Тема 6. Построение сводных таблиц

Цель работы: овладеть навыками создания и обработки сводных таблиц в Excel.

Теоретико-методологическая часть

1. Понятие сводной таблицы

Cводная таблица (или кросс-таблица) является мощным инструментом обработки больших списков данных и представляет собой интерактивную таблицу, в которой подводятся итоги, выполняется сортировка и фильтрация данных списка, при этом все результаты представляются в наглядной и компактной форме. Заголовками столбцов и строк такой таблицы служат не имена полей, а их значения или выражения. В ячейках такой таблицы располагаются сводные результаты, относящиеся к указанным в заголовках строк и столбцов значениям. При работе со сводной таблицей можно использовать различные функции, форматы данных и алгоритмы вычислений.

2. Мастер сводных таблиц

Для построения сводной таблицы используется Мастер сводных таблиц. Чтобы его вызвать, необходимо выполнить команду Данные—Сводная таблица.

На экране появляется диалоговое окно Мастер сводных таблиц. Процесс ввода информации разбивается на 4 этапа (шага). Завершение каждого этапа и переход к следующему обеспечивается нажатием кнопки Далее>. Имеется возможность вернуться к предыдущим шагам посредством кнопки <Назад, чтобы внести изменения. Для окончания работы с мастером следует нажать кнопку Готово.

На первом шаге выбирают источник, откуда будут поступать данные для построения таблиц.

На втором шаге указывают диапазон ячеек базы данных Excel, который нужно использовать для построения сводной таблицы.

На третьем шаге проектируют структуру сводной таблицы. Нужно указать данные, которые будут использоваться в качестве полей строк, полей столбцов и полей страниц, а затем указать данные, которые Вы хотите подытожить в области данных сводной таблицы. В правой части диалогового окна содержатся кнопки, представляющие поля исходного списка. Имена этих столбцов можно транспортировать в поля Данные, Строка, Страница или Столбец макета сводной таблицы. Excel автоматически использует для подведения итогов функцию Сумма для числовых данных и функцию Кол-во значений для нечисловых данных.

На четвертом шаге указывают место, куда следует поместить сводную таблицу: на новый лист или существующий лист. В последнем случае следует указать начальную ячейку месторасположения сводной таблицы. Формирование сводной таблицы завершается нажатием кнопки Готово.

Если исходные данные, по которым строилась сводная таблица, были изменены, то для ее обновления надо установить курсор на поле сводной таблицы, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду Обновить данные.

3. Панель инструментов Сводные таблицы

При работе со сводной таблицей используется панель инструментов Сводные таблицы, где расположены следующие кнопки:

—вызывает мастер сводных таблиц для построения или изменения соответствующей таблицы;

—открывает диалоговое окно Поле сводной таблицы;

, ,,— задают структуру таблицы (Разгруппировать, Группировать, Скрыть детали и Отобразить детали);

—обновляет данные в сводной таблице.

4. Группирование элементов в сводной таблице

Можно группировать элементы в сводной таблице, например, месяцы в кварталы, дни в недели. Существуют различные способы группирования данных в сводной таблице:

• группирование нескольких выделенных элементов в поле (Excel создает второе группировочное поле для замены сгруппированных элементов);

• автоматическое группирование чисел по интервалам (например, список элементов от 1 до 100 может быть сгруппирован по десяткам);

• автоматическое группирование дат и времени по интервалам (например, список месяцев может быть сгруппирован по кварталам или другим периодам; можно также создавать собственные интервалы для группирования).

Для выполнения группирования дат и времени по интервалам¹ нужно:

• выделить один элемент, являющийся датой или временем, в поле, которое нужно сгруппировать;

• нажать на панели инструментовСводные таблицы;

• в поле ввода начиная с: ввести первый элемент для группирования, а в поле ввода по: — последний элемент для группирования;

• в случае группирования по дням выбрать в группе с шагом строку Дни, а в поле количество дней: ввести длину периода для группирования;

• нажать кнопку ОК.