Модуль - Информационные технологии для бизнеса

Программный комплекс "БЭСТ-4+" (комплексная бухгалтерская, складская и торговая система)

"БЭСТ-4+" - Программное решение для автоматизации оперативного, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях различного профиля. Программный продукт решает задачи учета кассовых и банковских операций, логистики, учета имущества, расчета зарплаты, многомерного анализа данных о финансово-хозяйственной деятельности, подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности при минимуме затрат на компьютерное оснащение предприятия.

Система "БЭСТ-4+" используется для ведения учета:

Основные подсистемы "БЭСТ-4+":

е лица

мобильная торговля.

Система управления предприятием "БЭСТ-5" (комплексная система управления предприятием)>

Программный комплекс, развивающий все лучшие качества "БЭСТ-4". "БЭСТ-5" - это не просто программа, это - информационная среда управления всей деятельностью современной компании.

"БЭСТ-5" дает возможность интеграции системы управления с имеющимися на предприятии аналитическими, правовыми и другими программами. Программный комплекс "БЭСТ-5" создает единую информационную среду для ведения учета всех видов: бухгалтерского, налогового и управленческого. Управленческий учет обособлен в информационном и методологическом плане, но базируется на данных оперативного, бухгалтерского и налогового учета. В качестве технологии управления бизнесом используется контроллинг - теория управления, широко применяемая в

61

Модуль. Информационные технологии для бизнеса

европейских странах. "БЭСТ-5" совместно с системой "Контроллинг" поддерживает весь цикл управления: планирование деятельности, сбор фактических данных (ведение учета), трансформацию первичных данных в информацию для менеджмента, контроль отклонений показателей от плановых значений, развитые аналитические процедуры. Важное достоинство системы "БЭСТ-5" - баланс между традиционными подходами и новейшими технологическими решениями.

Система управления предприятием состоит из набора функциональных элементов - приложений. Каждый такой элемент автоматизирует определенное направление деятельности предприятия. Приложения объединены по функциональные блоки, так что система имеет двухуровневое строение. Набор функциональных блоков следующий:

Финансы. Группа приложений, предназначенных для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансового планирования хозяйственной деятельности, а также учета денежных средств, расчетов по обязательствам, имущества предприятия.

Торговля. Группа приложений для ведения учета торговых операций, включая учет закупок, товарных запасов на складах, продаж, в т.ч. продаж в торговом зале (магазин), учета мобильной торговли и работы автотранспорта.

Производство. Группа приложений для использования производственными предприятиями. Включает подсистемы учета сырья и материалов, планирования и учета производства. Кроме того, в этот блок включена специализированная подсистема для учета производственного процесса на предприятиях общественного питания.

Персонал. Группа приложений для ведения кадрового учета, табельного учета и выполнения расчетов по оплате труда.

«Корпорация ПАРУС»

Для малых и средних предприятий «Корпорация ПАРУС» предлагает следующие решения по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности:

Примеры программ «Корпорации ПАРУС» для малого и среднего бизнеса

Система управления бизнес-процессами «ПАРУС-Автопилот» ПАРУС-Автопилот” - это консалтингово-программный комплекс из класса Систем для

поддержки принятия решений Руководителем. Он автоматически контролирует правильность исполнения регламентов сотрудниками (отслеживает очередность этапов, не дает сотрудникам отклониться в сторону и фиксирует задержки по времени исполнения). Таким образом, любые процессы в компании будут исполняться в полном соответствии с личным видением Руководителя - как должно быть правильно, а не так, как считают его подчиненные.

“ПАРУС-Автопилот” автоматически собирает статистику об исполнении регламентов в целом, а также о допущенных сотрудниками опозданиях и их причинах. Этой статистической информации вполне достаточно для принятия Руководителем эффективных управленческих решений. В случае если Руководитель находится на переговорах, в командировке или в отпуске, он вовремя автоматически получит уведомление от “ПАРУС-Автопилота” о назревающей критичной проблеме в виде SMS-сообщения прямо на свой мобильный телефон.

«ПАРУС-Предприятие 7» Система «ПАРУС-Предприятие 7» предназначена для малых и средних хозрасчетных

предприятий различной отраслевой принадлежности (торговля, сфера услуг, элементарное производство, реклама и СМИ, общественное питание, туризм, иностранные компании и др.). Это простая, удобная, но в то же время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать бухгалтерский учет, основные торговые процессы и складской учет, расчет заработной платы и кадровый учет. Может эксплуатироваться как на одном, так и на нескольких (в пределах 15-20) объединенных в локальную сеть компьютерах.

Система построена по модульному принципу и представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия.

62

Модуль. Информационные технологии для бизнеса

Каждый модуль может работать как самостоятельное приложение, но в полной мере достоинства модулей реализуются при использовании их в качестве единого программного комплекса с общей базой данных. Система «ПАРУС-Предприятие 7» построена по принципу интеграции с широко - используемыми, стандартными программными продуктами, например, Microsoft Word и Microsoft Excel.

Система сбора, обработки и консолидации отчетности «ПАРУС-Своды 7.4»

отчетности различных типов предприятий, причем не только финансово-экономической, но и отраслевой, статистической, кадровой, внутренней и др.

но в то же время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать сбор отчетности в бухгалтерии, финансовой службе, плановоэкономических отделах.

локальную сеть компьютерах.

Система «Парус-Своды 7.4» позволяет автоматизировать полный цикл подготовки сводной отчетности, в т.ч.:

учреждений;

ениями для выяснения наличия ошибок и их

исправления;

сти;

Сервис МойСклад

Примером системы управленческого учета для малого бизнеса в области производства и торговли является интернет-сервис МойСклад.

МойСклад – это первый в России интернет-сервис управления торговлей и складского учёта, предназначенный для автоматизации малого и среднего бизнеса. Он сочетает в себе преимущества модели SaaS, особенно актуальной для малого бизнеса, с широкими функциональными возможностями управленческого или оперативного учета.

В МоемСкладе реализованы следующие функции:

интернет-магазином.

МойСклад входит в число лидеров российского рынка SaaS-приложений, им ежедневно пользуются более 500 российских компаний.

В качестве резюме к данному параграфу отметим, что интегрированные системы будут развиваться в сторону углубления информационных и функциональных связей между регистрами оперативного и бухгалтерского учета, реализации технологий «процедурных» знаний («интеллектуальный» ввод, параметрические сценарии групповой обработки и т.д.), развития новых методов аналитического учета. Это позволит более эффективно решать учетные задачи в многоконтурных системах оперативного и стратегического управления хозяйственной деятельностью предприятия.

Справочно-информационные правовые системы Для успеха в бизнесе нужно «иметь под рукой» все необходимые нормативные документы и

своевременно получать консультации компетентных юристов. В океане такого рода информации помогают ориентироваться справочные системы, связанные с юридической поддержкой бизнеса и конкретной производственной деятельностью предприятия. Актуальность практического

63

Модуль. Информационные технологии для бизнеса

использования этих информационно-поисковых систем (ИПС), или, как их еще называют, справочно-правовых систем (СПС), возрастает вместе с непрерывно возрастающим количеством правовых документов, характеризующихся высоким динамизмом обновления и недостаточной согласованностью отдельных правовых актов.

В общем случае СПС составляют следующие компоненты:

-поисковая система, организующая поиск в базе данных в соответствии с пользовательским запросом и сортировку найденных сведений с учетом релевантности;

-аппаратных средств по организации оперативного взаимодействия с клиентами (для доставки обновлений через рассылку или Интернет, выполнения индивидуальных заказов и помощи по «горячей линии»).

Информация доставляется конечному пользователю на регулярной основе несколькими способами. Обычно комплекс программ СПС поставляется на компакт-диске и устанавливается на персональный компьютер. Имеются также варианты размещения СПС на сервере локальной компьютерной сети с организацией доступа к программам с рабочих станций сотрудников, а также варианты взаимодействия с СПС через Интернет (в том числе эталонная СПС, обслуживаемая непосредственно разработчиками).

Особое место среди правовых ИПС отводится справочным системам по законодательным и основным распорядительным государственным актам. Учитывая количество таких актов, отдельные системы (при одинаковых принципах построения) имеют специализированные наполнения, ориентированные на определенную предметную область.

Следует отметить, что к основным проблемам фирм-разработчиков юридических ИПС относится получение полной и достоверной исходной информации, а также доставка ее конечному пользователю.

Первая из них решается по-разному. Многие фирмы ориентированы на прямые контакты с «поставщиками» нормативных актов, включая Администрацию Президента, Государственную Думу, Центральный банк, Министерство финансов и др.

Конечному пользователю в итоге не важно, как получены нормативные акты фирмой, предоставляющей информационные услуги. В то же время ясно, что методы получения информации фирмой влияют на качество предоставляемых ею услуг. Возможность получения информации из первых рук, да еще в электронной форме, намного снижает вероятность внесения ошибок, неточностей, опечаток в документы, а прямые устойчивые договорные отношения с законотворческими органами наряду с юридической компетентностью фирмы определяют полноту поступающей информации. Качество информации, поставляемой пользователям юридических ИПС, является условием благополучного существования на рынке. Особую роль играет получение достоверной региональной и отраслевой информации, так как зачастую источники перечисленной информации наиболее труднодоступны.

При выборе информационно-правовой системы малому предприятию следует определить масштабы ее применения и качественный объем требуемого информационного массива. На рынке программной продукции можно выделить фирмы, наиболее активно развивающие правовые ИПС. К ним можно отнести разработчиков систем «Гарант» и «КонсультантПлюс».

Например, в систему «Гарант» компании «Гарант», которая оказывает информационноправовую поддержку на основе этой системы с 1990 года, входит пакет, специально разработанный для задач малого бизнеса «ГАРАНТ - Малый Бизнес+ ». Это оптимальное решение для руководителей и главных бухгалтеров предприятий малого бизнеса. Оно содержит необходимую информацию по федеральному и региональному законодательству, аналитические и консультационные статьи из ведущих бухгалтерских изданий, полностью раскрывающих особенности налогообложения в предприятиях малого бизнеса, формы документов, бланки договоров, всю справочно-экономическую информацию и другие правовые материалы.

Всостав входят модули: "Законодательство России", "Законодательство региона", "Налоги, бухучет: консультации для малого бизнеса", "Формы правовых документов", "Архивы ГАРАНТа".

ПОЛЕЗНЫЕ ССЫЛКИ: Компания «Гарант»

Вправовой системе «КонсультантПлюс» компании «Консультант Плюс» содержатся нормативные акты РФ, документы всех министерств и ведомств, консультации специалистов Минфина, ГНС и ЦБ РФ по финансовому анализу, свод прецедентов судебной и арбитражной практики, законодательство более 60 регионов страны. «КонсультантПлюс» содержит весьма

64

Модуль. Информационные технологии для бизнеса

полезный для предпринимателей Бизнес-справочник, ориентированный на пользователей справочных правовых систем. Основное содержание справочника сводится к информации о компаниях и организациях, предоставляющих следующие виды услуг:

-экономической и

хозяйственной деятельности предприятия; роверки, постановка, восстановление и ведение бухгалтерского учета;

законодательства;

я и др.

ПОЛЕЗНЫЕ ССЫЛКИ: Компания «Консультант Плюс»

Инструменты разработки бизнес-плана Бизнес-план - это документ, детально обосновывающий прибыльность некоторой бизнес-

идеи (бизнес-проекта) при ее реализации в рамках создаваемого или уже существующего предприятия [12]. Основное назначение бизнес-плана - определение целей развития бизнеса и путей их достижения. Бизнес-план является основным документом, на основании которого потенциальные партнеры захотят иметь дело с компанией, а инвесторы дадут деньги. Бизнес-план, несомненно, полезен также и для «внутреннего» потребления для определения текущего состояния производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его позиций на рынке (сильных и слабых сторон).

Вбизнес-плане дается оценка ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей.

Вусловиях ограниченных ресурсов ошибка в определении подобных целей и путей может стать фатальной. Избежать этого позволяют специально созданные компьютерные программы. В России наибольшее распространение как инструмент компьютерного бизнес-планирования получила разработанная компанией «Эксперт Системс» аналитическая система Project Expert. Программный комплекс Project Expert - это система разработки финансовых планов и инвестиционных проектов, отвечающая международным стандартам и учитывающая специфику российской экономики.

Примечание. Стандартной формы бизнес-плана не существует. Однако набор пакетов документов (юридических, финансовых, маркетинговых), разработанный UNIDO - организацией ООН, курирующей промышленное развитие, - признан международным стандартом «де-факто» в области бизнес-планирования. В основу Project Expert положена методика UNIDO по оценке инвестиционных проектов и методика финансового анализа, определенная международными стандартами бухгалтерского учета IAS (International Accounting Standards).

Project Expert можно также использовать для проектирования развития бизнеса, финансового планирования и инвестиционного проектирования на основе компьютерной реализации корпоративной модели.

Воспользоваться функциональными возможностями Project Expert по бизнес-планированию могут как внутренние потребители предприятия - финансисты и управленцы, так и сторонние инвесторы.

Создание бизнес-плана необходимо предприятию для диагностики, планирования и контроля его финансовых потоков. С помощью системы Project Expert финансовый менеджер решает следующие задачи:

- своевременное выявление «слабых мест» бизнеса,

определение его ключевых параметров;

Первым шагом пользователя при разработке бизнес-плана является описание деятельности предприятия - ввод данных планов развития и обновления основных средств, планов сбыта, производства, а также данных об издержках, активах и пассивах. Интерфейс системы устроен таким образом, что на их основе формируется финансовая модель предприятия или проекта. Для моделирования экономического окружения пользователь заносит в соответствующие модули данные о показателях инфляции по продукции и статьям издержек, ставках налогов, валют поступлений и платежей, а также о тенденциях их изменения. Завершив ввод исходных данных в систему, пользователь проводит расчет модели и получает прогнозные таблицы финансовых отчетов. На их основе автоматически рассчитываются основные показатели эффективности.

65

Модуль. Информационные технологии для бизнеса

Если показатели эффективности не устраивают пользователя, по результатам анализа он выявляет «слабые места» бизнес-плана предприятия, вносит изменения в исходные данные (коррективы в модель), вновь пересчитывает и анализирует полученные показатели. Специалист разрабатывает Project Expert несколько вариантов бизнес-плана, соответствующих различным сценариям его реализации, и после определения наиболее вероятного сценария принимает его за базовый бизнес-план. В системе пользователь ведет пересчет и корректировку модели до получения показателей, устраивающих всех потребителей бизнес-плана. Итерационный процесс перерасчета позволяет получить оптимальный бизнес-план.

ПОЛЕЗНЫЕ ССЫЛКИ: web-сайт компании «Эксперт Системс», где, в частности, можно получить демонстрационную версию системы Project Expert и получить консультацию по методике предварительной подготовки исходного бухгалтерского баланса ко вводу в Project Expert, а также по входящим в состав бизнес-плана финансовым отчетам, подготовленным в соответствии со стандартами IAS.

Программы управления проектами

Термин «проект» в русском языке имеет множество значений. В каждом конкретном случае смысловое толкование этого термина зависит от сферы его практического приложения.

Во-первых, под проектом традиционно понимают совокупность документов (расчетов, чертежей и др.) для создания какого-либо сооружения или изделия, в такой документации обосновывается реальность реализации идеи.

Примечание.До перехода к рыночной экономике ни у кого в России не вызывал вопросов смысл термина «проект» - каждый знал, что это - чертежи и сметы, на основе которых можно построить, например, дом (т.е. под «проектом» понимался документально оформленный план сооружения или конструкции). А понятие «управление» применительно к экономике однозначно ассоциировалось с руководством трудовыми коллективами, цехами и пр.

Во-вторых, проектом называют предварительный текст какого-либо документа. В-третьих, проектом может быть назван план (замысел) будущих мероприятий.

И, наконец, проектом может являться обладающий определенной степенью уникальности, распределенный во времени и в условиях ресурсных ограничений комплекс взаимообусловленных мероприятий, при реализации которого поставленная цель может быть достигнута к определенному сроку (именно в этом смысле будем использовать далее термин «проект»).

Составление плана проекта включает несколько этапов [12]:

1.определение проекта (формулирование целей и планирование результатов проекта);

2.определение задач проекта (формирование перечня задач проекта, установление их взаимосвязи и технологической последовательности, а также определение длительностей задач и формирование расписания работ по задачам проекта, кроме того, для удобства контроля сложного проекта выделяют контрольные точки - так называемые вехи проекта);

3.распределение ресурсов по задачам (ресурсами являются люди, оборудование, сырье и материалы, а также денежные средства);

4.расчет бюджета проекта;

5.планирование качества и рисков (на этом этапе первоначальный план проекта корректируется: корректировке могут быть подвергнуты длительности выполнения задач проекта и, соответственно, расписание проекта, а также распределение ресурсов по задачам);

6.планирование коммуникаций (установление способов связи с командой проекта) и защита плана проекта от несанкционированного доступа;

7.оптимизация плана проекта (уточнение введенных параметров - дат, ресурсов, связей между задачами, вех проекта).

Практическая реализация плана проекта объединяет несколько задач по управлению этим проектом, среди которых:

слежение за выполнением проекта, управление расписанием;

управление ресурсами;

управление связями частей проекта с учетом рисков;

формирование отчетов о ходе реализации проекта.

И для составления плана проекта, и для управления проектом целесообразно использовать специализированные компьютерные программы. Чтобы представить спектр современного программного обеспечения в области управления проектами, перечислим лишь некоторые программы, специализированные для применения в этой сфере профессиональной деятельности

66

Модуль. Информационные технологии для бизнеса

(см. таблицу). Нужно отметить, что эти программы сильно различаются по своему назначению и возможностям: могут использоваться для управления небольшими, средними и крупными проектами; могут функционировать на персональном компьютере и в сетевых комплексах; их стоимости лежат в очень широким диапазоне (от сотен до нескольких тысяч долларов).

ПОЛЕЗНЫЕ ССЫЛКИ:

Некоторые специализированные программные продукты для управления проектами

Web-сайт «Профессионал управления проектами», где можно найти разнообразные материалы об управлении проектами (статьи, обзоры, книги, форумы, глоссарий, ссылки и другое;

в том числе там можно найти “Project Management Body of Knowledge” (PMBOK) - наиболее полное руководство по управлению проектами, разработанное американским Институтом управления проектами (Project Management Institute) и периодически переиздаваемое с учетом накопленного опыта);

Web-сайт «Управление проектами», где можно узнать об особенностях ряда перечисленных программных продуктов для управления проектами, а также познакомиться с мнением специалистов, применяющих эти программы на практике.

ЗАДАНИЕ. Кратко охарактеризуйте программные средства автоматизации управления, финансовой и учетной деятельности на предприятиях малого бизнеса.

3.2. Тема «Технология автоматизации офиса»

Электронный офис

Одно из определений термина "офис", приведенное в Американском словаре английского языка Н. Уэбстера, сформулировано так: "место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью".

Суть офисной автоматизации заключается в улучшении качества управления и управляющих решений за счет более полного и своевременного информирования сотрудников офиса и построения надлежащей системы автоматизированных коммуникаций.

Офисная деятельность характеризуется, прежде всего, используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные, то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов данных, являющихся источниками информации: речи, текста, изображений в статике и динамике. Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилога, т.е. широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами.

Компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще один результат построения работы электронного офиса: возникает невозможный ранее эффект группового взаимодействия, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров. В условиях широкого использования возможностей сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса - виртуального офиса, где все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т.п.).

С помощью автоматизированных информационных технологий управления можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации:

1.учет;

2.анализ;

67

Модуль. Информационные технологии для бизнеса

3. принятие решений.

К офисам, основным видом продукции которых являются документы, можно отнести бухгалтерские подразделения, страховые компании, издательства, рекламные конторы, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, и т. д. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.

Различные управленческие структуры верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в основном выработкой решений. При этом преобладают интуитивный, субъективный подход и в значительной мере коллективный характер труда при высоком уровне деловых коммуникаций. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные черты делового процесса принятия решений.

Таким образом, электронный офис позволяет решить ряд проблем бизнеса:

телекса;

щаний, напоминания,

автоматическая рассылка писем и т. п.);

реальное и существенное (в несколько раз) сокращение расхода бумаги; осок объявлений для немедленного

оповещения о спросе и предложении товаров и услуг и т. п.;

информации владельцев электронного офиса фирмы; в части подготовки, распределения, контроля состояния,

хранения входящих, исходящих и промежуточных документов, комплектования и хранения дел и папок с документами и др.;

Все сказанное выше позволяет сделать вывод, что электронный офис фирмы обеспечивает эффективное коммуникативное взаимодействие между сотрудниками по технологическим вопросам выполняемых разработок, по вопросам производства, продажи и потребления товаров и услуг, проведения электронного маркетинга, рекламных и информационных мероприятий по предложению товаров и услуг, для доступа к коммерческим базам данных, к прикладным системам экспертов (юридическим, научным, коммерческим и т.д.).

Итак, электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

К электронному офису также можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики. К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы на:

использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей,

служивание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронные офисы, решающие сложные задачи и требующие поддержки экспертных программ, составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Специалисты таких офисов кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся на рынке ситуаций (со сбытом продукции или услуг, финансовым положением предприятия и т. п.) вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т. е. сведений, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют формировать стратегию в области

68

Модуль. Информационные технологии для бизнеса

менеджмента и маркетинга, подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках.

Электронный документооборот

При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т.е. движения документа с момента их получения или создания до отправки адресату или сдачи его в архив на хранение.

Движению документа до обработки придается особое значение Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях организации. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.

Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трехчетырех документах.

Стержнем электронного документооборота является система управления электронным документооборотом (СУЭД), предназначенная для достижения следующих целей:

рамках единой информационной системы;

ов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов, подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов,

ционного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов,

в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами. Система должна соответствовать существующей информационноорганизационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать свою модификацию по мере совершенствования этой структуры. Система предназначена (рис. 3.2) для автоматизации документационного обеспечения управления предприятием, включая процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно-распорядительных документов и стандартных форм документов, а также для управления делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов).

Автоматизации подвергаются следующие процессы:

организационно-распорядительных, отчетно-статистических, учетных, плановых, информационно-справочных и других управленческих документов;

69

Модуль. Информационные технологии для бизнеса

Основные компоненты системы управления электронным документооборотом

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:

•масштабы предприятия;

•степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации;

•структура управления;

•наличие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малым и средним предприятиям с большим объемом документации, а также всем крупным предприятиям необходимо использовать специализированные системы управления документооборотом.

Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии: интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;

•легкость освоения;

•удобство работы;

•обеспечение работы в сетях;

•надежность системы;

•защита от несанкционированного доступа;

возможность масштабирования по мере развития ораганизации.

Решения фирмы «1 С» по организации электронного документоооборота

Программа "Канцелярия 8.0 автоматизация документооборота" предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства как в коммерческих, так и в государственных организациях, практически любого масштаба, в т.ч. объединениях (холдингах).

Основные функциональные возможности программы:

телефонограммы, служебные записки и т.д.). По каждому документу ведется автоматическая нумерация, фиксируется маршрут прохождения по организациям, отделам и должностным лицам, поручения и сроки исполнения.

процесс согласования, назначение ответственного за контроль договора, завершение действия договора.

сканированные тексты или изображения), с сохранением истории изменений.

ганизаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки корреспондентов,

70