Трудовая книжка. Раздел «Сведенья о работе».

Заполнению сведений о работе посвящен третий раздел инструкции. В этой части статьи мы расскажем о некоторых нюансах правильного внесения сведений о работе.

Важно! Сокращения в трудовой книжке недопустимы!

В этой части трудовой книжки можно вносить исправления. Зачеркивать нельзя. Для исправления ошибки в графу 1 нужно внести номер соответствующей записи, в графу 2 поставить дату исправления, в графу 3 нужно написать за каким номером запись считается недействительной, в графе 4 продублировать дату и номер приказа работодателя.

Исправления в трудовую книжку должен вносить работодатель, допустивший ошибку. Новый работодатель тоже может внести исправления в записи прошлого, если имеет копии соответствующих документов.

При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку работодателем, должны быть заверены подписью и печатью работодателя и подписью работника.

Когда работодатель должен представить работнику дубликат трудовой книжки.

1. При утере трудовой книжки. С последнего места работы работнику в течение 15 дней после подачи заявления должны представить дубликат или копию.

2. Если запись о приеме или увольнении в трудовой книжке признана недействительной. Предоставляется дубликат трудовой книжки без недействительных записей.

3. Работодатель выдает дубликат или копию, если трудовая книжка стала непригодной.

При заполнении трудовой книжки вам может помочь знание некоторых тонкостей.

• Если на работу принимается студент ВУЗа, то графа «профессия, специальность» не заполняются. По просьбе работника можно внести запись о неполном образовании при этом не следует путать понятия «незаконченное высшее образование» и «неполное высшее…»;

• Желательно указывать сроки получения дополнительного образования, период получения основного указывать не нужно;

• Степень бакалавра следует обозначать как «высшее»;

• Запись о военной службе в трудовую книжку делают по месту работы со ссылкой на военный билет.

Трудовая книжка должна быть оформлена в соответствии с законом в независимости от того, принят ли сотрудник на испытательный срок. Запись об испытательном сроке вносить ненужно, эта запись прописывается в качестве дополнительного условия в трудовом договоре.

По желанию работника на основном месте работы можно внести в трудовую книжку информацию о работе по совместительству.

Если все страницы в трудовой книжке заполнены, то в нее вшивается вкладыш, который ведется по тем же правила, что и трудовая книжка. Вкладыш недействителен без трудовой книжки.

При смене названия должности в трудовую книжку вносится новые название должности с отсылкой на приказ.

Записи в трудовой книжке могут быть заверены как печатью отдела кадров, так и печатью организации.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личное дело оформляют после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятия по разному решают вопросы их ведения.

Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие - на руководителей и ведущих специалистов.

В начало личного дела помешают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.п.

Каждое дело формируют в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

Рекомендуется в личное дело включать документы в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров);

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

- трудовой договор (если есть);

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копия);

- характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).

Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включают.

На документы личного дела составляют внутреннюю опись.

Каждый документ дела заносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники, ведущие кадровую документацию. В ней указывают также дату формирования личного дела. Начальная дата - дата заявления о приеме на работу, конечная - дата увольнения.

Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывают справку, подписанную работником, ответственным за кадровую документацию, где он указывает с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководителя. Выдачу учитывают по контрольной карточке, которую ставят на место выданного дела. В ней указано когда, куда и кому выдано дело и проставлена подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывают дату его возвращения и вкладывают ее в дело.

Личные дела учитывают в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно 1 соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используют для личного дела вновь принятого работника.

Раз в год проводят проверку наличия и состояния личных дел, о чем составляют акт.

Хранят личные дела в специальных шкафах. Дела располагают по порядку номеров слева направо и сверху вниз. Хранят личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных работников в конце года сдают на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делают отметку в журнале учета личных дел.

Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруют арабскими цифрами, которые проставляют в правом верхнем углу черным карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов личного дела нумеруют отдельно.