Работа с несколькими взаимосвязанными электронными таблицами

Цель работы: научиться и связывать таблицы в Excel и выполнять консолидацию данных.

Теоретико-методологическая часть

1. Создание связанных таблиц

Во многих случаях исходные данные и результаты расчётов удоб­нее оформлять в виде не одной, а нескольких взаимосвязанных таблиц. Excel обеспечивает возможность совместной обработки таких таблиц и их хранение в одном файле. Для этого каждая таб­лица размещается на отдельном рабочем листе. Можно связывать таблицы, расположенные на разных рабочих листах, таким образом, чтобы в результате ввода значения в одну таблицу изменялось содержимое другой таблицы.

Каждый рабочий лист имеет имя, допускает форматирование и адре­сацию данных, выделение ячеек независимо от других лис­тов. В новой электронной таблице содержится несколько листов. Один из них отображается в окне Excel в виде пустографки, от остальных видны только ярлычки с именами во второй снизу строке окна.

2. Выбор рабочего листа

Чтобы выбрать требуемый лист, необходимо щёлкнуть ле­вой кнопкой мыши на его ярлычке. Если ярлычок требуемого листа не виден, используйте кнопки иво второй снизу строке окна Excel для поиска требуемого ярлычка.

3. Создание нового листа

Чтобы вставить новый лист, следует перейти на лист, слева от которого необходимо расположить новый, и выполнить команду Вставка—Лист.

4. Удаление рабочего листа

Для удаления рабочего листа используется команда Прав­­ка—Удалить лист.

Примечание. Эта операция не может быть отменена посредством кнопки на панели инструментовСтандартная, поэтому её выполнение требует особой осторожности.

5. Переименование рабочего листа

Чтобы переименовать рабочий лист, следует дважды щёлкнуть ле­вой кнопкой мыши на его ярлычке и ввес­ти новое имя листа.

Рекомендуется присваивать листам имена, состоящие толь­­ко из русских и латинских букв (любого регистра), цифр и знаков подчёркивания.

6. Адресация ячеек, расположенных на другом листе

Если в формуле требуется указать адрес ячейки, расположенной на другом листе, поступают следующим образом: записывают имя этого листа, ставят восклицательный знак, а затем указывают адрес ячейки. Например, Таблица3!AE56, где Таблица3 — имя листа, символ ! — разделитель, АЕ56 — адрес ячейки.

Перед именем столбца или номером строки допускается ис­поль­зование символа $ для обеспечения абсолютной адресации, напри­мер, Таблица3!AE$56. Перед именем листа знак $ не исполь­зуется, адресация листов всегда является абсолютной. Excel никогда не корректирует имена листов при копировании формул.

Приведем примеры записи адреса интервала, расположенного на другом листе: Таблица3!$V$50:$AE$56, и охватывающего данные нескольких смежных листов: Таблица2:Таблица5!$B5:$B10.

При переименовании листа все ссылки на него авто­ма­тически корректируются. Удаление листа при вычислении фор­мул, содержавших ссылки на него, приводит к появлению сообщения об ошибке.

7. Консолидация данных

Консолидация данных — средство, позволяющее объединять данные из областей–источников и выводить их в область назначения. При консолидации данных могут использоваться различные функции: суммирования, расчета среднего арифметического, определения максимального и минимального значений и т. п.

Для выполнения консолидации следует:

• выделить область назначения;

• задать Данные—Консолидация;

• в диалоговом окне Консолидация в поле Ссылка: задать области–источники, которые нужно консоли­диро­вать¹;

•  в списке Функция: выбрать нужную функцию;

• нажать кнопку ОК.

Консолидацию можно выполнять без создания связей с исходными данными или с созданием связей. При консолидации данных с созданием связей Excel автоматически корректирует итоговые данные при изменении их в таблицах–источниках. Для установления связей следует включить переключатель Создавать связи с исходными данными.