Стандартизація ділового тексту

Укладач документів завжди обмежений щодо форми та способу викладу певними правилами й мусить не відходити від них, тобто дотримуватися унормованих стандартів. Вимоги щодо укладання і форма кожного документа, як правило, обумовлені його призначенням (соціальними, економічними та

11

психологічними особливостями офіційного спілкування). Стандартизація як риса стилю є виправданою, оскільки полегшує та прискорює пошук потрібної інформації, її сприймання, економить час на укладання тексту документа.

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії:

1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв`язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, характеристика та под.).

2. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка та под.).

3. Документи з високим ступенем стандартизації, котрі мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуговуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт і под.).

Бланки цих документів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки тощо).

Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації (1), послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.

Розповідь – спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хронологічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цього принципу є лише наголошування залежності роз`єднаних у часі, але внутрішньо пов`язаних подій (автобіографія, протокол, характеристика та под.).

Опис – це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (акт, наказ, розпорядження, постанова та под.).

Міркування - це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і, як правило, доводить певне положення шляхом причинно-наслідкових зв`язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв`язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими і правдивими доказами (службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція та под.).

Укладання документів із 2 і 3 рівнем стандартизації можна звести до таких трьох операцій:

- вибір серед запропонованих стандартних конструкцій необхідної в конкретному випадку;

- уважне заповнення формуляра;

- побудова за наведеними зразками формулювань, не передбачених даним

формуляром бланка.

12

Назва установи банку

___________________

Назва підприємства

___________________

З а я в а - з о б о в` я з а н н я

Просимо надати кредит із позикового рахунка під розрахункові документи в дорозі на відвантажені товари й послуги, надані нами іноміським покупцям, а також на оплату чеків за послуги транспорту й підприємства зв`язку.

Для забезпечення оплати заборгованості за позиками просимо приймати платіжні вимоги, що надаються на інкасо, реєстри рахунків для дрібних відвантажень, реєстри платіжних вимог за внутрішньоміськими рахунками і розрахунками, що проходять через Бюро взаємних розрахунків, а також довідки із розрахунків у порядку планових платежів.

Надаємо право банкові без особливого в кожному окремому випадку нашого розпорядження переказувати на наш розрахунковий рахунок суми кредиту при перевищенні забезпечення над заборгованістю за позиковим рахунком, а також списувати кошти з нашого розрахункового рахунка в разі перевищення боргу за позиковим рахунком під розрахункові документи в дорозі над сумою наданого забезпечення.

Інструкція про безготівкові розрахунки й кредитування з операцій, пов`язаних із рахунками, відома, і ми зобов`язуємося її виконувати.

Директор (підпис) Розшифрування підпису

М.П.

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

“____”_______20__р.

57

в і д п о в і д а л ь н о ю о с о б о ю і н ш і й

Підстава: наказ по університету № 18 від 5 червня 2004 р.

Складений комісією:

Голова комісії: завідувач кафедри інженерної педагогіки та мовної підготовки доцент Січкар Г.Ю.

Члени комісії: старший лаборант кафедри Авдеєнко С.Т., доцент Козак Л.В.,

асистент Петров М.І.

Присутні: декан факультету інформаційних технологій доцент

Вербицький В.І.

06.06.2004 р. комісія перевірила наявність матеріальних цінностей у кабінеті й вирішила передати Петрову М.І. такі матеріальні цінності:

1. Магнітофон “Яуза-В”.

2. Діапроектор “Альфа”.

3. Кодоскоп.

Складено у трьох примірниках:

1-й примірник – бухгалтерії;

2-й примірник – кафедрі;

3-й примірник – факультету.

Голова комісії (підпис) Г.Ю.Січкар

Члени комісії (підпис) С.Т.Авдеєнко

(підпис) Л.В.Козак

(підпис) М.І.Петров

Присутні: (підпис) В.І.Вербицький