38. Пакет офис.

Структура MS Office и назначение компонентов

ППП Microsoft Office - это совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности. В состав пакета входит множество приложений, каждое из которых предназначено для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных. Весь набор офисных приложений можно разделить на основные и дополнительные.

Основные компоненты Microsoft Office

Список и назначение основных компонентов, входящих в состав Microsoft Office приведен в таб. 1.

Таблица 1. Основные компоненты Microsoft OfficeНазвание приложения Функциональное назначение приложения

Microsoft Word Текстовый процессор

Microsoft Excel Табличный процессор

Microsoft PowerPoint Система подготовки презентаций

Outlook Система управления персональной информацией

Microsoft Access Система управления базами данных

Microsoft Binder Система управления подшивками

Microsoft FrontPage Система управления Web-узлами

Microsoft PhotoDraw Графический редактор

Microsoft Publisher Настольная издательская система

Microsoft Project Система управления проектами

Microsoft Team Manager Система управления персоналом

Дополнительные компоненты MS Office

Кроме основных компонентов, в семейство Microsoft Office входит большое количество вспомогательных приложений, которые устанавливаются (или не устанавливаются) вместе с основными. Ими можно воспользоваться из основных приложений или вызвать независимо. В таб. 2 перечислены некоторые из вспомогательных приложений.

Таблица 2. Некоторые вспомогательные приложения Microsoft OfficeНазвание приложения Функциональное назначение приложения

Microsoft Query Интерпретатор запросов к внешним базам данных

Microsoft Organization Chart Программа рисования блок-схем

Microsoft WordArt Программа создания фигурных текстов

Microsoft Equation Редактор математических формул

Microsoft Map Программа отображения данных на географических картах

Microsoft Graph Программа построения диаграмм

Microsoft Photo Editor Графический редактор

Microsoft Draw Средство рисования

Microsoft Find Fast Служба индексации документов

Microsoft Extended Finder Средство поиска документов в папках файловой системы и электронной почты

Microsoft Script Editor Редактор сценариев

Microsoft ClipArt Коллекция картинок и клипов

Панель Microsoft Office Средство быстрого доступа к приложениям Office

Кроме основных и вспомогательных приложений, могут быть установлены и использованы различные расширения (надстройки). Их можно условно разделить на три группы:

Самостоятельные приложения, разработанные фирмой Microsoft, которые являются компонентами семейства Microsoft Office, но формально не входят в состав пакета. Примерами являются приложения Microsoft Project и Microsoft Team Manager.

Надстройки над компонентами Microsoft Office, разработанные фирмой Microsoft и представляющие собой дополнительные функции. Как правило, надстройки оформляются не в виде готовых к выполнению программ, а в виде документов специального типа: шаблонов, рабочих книг, библиотек динамической компоновки (DLL) и т.п.

Приложения третьих фирм, разработанные для пользователей Microsoft Office. В этот класс попадают как продукты сторонних фирм, так и собственные разработки пользователей. Сюда можно отнести средства распознавания текстов (OCR), автоматического перевода текста, средства управления большими массивами документов (перечисленные задачи не реализованы или слабо развиты в самом пакете MS Office).

Приведенный перечень основных компонентов носит условный характер, поскольку состав пакета зависит от следующих факторов:

Устанавливаемый комплект (или редакция) пакета. Пакет выпускается в нескольких редакциях, и состав приложений в разных редакциях различен.

Источник установки. Установка может быть выполнена с компакт-диска или с сетевого сервера. Наборы файлов, которые устанавливаются на компьютер, существенно различаются.

Операционная система. Microsoft Office может работать под управлением различных ОС: MS Windows и Mac OS. Эти операционные системы могут иметь разные версии и модификации, что также влияет на состав устанавливаемых компонентов.

Наличие на компьютере в момент установки предшествующих версий. Некоторые компоненты старых версий автоматически включаются в состав обновляемой версии Microsoft Office (если они уже установлены на компьютере).

Параметры, заданные при установке. В случае так называемой выборочной (т.е. по выбору пользователя) установки, можно указать несколько десятков независимых параметров, влияющих на состав пакета.

Несмотря на большое число различных приложений в составе пакета, все они в совокупности образуют единое целое. Для каждого из приложений MS Office характерно наличие следующих отличительных признаков:

совместимость по данным;

унифицированный интерфейс;

единые средства программирования.

Microsoft Word— текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office.

Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word

В этой главе рассматриваются понятия, методы и приемы, относящиеся к созданию текстовых документов с помощью персонального компьютера. Условно (из чисто методических соображений) мы выделим две группы создаваемых документов – простые и комплексные. Первые представляют собой форматированный текст, а вторые содержат кроме текста объекты иной природы (чертежи, рисунки, формулы, таблицы, объекты мультимедиа и прочие).

Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов, – текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word.

Приемы работы с текстами в процессоре MicrosoftWord

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

· создание документа;

· ввод текста;

· редактирование текста;

· рецензирование текста;

· форматирование текста;

· сохранение документа;

· печать документа.

Электронные таблицы Excel

Excel - это табличный процессор, то есть программа, предназначенная для автоматизации работы с большими массивами чисел, представленными в табличной форме. Программы этого класса также называют электронными таблицами. Основное назначение программы состоит в автоматизации вычислений в числовых таблицах, когда изменение значения в одной ячейке автоматически приводит к изменению данных в других ячейках, связанных с ней. Такой стиль работы с Excel основан на том, что в ячейках могут стоять не только числа, но и формулы. Если в ячейке находится формула, то в качестве числового значения ячейки на экране отображаетя результат расчета по этой формуле. Когда изменяются значения в ячейках, входящих в формулу, изменяется и результат расчета.

Для создания мультимедийной презентации, а также её обработки и представления, существует специальное приложение Microsoft PowerPoint. Данная программа является ведущей для подготовки электронных презентаций. Основная задача PowerPoint — подготовка материалов для публичного выступления, но, помимо главных функций, она позволяет включать в себя различные анимационные и мультимедийные эффекты, причём с минимальными затратами усилий.

Microsoft PowerPoint — это приложение, относящееся к программам создания, обработки и представления мультимедийной презентационной графики. Презентационной графикой являются картинки, раскрывающие суть и содержание, представляемого предмета.

Современный процесс подготовки презентаций существенно улучшит внешний вид материалов и облегчит их подготовку. PowerPoint открывает возможность создания привлекательных, профессионально оформленных слайдов.

База данных Access

Базы данных в чем-то похожи па электронные таблицы. И те и другие оперируют с табличными данными. Но если электронные таблицы, как правило, используются для проведения расчетов, то основным предназначением баз данных является хранение больших массивов информации, их сортировка и поиск запрашиваемых данных. Программа Access — это интерактивная оболочка базы данных, позволяющая не только работать с информацией, но и оперативно изменять структуру таблиц, форм и отчетов.

Пакет Microsoft Office является, пожалуй, самым распространённым программным обеспечением, устанавливаемым на домашние и офисные компьютеры. И всё в нём хорошо, кроме цены. Именно этот факт заставляет многих пользователей искать бесплатную альтернативу. Одним из самых развитых альтернативных пакетов является OpenOffice, о котором и пойдёт речь в нашем обзоре.

Состав OpenOffice

Как можно было понять из вышеизложенного текста, OpenOffice, по аналогии с Microsoft Office, состоит из нескольких программ, которые и составляют пакет. Тем не менее, в то время как продукт от Microsoft поставляется во множестве модификаций (Standart, Professional, Enterprise и так далее), OpenOffice доступен только в одной версии. Первый является платным решением, и далеко не всем пользователям нужны все те функции, которые он предлагает. По этой причине и сделано такое разделение, чтобы пользователь сам мог выбрать, за какие функции он согласен платить.

Самыми известными приложениями Microsoft Office являются следующие:

—

Word (текстовый редактор);

—

Excel (электронные таблицы);

—

Access (база данных);

—

PowerPoint (электронные презентации);

—

Outlook (почтовый клиент, органайзер).

Именно они и продублированы в OpenOffice. Естественно, их названия изменены:

—

Writer (текстовый процессор);

—

Calc (электронные таблицы);

—

Base (база данных);

—

Impress (электронные презентации).

Как видите, аналога в OpenOffice нет только у Outlook. Вместе с рассматриваемым пакетом программ поставляются приложения под названием Draw и Math. По их названиям не сложно догадаться, что предназначение первого – это создание изображений (крайне простых, кстати), а второго – различных формул. По большому счёту, Draw содержит в себе все те функции, которые равномерно распределены в других компонентах OpenOffice. Например, здесь можно нарисовать какие-либо несложные объекты, используя инструменты векторной графики, а также сделать диаграммы.

Что касается Math, то аналогичный инструмент из Microsoft Office носит название Microsoft Equation.

Corel WordPerfect Office X3

Corel WordPerfect Office практически не уступает MS Office по своим возможностям, а стоит значительно меньше. Кроме того, в пакете реализована поддержка русского языка, что важно для домашних пользователей. Продукт продается в различных редакциях, поэтому вполне может рассматриваться в качестве альтернативного офисного решения для домашнего офиса. Corel WordPerfect Office поддерживает свыше 150 форматов файлов (включая все форматы Microsoft) и предоставляет пользователю все необходимые инструменты для создания, редактирования и печати разных типов документов, а тесная интеграция входящих в состав пакета приложений существенно упрощает их совместное использование. Последняя версия (X3), благодаря появлению ряда новых интересных функций (например, импорта pdf-файлов, удаления из файлов скрытых метаданных и др.), получила множество положительных отзывов. В частности, в cnet.com в январе этого года было отмечено: «Более удобный и инновационный офисный пакет, чем Microsoft Office 2003». Corel WordPerfect Office полностью совместим с Microsoft Office, пользователи которого могут открывать, редактировать и сохранять в офисном пакете Corel документы Word, Excel и PowerPoint, причем при желании с помощью модуля Workspace Manager возможна эмуляция интерфейса Microsoft Office: горячих клавиш, пунктов меню и панелей инструментов. Созданные в Corel WordPerfect Office документы (тексты, таблицы и презентации) могут быть сохранены и в виде PDF-файлов, а WordPerfect X3 поддерживает импорт документов PDF, что обеспечивает возможность их открытия, редактирования и сохранения без помощи дополнительного программного обеспечения, чего не предусмотрено ни в одном другом офисном решении.

Наибольший интерес для домашних пользователей представляет версия Standard Edition со стандартным набором функций, а также недорогие версии Student и Teacher Edition (предназначены для продажи студентам и преподавателям с правом установки на три домашних ПК или для установки в образовательных учреждениях) и Home Edition (рассчитана специально на домашних пользователей).

Основными приложениями пакета в стандартной комплектации являются текстовый процессор WordPerfect X3, табличный процессор Quattro Pro X3, приложение для создания презентаций Presentations X3, новый почтовый клиент WordPerfect MAIL и программа для редактирования графики Presentations Graphics X3. Первые три из названных приложений являются аналогами соответствующих программ от Microsoft — Word, Excel и PowerPoint — и предоставляют примерно такие же возможности. WordPerfect MAIL позиционируется как альтернатива почтовому клиенту Microsoft Outlook: здесь реализованы все функции, необходимые для работы с электронной почтой, календарем, ежедневником (включая защиту от спама), а также имеется встроенная поддержка технологии передачи информации по каналам RSS, что позволяет применять WordPerfect MAIL в качестве инструмента для автоматического скачивания новостей.

Академическая версия Corel WordPerfect Office X3 включает WordPerfect X3, Quattro Pro X3, Presentations X3 и реляционную базу данных Paradox. А в версии Home Edition, помимо WordPerfect X3 и Quattro Pro X3, представлены органайзер фотографий Corel Photo Album 6, пакет для редактирования видео Pinnacle Studio SE, известное решение для комплексной безопасности Norton Internet Security 2006 и инструмент для записи CD/DVD-дисков Pinnacle Instant CD/DVD LE 8.

Lotus SmartSuite 9.8

Это довольно мощный и многофункциональный офисный пакет к числу конкурентов Microsoft Office сегодня относиться уже не может. Еще два-три года назад он держался на третьем месте после Microsoft Office и Corel WordPerfect Office, но с 2004 года не обновлялся, а версия 9.8 является его последним релизом. Тем не менее благодаря широкому спектру возможностей, поддержке версий Microsoft Office (включая Office XP) и умеренной цене теоретически он тоже может рассматриваться в качестве возможной альтернативы офисного пакета для домашних пользователей.

Основные компоненты Lotus SmartSuite:

Lotus Word Pro — редактор, в котором соединены функции мощного текстового процессора и инструментарий для подготовки документов к публикации в web;

Lotus 1-2-3 — многофункциональная электронная таблица, позволяющая, в частности, вводить и форматировать данные электронных таблиц посредством голосовых команд;

Lotus Approach — СУБД с поддержкой форматов баз данных dBASE, Paradox, DB2, Lotus Notes, Oracle и др., позволяющая управлять таблицами, создавать формы, генерировать отчеты и иллюстрировать данные диаграммами;

Lotus Freelance Graphics — удобное и простое приложение для подготовки презентаций, отличающееся быстрым и простым способом совместной работы над планами, отчетами и предложениями;

Lotus Organizer — программа планирования, в которую входят календарь, список задач на каждый день, планировщик, адресная книга, диспетчер звонков, блокнот и программа напоминания об определенных датах;

Lotus FastSite — приложение для быстрой разработки Web-сайтов и управления ими, включающее множество помощников и десятки шаблонов оформления сайтов.

Ability Office 4

Ability Office — одно из самых привлекательных решений для домашнего офиса. Во-первых, потому, что по составу приложений и по их основным возможностям Ability Office достаточно близок к пакету MS Office (речь, конечно, не идет о расширенных функциях MS Office). Во-вторых, интерфейсы входящих сюда программ практически идентичны интерфейсам соответствующих приложений от Microsoft. В-третьих, пакет очень компактен и недорог.

В состав Ability Office входят следующие компоненты:

Ability Write — текстовый процессор, совместимый с MS Word и позволяющий создавать сложные текстовые документы с таблицами, диаграммами и графикой. В программе можно выполнять стандартные операции с текстом: использовать различные шрифты, форматировать абзацы, создавать списки, управлять таблицами и колонками, создавать шаблоны деловых писем, добавлять сноски, применять стили и т.п. Имеются спеллчекер и тезаурус для английского языка (для русского языка проверки орфографии и подбора синонимов не предусмотрены), возможен импорт/экспорт любых документов MS Word 97/2000/XP (в том числе включающих таблицы и графики), предусмотрено создание PDF-файлов и др.;

Ability Spreadsheet — электронная таблица, совместимая с MS Excel, но более простая, так как поддерживает лишь основные возможности, характерные для приложений данного плана. С ее помощью можно создавать книги из множества листов с применением шаблонов, стилей и порядка 250 встроенных функций;

Ability Database — совместимая с MS Access база данных, обеспечивающая управление таблицами записей с возможностью их сортировки и фильтрации, автоматической генерацией форм, диаграмм и отчетов и поддержкой макросов. Предоставляются инструменты для расширенной работы с базой на уровне программного кода;

Ability Photopaint Studio (Ability Photopaint и Ability Draw) — графический редактор для работы с растровой и векторной графикой. Поддержка растровой графики реализована на весьма высоком уровне: предусмотрены возможность работы с 25 графическими форматами и применение слоев, предоставляется большое число кистей и градиентов, возможно использование 90 фильтров и артистических эффектов и др. В отношении векторной графики возможности ограничены достаточно простыми операциями, позволяющими подготовить несложные векторные изображения (эмблемы, небольшие схемы и т.п.) для последующего использования их при подготовке текстовых документов или презентаций;

Ability Presentation — совместимое с MS PowerPoint приложение для создания презентаций. Процесс подготовки презентаций состоит в формировании некоторого количества слайдов с нуля или на основе встроенных шаблонов, в наполнении их нужной информацией и в определении вариантов смены слайдов;

Ability Photoalbum — инструмент для каталогизации цифровых снимков, позволяющий довольно быстро привести в порядок коллекцию фотоизображений, распределив их в соответствии с созданными категориями.

602 Pro PC Suite 4.2

Простой и компактный офисный пакет 602 Pro PC Suite, получивший известность главным образом благодаря бесплатности применения на домашних компьютерах, предоставляет тот минимум возможностей, которого вполне достаточно для решения основных офисных задач, и рассчитан на непритязательных домашних пользователей.

Основными компонентами пакета, интерфейс которых внешне практически аналогичен интерфейсу соответствующих приложений MS Office, являются:

602Text — текстовый редактор, поддерживающий распространенные текстовые форматы (включая форматы MS Word 9x/2000/XP/2003 и RTF, TXT и HTML) и позволяющий создавать самые сложные по структуре текстовые документы с изображениями, звуками, различными структурами текста, таблицами, автофигурами, OLE-объектами и пользовательскими стилями. Имеются спеллчекер для английского, французского, немецкого, итальянского, испанского и португальского языков и тезаурус с поддержкой английского и немецкого языков. Возможно создание стандартных писем по шаблонам. Осуществляется экспорт документов в PDF-формат;

602Tab — совместимая с MS Excel электронная таблица, поддерживающая стандартные XLS-форматы (9x/2000/XP/2003) и открывающая файлы в форматах DBF и CSV. 602Tab позволяет производить вычисления с применением порядка 150 встроенных функций, сопровождать вычисления графиками и диаграммами, экспортировать таблицы в HTML-формат для подготовки web-публикаций;

602Photo — графический редактор, в котором реализовано минимально необходимое количество возможностей по обработке растровых изображений в основных растровых форматах, включая BMP, GIF, ICO, JPEG, PNG, PSD и TIF. В числе таких возможностей — автоматическая и ручная цветовая коррекция, устранение эффекта красных глаз, применение некоторого количества фильтров и эффектов, создание скриншотов и пр.;

602Album — инструмент для эффективного управления изображениями, представляющий собой аналог простой утилиты для просмотра графических файлов и выполнения с ними некоторых операций (в том числе в пакетном режиме): обрезки, конвертирования, печати, объединения в слайд-шоу и пр.

GobeProductive 3.04

Компактное офисное решение GobeProductive принципиально отличается от других известных офисных пакетов — в нем отсутствует деление функций между разными приложениями. На практике это означает, что и подготовка текстовых документов, и обработка электронных таблиц, и разработка диаграмм, и работа с изображениями осуществляется в одном и том же окне, а для переключения с обработки одного типа документов на другой не требуется вызывать другое приложение — достаточно просто сменить инструментарий. Цель такого подхода — предоставить рядовому пользователю ПК все необходимые инструменты по приемлемой цене, что интересно для работников мелких предприятий и домашних офисов.

SoftMaker Office 2004

Пакет SoftMaker Office включает всего два модуля: текстовый редактор TextMaker и электронную таблицу PlanMaker, однако этого вполне достаточно для выполнения большинства офисных задач домашних пользователей. Главными достоинствами пакета являются невысокая цена, компактность, высокое быстродействие, минимальные требования к аппаратным ресурсам и полная совместимость с Microsoft Office: интерфейсы TextMaker и PlanMaker практически идентичны интерфейсам Word и Excel, а оба приложения SoftMaker Office позволяют открывать и сохранять файлы Word и Excel.

TextMaker поможет подготовить любые виды документов — вплоть до сложных в оформлении рекламных брошюр, так как в нем реализованы все необходимые для работы с текстом возможности: разные варианты форматирования, поддержка пронумерованных и маркированных списков, работа с абзацами (включая их заливку и оформление границы), возможность разбиения текста на колонки, добавление сносок и оглавления, внедрение изображений и др. В программе предусмотрена автоматическая коррекция текста при печати на 16 разных языках (поддержка русского языка пока отсутствует), поддерживается автозамена. Интегрированный тезаурус отображает синонимы для слов на 10 различных языках. Встроенный словарь перевода обеспечивает перевод на пяти языках (английский, немецкий, французский, итальянский и испанский). PlanMaker предоставляет удобный инструмент для стандартных операций в электронных таблицах. В ходе вычислений можно использовать свыше 320 статистических, математических и иных функций, а для упрощения вида формул применять именованные ссылки. Наглядность вычислений обеспечивается графиками и диаграммами, причем поддерживается практически тот же список типов диаграмм, что и в Excel. Возможна настройка внешнего вида диаграммы посредством добавления или изменения градиентов, заливок, теней и пр. При помощи форматирования можно определить внешний облик таблиц и т.п.