1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

• Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

• Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

• Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

• Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

• Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Помимо перечисленных нормативных, нормативно-методических документов, которыми руководствуются учреждения, предприятия, организации, существуют локальные нормативные документы, которые регламентируют процесс создания, движения, хранения и использования документов в конкретном учреждении, предприятии, организации. Положения данной документации обязательны для исполнения внутри организации и для третьих лиц, вступающих с ней в деловые отношения. Обычно такие документы называют организационной документацией, в состав которой входят: Учредительный договор; устав; положение о делопроизводстве; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции, стандарт предприятия.

4. Сущностные характеристики и состав организационной документации.

Организационные документы (organization (фр.) – устройство чего-либо, строение) определяют порядок создания, работы организации. Закрепляют ее структуру и штатную численность, права и обязанности структурных подразделений и должностных лиц.

В связи с тем, что организационные документы содержат свод правил и норм, их называют локальными нормативными или организационно-правовыми документами.

Основная цель организационно-правовых документов, как уже было отмечено, заключается в установлении норм и правил функционирования организации в целом и ее структурных подразделений. Организационно-правовые документы не только закрепляют структуру организации, ее цели и основные направления деятельности, но и регламентируют порядок осуществления конкретных операций, то есть носят инструктивный характер.

Немаловажную роль организационно-правовые документы играют в профилактике внутриорганизационных конфликтов. За счет четко прописанных должностных обязанностей, установления системы соподчиненности снижается вероятность развития межличностного конфликта и конфликта между руководителями и подчиненными. Работа носит оперативный характер, действия подразделений унифицированы.

По своему содержанию организационно-правовые документы являются сложными и разнообразными по целевому предназначению.

Можно выделить учредительные (устав, положение об организации, структура и штатная численность и другие); инструктивные, которые в свою очередь подразделяются на документы, направленные на закрепление правил и документы, регламентирующие правила поведения и корпоративной культуры (регламенты, инструкции, правила и другие); а также организационно-правовые документы оперативного характера, имеющие конкретно установленный срок действия (штатное расписание., срочный договор и другие). Каждый вид организационно-правовых документов имеет свои особенности составления, но имеются и общие характеристики.

Организационно-правовые документы содержат нормы универсального характера, направленные на регулирование повторяющихся ситуаций. Они носят правовой характер, следовательно, имеют наивысший по отношению к другим документам фирмы статус.

Организационно-распорядительные документы основаны на нормах административного права, следовательно, обязательны для исполнения не только сотрудниками фирмы, но и организациями, вступающими с нею во взаимоотношения. Конечно, в этом случае речь идет только о тех нормах, которые затрагивают интересы обеих сторон.

С точки зрения срока действия, организационно-распорядительные документы относятся к категории бессрочных документов – они составляются один раз – при учреждении организации или для регламентации новой деятельности – и могут действовать много лет. Исключение составляют организационно-правовые документы оперативного характера. Так, например, срочный договор будет действовать только то время, которое необходимо для реализации изложенных в нем задач. Штатное расписание составляется ежегодно в связи с тем, что содержащаяся в нем информация имеет тенденцию к постоянному изменению.

Допускается внесение изменений в организационно-правовые документы. В случае реорганизации деятельности, документы перерабатываются и утверждаются заново.

В связи с тем, что организационно-правовые документы составляют правовую основу деятельности организации, они относятся к документам, издаваемым не единолично, а коллегиально. Организационно-правовые документы обязательно проходят процедуру утверждения уполномоченными на это лицами – вышестоящей организацией, внутренним коллегиальным органом, руководителем организации или структурного подразделения. Порядок утверждения зависит от структуры организации, разновидности документа и его направленности. Если документ регламентирует деятельность организации в целом, его утверждает высший коллегиальный орган или, если он отсутствует, руководитель организации. Документы, касающиеся деятельности отдельного структурного подразделения может утвердить Совет этого подразделения или его руководитель.

Характерной особенностью организационно-правовых документов является введение их в действие распорядительным документом. Часто технология их издания выглядит следующим образом: издание распорядительного документа о разработке или внесения изменений и дополнений в существующий организационно-распорядительный документ – разработка проекта, согласование, подписание, утверждение и регистрация организационно-правового документа – введение в действие распорядительным документом.

Стоит отметить, что, несмотря на высший статус, организационно-правовые документы могут прилагаться к распорядительному документу. Такое возможно когда организационно-правовой утверждается распорядительным документом и не превышает сто листов. Даже в этом случае организационно-правовой документ не теряет своего статуса и основных функций.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством фирмы или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов. Оформляются на чисты листах бумаги формата А4. Имеют схожий формуляр (рис.)

Наименование организации Гриф утверждения

Наименование вида документа оттиск печати

Дата издания и регистрационный номер

Место издания

Заголовок к тексту

Текст

Подпись

Визы или грифы согласования

Визы ознакомления

Рис. Общий формуляр организационно-правовой документации

При составлении организационно-правовой документации следует учитывать нюансы в оформлении. Так, например, реквизит «дата документа» должен быть оформлен словесно-цифровым способом, а реквизит «место издания документа» может отсутствовать, если наименование организации содержит указание на географическое расположение фирмы. Учредительные документы, помимо внутреннего утверждения, требуют утверждения в государственных органах, в связи с этим на документе могут находиться два и более грифа утверждения. В связи с этим, в эстетических и практических целях учредительные документы имеют титульный лист, на котором располагают грифы утверждения, наименование организации, место и год издания.

Текст организационно-правового документа, как правило, многостраничный, сложный. Для структурирования информации и удобства восприятия текст разбивают на разделы, подразделы, пункты и, при необходимости, на подпункты. Нумеруют их арабскими цифрами. Вторую и последующие страницы текста нумерую по центру верхнего поля документа. Текст может быть представлен любой унифицированной формой, например, таблицей. Табличная форма текста характерна таким документам как структура и штатная численность, а также штатное расписание.

Организация вправе самостоятельно определять информационный состав организационно-правовой документации. В то же время, необходимо помнить, что такие документы содержат нормы права, следовательно, не должны противоречить действующему законодательству. Содержание учредительных документов регламентирует Гражданский кодекс Российской Федерации, а также специальные законы, например, Федеральный закон об обществах с ограниченной ответственностью от 26.12.1995 №208 или Федеральный закон об акционерных обществах от 08.02.1998 №14-ФЗ.

Как уже отмечалось выше, в зависимости от направленности организационно-правового документа и степени правового охвата, их может подписывать либо руководитель структурного подразделения, либо специалист, который курирует данное направление деятельности. Если имеется высший коллегиальный орган, наиболее важные организационно-правовые документы подписывает руководитель организации. В некоторых случаях организационно-правовые документы подписываются двумя или более лицами. Это касается документов, финансово-экономические или кадровые вопросы. соответственно, помимо руководителя, их подписывают главный бухгалтер и начальник отдела кадров.

От порядка подписания зависит и порядок внутреннего утверждения. Если имеется высший коллегиальный орган, организационно-правовые документы подписывает руководитель, а утверждает коллегиальный орган. В случае отсутствия последнего в организации, такие документы подписывают квалифицированные специалисты или руководитель структурного подразделения, чьи интересы затрагивает документ, а утверждает руководитель организации. Утверждение может осуществляться непосредственно на документе проставление соответствующего реквизита, либо через издание распорядительного документа – решения или приказа. В последнем случае реквизит «гриф утверждения» должен содержать ссылку на дату и регистрационный номер распорядительного документа.

Организационно-правовые документы могут затрагивать личные права сотрудников или даже ущемлять их. Чтобы избежать нарушений, организационно-правовые документы должны проходить стадию согласования (визирования). Как правило, визу согласования на таких документах проставляет начальник юридической службы (юрисконсульт), а гриф согласования – профсоюзный орган. Помимо названных должностных лиц, организационно-правовые документы могут визировать другие должностные лица или организации, чьи интересы затрагиваются в документе или вопросы, освященные в нем относятся к непосредственному ведению специалиста, который может оценить правильность его содержания и степень соответствия действующим нормам права.

Разновидностями организационно-правовых документов являются: устав, положение, регламент, инструкция, договор, правила, структура и штатная численность, штатное расписание и другие.

Организационно-правовые документы издаются по случаю учреждения организации, ее филиала или структурного подразделения, а также при необходимости закрепления должностных обязанностей, внутренних правил, организации определенной деятельности. Как правило, такие документы остаются без изменений многие годы, поэтому в в документообороте организации они составляют незначительный процент. Несмотря на незначительное количество, именно такие документы играют главную роль в деятельности любой организации. Они выступают регулятором деятельности и гарантом прав организации, ее структурных подразделений и должностных лиц.