Документ та його функції

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством).

Сучасний термін “документаційне забезпечення управління” є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.

Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Носій – це матеріальний об`єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числі в перетвореному вигляді.

Разом із паперами нині широко використовуються й нові носії – магнітні стрічки, дискети, диски, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматизовані засоби.

Документування – регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.

Юридична сила – здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів – обв`язкових елементів укладання документа.

Держстандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але й зони, і послідовність їх розташування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі складають його формуляр.

Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні.

У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

Критерії класифікації документів

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів:

6

У результаті перевірки стану фінансової дисципліни комісія прийшла висновку, що...

Комісія пропонує: ...

Голова комісії

Члени комісії

27. Оформіть заяву-зобов`язання з проханням про надання кредиту на сезонні

витрати.

63

за ___________________________________________________________________

сплатити суму __________________________________________________ гр.

Виконавець____________________________________________________________

зареєстрований: вул. ______________, буд. ________________, кв. ____________,

м.______________.

Паспорт серії ________________ № _____________, виданий _________________

______________________________________________________________________

(ким, дата видання)

Родинний стан _________________________________________________________

Рахунок ощадної книжки № _____________________________________________

в ощадному банку № ________________, розрахунковий рахунок _____________

районного відділення Житлосоцбанку № __________________________________

Строки угоди:

Замовник Виконавець

23. Укладіть доручення для одержання посилки, бандеролі, стипендії, платні тощо.

24. Виправте помилки та відредагуйте поданий документ.

Довіреність.

Мной, Свістун Александром Даніловічем паспорт № 2456709 серія КЕ, живу за адресом м. Дніпропетровськ пл. Короленко д. № 5, кв. № 65 дано цю доверенність Карпенко С.В. щоб він получив на почті перевод на моє приз віще.

(підпис) А.Д.Свістун

25. Оформіть документ, у якому говориться про те, що Ковалів Михайло Миколайович отримав на складі фірми “Майстер” приладдя на суму 2050 гривень 23 лютого 2004 року. Назвіть реквізити цього документа.

26. Відредагуйте та допишіть текст акта відповідно до вимог його оформлення

АКТ № 5

м.Кривий Ріг 26.04.2004

Перевірка фінансової дисципліни підприємства з обмеженою відповідальністю “Орбіта”.

Підстава: планова перевірка податкової інспекції Дзержинського району

м. Кривого Рогу.

Наказ № 154 від 22.04.2004 р.

Складено комісією

Голова:

Члени комісії:

Присутні:

Комісія перевірила стан фінансової дисципліни підприємства з обмеженою відповідальністю “Орбіта” за період з 01.01.2004 р. по 26.04.2004 р.

Перевірці підлягала така документація: ...

62

Ознаки класифікації	Групи
1	2
За найменуванням (назвою) За змістом і спеціалізацією За призначенням За походженням За місцем укладання За напрямом (спрямуванням)	Автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін. Загальні: з адміністративних питань; з питань планування оперативної діяльності; із питань підготовки та розподілу кадрів; спеціалізовані: з фінансово – розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально - збутові, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін. Щодо особового складу: організаційно - розпорядчі, кадрово - контрактні; довідково - інформаційні; господарсько - договірні; обліково-фінансові; господарсько-претензійні; зовнішньоекономічні Службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань. Особисті (приватні) - укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено Зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами Вхідні, що надходять до закладу, підприємства, фірми Вихідні, що адресовані за межі установи, закладу, організації

7

1

2

За способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації За ступенем складності (кількість відображених питань, фактів) За стадіями створення За терміном виконання За ступенем гласності (секретністю) За юридичною силою

Стандартні, типові – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності, (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо) Нестандартні, нерегламентовані – лише певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, положення, інструкції, типові листи тощо) Індивідуальні – укладаються за загальними принципами й формою, але автор – укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (протокол, автобіографія, звіт, оголошення, запрошення та ін.) Прості (односкладні) – відображають одне питання чи один факт Складні – відображають два й більше питань чи фактів Оригінали; копії (відпуски, витяги, дублікати) Звичайні безстрокові (нетермінові) – виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги Термінові – укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми й под. Дуже термінові – зі спеціальною позначкою терміну Звичайні (несекретні) – для загального користування; для службового користування (ДСК) Секретні (С) та цілком секретні (ЦС) – для обмеженого користування Справжні – чинні, нечинні; підробні – фальсифікати

8

20. Охарактеризуйте контракт як господарсько-договірний документ з погляду: а) призначення; б) форми; в) ступеня гласності; г) складності.

21. Визначте функціональний різновид договору та заповніть формуляр документа.

ДОГОВІР № ___

на виконання робіт

м. Київ “____”_______20___ р.

МП “Астра” в особі директора Коваля В.П., що діє на підставі Статуту, далі названого Виконавець, з однієї сторони, і _______________ в особі __________ , що діє на підставі ____________ , названий далі Замовник, з другої сторони, уклали цей договір про таке:

1. Предмет договору

Замовник отримує, а виконавець зобов`язується виконати такі види робіт:

_________________________________________________________________

2. Обов`язки сторін

2.1. Виконавець:______________________________________________

2.2. Замовник: _______________________________________________

3. Порядок розрахунків

3.1. Замовник робить попередню чи повну сплату, що є підставою для початку робіт.

3.2. _______________________________________ .

3.3. _______________________________________ .

4. Відповідальність сторін

4.1. _________________________________________ .

4.2. _________________________________________ .

5. Заключні положення

5.1. __________________________________________ .

5.2. __________________________________________ .

Цей договір складено у двох примірниках, він вступає в силу з моменту його

підписання і діє до підписання акта виконаних робіт.

6. Юридичні адреси сторін

Замовник: ____________ Виконавець _______________

Підписи сторін

Печатка Печатка

22. Напишіть трудову угоду за поданим зразком

ТРУДОВА УГОДА

_______________________ “____” ____________ 20___ р.

(місце підписання)

Цю трудову угоду укладено між _________________________________________

в особі _______________________________________________________________

і ____________________________________________________ про подане нижче:

__________________________________ з __________________________________

61

семінару для директорів парків і клубів, виробників атракціонів та обладнання для відпочинку, спеціалістів сервісних фірм сфери дозвілля, який проводитиметься з 23 лютого 2004 року Асоціацією працівників парків культури України та Міністерством культури і мистецтв України у місті Чернівцях, за адресою: ЦПКіВ ім. Шевченка, вул. Садова.

Організатори

15. Укладіть службовий лист з проханням надати деякі послуги.

16. Виправте помилки та відредагуйте поданий документ.

Ісполкому м. Дніпропетровська

Віділу житлово комунального

Господарства п. Николаєнко А.А.

Разом з цим листом надсилається акт обстеженя стана кв. №№ 12, 56, 58, 60, 61 по адресу пр. Гагаріна б. № 12 та кв. №№ 34. 36, 46, 48 по адресу д. № 6 вул. Артема, для приймання конкретних мір що до срочного ремонта даха в вище сказанніх будинках.

Голова

контрольно ревізійної

комісії (підпис) Попов В.А.

.

17. Напишіть доповідну записку проректорові з навчальної роботи з пропозицією внести зміни до навчального плану.

18. Оформіть пояснювальну записку про порушення трудової дисципліни студентами вашої групи.

19. Виправте помилки в оформленні документа.

ПРОТОКОЛ № 5 14 квітня 2005 р.

Присутні:

Відсутні:

П о в і с т к а д н я:

1. Затвердження складу комісії по контролю дисципліни.

Слухали: Інформацію голови Лисенко В.І. про стан дисципліни в колективі та необхідність створення комісії по контролю дисципліни.

Виступили: Гавриленко І.Я., Іванова Е.Н., Коваль А.П., Петренко А.Р.

Ухвалили: До 20.05.2004 р. створити комісію по контролю дисципліни в колективі в складі 15 осіб. Список додається.

60

1	2
За технікою відтворення За терміном зберігання	Рукописні; відтворені механічним способом Тимчасового (до 10 р.) зберігання; тривалого (понад 10 р.) зберігання; постійного зберігання

У свою чергу, документи поділяються за призначенням та за найменуванням. Останні можуть називатися однаково, але виконувати різні функції.

Призначення (спеціалізація)	Назва (найменування)
1	2
Документи в управлінській діяльності
Організаційні документи Розпорядчі документи Довідково – інформаційні документи	Положення Статут Інструкція Правила Постанова Ухвала Розпорядження Накази та витяги з наказу Вказівки Відгуки Висновки Довідки Доповіді Службові, доповідні та пояснювальні записки Запрошення (повідомлення) Плани робіт Оголошення Службові листи (офіційна кореспонденція) Телеграми Факси Телефонограми

9

1	2
Документи колегіальних органів Документи з кадрово – контрактових питань Особисті офіційні документи	Протоколи та витяги з протоколу Автобіографії Заяви Особові листки (анкети) Резюме Характеристики Доручення Заповіти Заяви Посвідчення Розписки Списки
Спеціалізована документація
Документи з господарсько – договірної діяльності Документи з посередницької діяльності Документи з господарсько – претензійної діяльності	Контракт Договір на постачання Договір підряду Договір на матеріальну відповідальність Договір на спільну діяльність Договори оренди обладнання, транспорту, приміщення Договори щодо створення нових форм господарювання Господарські договори в науковій діяльності Трудова угода Договори про надання посередницьких послуг Договір про інформаційне обслуговування Протоколи розбіжностей до договорів Комерційні акти Претензійні листи Позовні заяви

10

6. Укладіть автобіографію, дотримуючись вимог оформлення цього виду документів. Назвіть її основні реквізити.

7. Що повинно бути викладено у тексті статуту? До якого типу документів він належить?

8. Охарактеризуйте положення як організаційний документ, визначте, який це документ за: а) найменуванням; б) призначенням; в) походженням; г) місцем виникнення; д) формою.

9. Перекладіть текст українською мовою, поясніть орфограми.

ПРИКАЗ № 10-л

12.04.04 г. Кривой Рог

Принять на должность экономиста фирмы Артемьева Ефрема Афанасьевича с 15 апреля 2004 г. с трехмесячным испытательным сроком, установив оклад в размере 700 гривень.

Основание: заявление Артемьева Е.А. и согласие начальника планового отдела Рогозина А.А.

Директор фирмы Л.М.Жуков

10. Напишіть накази:

а) про зачислення абітурієнтів до навчального закладу;

б) про заохочення працівників підприємства.

11. Від імені деканату свого факультету або дирекції підприємства складіть розпорядження про проведення суботника.

12. Укладіть довідку про свою заробітну платню, стипендію тощо.

13. Виправте помилки та відредагуйте поданий документ.

ДОВІДКА .

Довідку видано у тому, що студент Вовк Микола Іванович дійсно навчається на V-у курсі будівельному факультеті Криворізькому технічному університеті.

Ця довідка видана йому для пред’явлення її по місту вимагання.

Ректор

Проф. Вілкул Ю.Г. (підпис)

14. Подайте текст у вигляді телеграми, прагнучи до максимальної стислості.

Запрошуємо директора розважального комплексу “Кристал” (адреса: вулиця Артема, 52, місто Кривий Ріг) Федорова Олега Романовича взяти участь у роботі

59