6. Отбор записей из списка
С помощью фильтров можно выводить на экран и просматривать данные списка, которые удовлетворяют определенным условиям. Быстро и удобно можно просматривать нужные записи с помощью автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью расширенного фильтра.
6.1 Автофильтр
Автофильтр — средство, предназначенное для отбора записей БД по заданным критериям. Выходные данные при этом отображаются в области самой базы данных (на том же месте). Записи, которые не удовлетворяют условиям фильтрации, на экран не выводятся.
Чтобы установить автофильтр, следует:
выделить область БД;
задать Данные—Фильтр—Автофильтр.
Excel помещает
раскрывающиеся списки непосредственно
в имена полей базы данных. Щелкнув по
кнопке
, можно вывести на экран список всех
элементов соответствующего столбца.
Если выделить некоторый элемент в
списке, то будут скрыты все записи БД,
кроме тех, которые содержат выделенное
значение. Можно задать критерии фильтрации
одновременно для нескольких столбцов.
Если в БД установлены критерии для
автофильтра, то кнопка
окрашивается в синий цвет.
Чтобы отключить фильтрацию для отдельного поля, надо выбрать в раскрывающемся списке параметр (Все). Чтобы показать на экране все скрытые записи, следует задать Данные—Фильтр—Отобразить все.
С помощью автофильтра можно для каждого поля задать пользовательские критерии для отбора записей БД. Например, вывести на экран только те записи, значения которых находятся в пределах заданного интервала соответствующего поля. Чтобы указать пользовательские критерии, надо в раскрывающемся списке выбрать параметр (Условие...), а затем в диалоговом окне Пользовательский автофильтр ввести нужные критерии.
Можно задать соединение нескольких критериев фильтрации, объединив их по И (запись появится в выходном списке тогда, когда будут выполнены все заданные условия) или по ИЛИ (в выходном списке запись появится, если будет выполнено хотя бы одно условие). В критериях можно задавать шаблоны, содержащие символы * и ?1.
6.2 Расширенный фильтр
Для фильтрации базы данных по сложным критериям, используется расширенный фильтр. Он позволяет вывести результат в другое место рабочего листа, не затронув область самой БД, а также получить фрагмент базы данных, состоящий из нескольких заданных полей.
Предпосылкой использования расширенного фильтра является наличие на рабочем листе области БД и области критериев.
Область критериев создается на том же рабочем листе, что и база данных. Для формирования области критериев следует скопировать в свободное место рабочего листа имена полей, по которым будет выполняться фильтрация данных, а затем в ячейках под соответствующими именами полей ввести сами критерии.
Число строк в области критериев определяется количеством критериев. Если условия поиска заданы в области критериев в одной строке, то эти условия связаны оператором И. Если же условия поиска заданы в разных строках, то они связаны оператором ИЛИ. Включение пустых строк в область критериев недопустимо, так как в этом случае будут отобраны все записи БД.
Для использования расширенного фильтра следует:
выделить область БД;
задать Данные—Фильтр—Расширенный фильтр;
в диалоговом окне Расширенный фильтр в поле Исходный диапазон: указать интервал ячеек, содержащий область БД2;
поле Диапазон условий: указать интервал ячеек, содержащий область критериев;
в группе Обработка определить, будет ли фильтрация списка выполняться на том же месте или результат будет помещен в другое место рабочего листа. В последнем случае в поле Поместить результат в диапазон: необходимо задать интервал ячеек, где предполагается разместить отфильтрованные записи (достаточно указать первую ячейку выходного интервала);
нажать кнопку ОК.
Если в диалоговом окне Расширенный фильтр установить переключатель Только уникальные записи, то повторяющиеся строки списка в области выходного документа показаны не будут.
Если в выходной документ предполагается включать не все поля списка, а только заданные, необходимо предварительно сформировать шапку выходного документа, скопировав в свободное место рабочего листа имена нужных полей.