження, що визначають її актуальність, передбачувані результати (виробити рекомендації, прийняти рішення тощо). Слід чітко визначити предмет обговорення і на­прям дискусії.

В основному розділі формулюють усі питання, що підлягають розгляду, подають їх характеристику (при­чини, фактори, обставини, умови) і зазначають шляхи вирішення.

Рекомендації слід виділити особливо. У ряді випад­ків доцільно подавати альтернативні варіанти, щоб при­сутні могли самостійно зробити вибір.

Висновок може бути представлений у вигляді під­сумків або висновків. У першому випадку йдеться про стислий перелік основних положень доповіді, у друго­му - на основі викладених аргументів роблять виснов­ки і узагальнення. В обох випадках у висновку не рекомендується використовувати нові дані та аргу­менти.

У ряді випадків одночасно із доповіддю готують проект рішення. Якщо доповідь є результатом індивіду­альної творчості керівника (доповідача), то до вироб­лення проекту рішення наради слід залучати спеціалі­стів, керівників, тих працівників, які його виконува­тимуть.

Проект рішення повинен бути конкретним, містити чіткі й однозначні формулювання із зазначенням вико­навців, строків виконання, передбачуваних результатів, форм контролю.

На практиці при проведенні нарад у багатьох випад­ках відмовляються від доповідей. Підготовлену замість доповіді інформацію заздалегідь передають учасникам наради. Ефективність таких нарад вища, ніж традицій­них. Учасники мають можливість серйозніше озна­йомитися з матеріалом, ретельніше продумати свою позицію.

Підготовка документів і приміщення

Підготовка документів для учасників наради має за мету:

• скоротити час на викладення доповіді;

• переко­натися в тому, що усі ознайомлені з положеннями і фак­тами, які обговорюватимуться на нараді;

• сконцентрувати увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними.

Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тези, висновки, пропози­ції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо.

Документи для учасників наради слід готувати і вру­чати заздалегідь.

Підготовка учасників до наради передбачає:

- визначення своєї ролі у розв'язанні завдань, постав­лених перед нарадою, з'ясування своєї позиції з питань, які передбачається обговорити;

- докладне ознайомлення з документами;

- чітке формулювання запитань до ведучого й учас­ників;

- підготовку матеріалів (даних, аргументів, фактів) до полеміки;

- підготовку тексту виступу.

Приміщення підбирають з урахуванням чисельності учасників, щоб кожен міг добре бачити і слухати допо­відача. Приміщенням, де проводять нараду, як правило, є кабінет керівника або зал (кімната) для нарад.

2-й етап: Проведення наради

Проведення наради включає:

- відкриття наради;

- оголошення доповіді;

- відповіді на запитання;

- обговорення доповіді.

Відкриття наради

Відкриваючи нараду, керівник, як правило, оголо­шує коротку вступну промову. Він повідомлює склад при­сутніх, у разі потреби поіменно називає усіх або деяких учасників.

Потім оголошують порядок денний наради та повідомлюють регламент. При цьому доцільно вказати (нагадати) мету і завдання наради, коротко охарактеризувати проблеми, поставлені перед його учасниками (актуальність, важливість, труднощі, що виникають при їх вирішенні), підкреслити їх практичне значення.

Тривалість вступної промови, як правило, становить 5-7 хв.