Тема 5. Работа со списками (базами данных)

Цель работы: овладеть навыками работы со списками (базами данных) в Excel, освоить средства сортировки, поиска и фильтрации данных, а также формирования промежуточных итогов.

Теоретико-методологическая часть

1. Представление эт в виде списка

Список — это один из способов организации данных на рабочем листе. Данные, организованные в список, в терминах Excel часто называются базой данных (БД). При этом строки таблицы называются записями базы данных, а столбцы — полями. Чтобы преобразовать таблицу Excel в список, необходимо присвоить столбцам таблицы имена, которые будут использоваться в качестве имен полей. Имена полей должны располагаться в первой строке списка, причем каждое имя — в одной ячейке, при этом возможен перенос по словам.

Строки списка должны содержать данные одного типа. Рекомендуется отделять список от других данных на рабочем листе (в т.ч. от итоговой строки) хотя бы одной пустой строкой. Это поможет Excel автоматически выделить список при сортировке данных или выполнении фильтрации.

2. Средства обработки списков в Excel

Excel предоставляет различные возможности и функции обработки списков:

• ввод, просмотр и редактирование списка с использованием формы данных;

• сортировка данных списка по одному или нескольким ключам сортировки (не более трех);

• поиск данных с использованием формы данных;

• отбор записей из списка с использованием автофильтра и расширенного фильтра;

• получение промежуточных итогов по группам записей.

3. Ввод, просмотр и редактирование списка с использованием формы данных

Для ввода, просмотра и редактирования данных списка удобно использовать форму данных. Чтобы открыть окно формы, следует задать Данные—Форма. В диалоговом окне, имеющем заголовок, совпадающий с именем текущего рабочего листа, можно выбрать одну из следующих возможностей:

• Добавить — ввод новой строки в список;

• Удалить — удаление текущей строки из списка;

• Вернуть — восстановление данных;

• Назад — перемещение на одну строку назад по списку;

• Далее — перемещение на одну строку вперед по списку;

• Критерии — задание критериев поиска данных;

• Закрыть — завершение диалога.

4. Сортировка данных

Список можно отсортировать по алфавиту, по числовому значению или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного поля.

Чтобы отсортировать список, следует:

• выделить область списка¹;

• задать Данные—Сортировка;

• в диалоговом окне Сортировка диапазона в группе Сортировать по определить ключ сортировки² и указать направление сортировки: по возрастанию или по убыванию;

• нажать кнопку ОК.

Для выполнения быстрой сортировки (по одному ключу) используются кнопки на панели инструментов Стандартная: — по возрастанию и— по убыванию. Ключом сортировки в этом случае является столбец с текущей ячейкой.

Excel дает возможность проводить сортировку по нескольким ключам. Многоуровневая сортировка выполняется в том случае, если в списке содержатся данные с одинаковым значением первого ключа.

Для выполнения многоуровневой сортировки следует в диалоговом окне Сортировка диапазона в группе Затем по указать второй, а в группе В последнюю очередь, по — третий ключи сортировки.

5. Поиск данных с использованием формы данных

Для осуществления поиска данных следует:

• выделить область списка;

• задать Данные—Форма;

• в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Критерии;

• задать данные для поиска;

• просмотреть строки списка, содержащие искомые данные, нажимая кнопки Далее и Назад;

• нажать кнопку Закрыть.