5. Распорядительные документы. Разновидности, правила составления и оформления.

Распорядительные документы играют важную роль в управлении любых форм собственности.

Все распорядительные документы носят административный характер.

Для руководящих работников они являются средством исполнения управленческих функций по отношению к подчиненным учреждениям, предприятиям, организациям и отдельным лицам.

Отличительной особенностью распорядительных документов является то, что они исходят только от вышестоящих организаций или должностных лиц и обращены к нижестоящим, подчиненным организациям, отдельным лицам или группам лиц, то есть всегда направлены сверху вниз.

Органы государственной власти и государственного управления Российской Федерации, все учреждения, организации и предприятия отражают свою административно-управленческую деятельность в распорядительных документах.

Распорядительные документы государственной власти имеют общеобязательный характер и распространяются на действия всех физических и юридических лиц.

Распорядительный документ может носить и ограниченный характер, когда он адресован конкретной категории лиц или регулирует отдельную сферу деятельности. Распорядительные документы организации имеют статус схожий со статусом организационно-правовой документации. Отличие состоит в том, что распорядительные документы регулируют деятельность только своей организации. Если это распорядительный документ, изданный руководителем структурного подразделения, то только этого отдела.

Основная цель распорядительной документации организации заключается в регулировании деятельности организации в целом и ее структурных подразделений, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности организации, обеспечение ее ресурсами. Как видно из цели, в отличие от организационно-правовой документации, распорядительные документы необходимы для решения оперативных задач. Они нужны для обеспечения исполнения организационной документации, а также поступающей от вышестоящих органов директивной документации.

Основные функции распорядительных документов

1. регулирование деятельности организации: о порядке и графике работы, о закупе сырья и т.д. Такие документы называются распорядительными документами, регулирующими основную деятельность предприятия. Иногда подобные документы издаются в чрезвычайных ситуациях, например, в случае непредвиденных ситуаций, руководитель имеет право принять решение по изменению порядка работы, распорядительный документ, изданный в этом случае, придаст решению руководителя юридический статус.

2. разрешение конфликтов внутри организации или их предотвращение. Нередко, во избежание различного рода конфликтов, издается специальный распорядительный документ, в которой решаются вопросы об улучшении условий труда, выплате компенсаций, установления порядка взаимоотношений и т.д. Распорядительные документы такого рода издаются только в случае отсутствия соответствующего организационно-правового документа.

3. разъяснение, уточнение порядка деятельности сотрудников, отделов, организации в целом, например, об объявлении выходного дня, о порядке работы, о правилах предоставления скидок и т.д.

4. введение в действие организационно-правовой документации. Отличительной особенностью организационно-правовой документации является необходимость введение ее в действие, что осуществляется распорядительными документами. Распорядительные документы издаются как в случае необходимости разработки, внесения дополнений и уточнений, так и в случае введения в действие, доведение до исполнителей и лиц, контролирующих исполнение ОПД.

5. документирование трудовых отношений. Современное трудовое право обязывает работодателя осуществлять все операции, связанные с кадрами, соответствующими распорядительными документами (приказом, распоряжением).

В связи с тем, что распорядительные документы призваны регулировать, корректировать работу организации они должны строго соответствовать правовым нормам, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону, а также локальным нормативным актам организации (организационно-правовым документам).

Отличительной характеристикой распорядительных документов является и то, что они, как правило, имеют документальное основание для их издания. Под основанием для издания распорядительного документа следует подразумевать нормативные, нормативные документы различных органов власти, а также распорядительные документы вышестоящей организации. Например, основанием к изданию распоряжения об изменении порядка работы может быть приказ головной организации о переходе на летний график работы. В таком случае, в издаваемом распорядительном документе необходимо отметить выходные данные основного документа (в нашем случае приказа): наименование вида документа, органа и лица издавшего приказ, дату и регистрационный номер документа.

Основанием к изданию распорядительного документа может быть и любой внутренний документ, например, докладная записка начальника отдела охраны труда о регулярном нарушении сотрудниками правил безопасности. В этом случае издается приказ о соблюдении правил безопасности, где указывается в обязательном порядке исполнитель и лицо, на которое возложен контроль. Приказ устанавливает порядок выявления нарушителей и устанавливает наказание.

Основанием к распорядительным документом предложения, заключения, письма, аналитические и информационные справки, чаще всего – акты.