2.7. Проектування вхідних (первинних) і вихідних) документів

Відразу після виникнення Еl фіксують в більшості в первинних документах. Проектування форм первинних документів зв`язано з розв`язком трьох основних питань:

вибором необхідних форм єдиної уніфікованої системи документації;

побудовою унікальних форм документів у вiдповiдностi з вимогами держстандарту або експлуатаційними характеристиками технічних засобів, якi використовуються;

організацією раціонального документообігу.

Створення уніфікованих форм документів є комплексна проблема і вона базується на таких принципах:

скорочення кількості форм первинних документів з метою побудови раціонального документообігу та спрощення їх обробки на ПК;

використання єдиних форм документів на різних рівнях управління (міністерство, об`єднання, підприємство);

використання мінімальної кількості даних, якi вводять для розв`язку функціональних задач;

однократному вводі даних в ПК та багатократному їх використанні;

єдина термінологія для всієї системи документації.

Унiфiкованi форми документів затверджуються вищою інстанцією (міністерством, держстандартом). Кожній затвердженій формі присвоюють номер за загальнодержавним класифікатором управлінської документації.

Для конкретних систем обробки даних розробляють унiфiкованi (свої власні) форми внутрішньої документації, якi задовольняють певні умови. Проектування таких форм здійснюється строго по стандартах.

Реквізити на бланку документу розташовують у певних зонах з врахуванням їх групування та логічної залежностi. Зони документу можуть мати: лiнiйну, анкетну або табличну форми.

В лiнiйнiй формi кожному реквiзиту видiляються двi клiтинки: для його назви та значення.

Анкетна форма передбачає розташування реквiзитiв (їх назв та значень) у вертикальнiй послiдовностi.

Основна зона документу, як правило, є таблиця зі стовпцями по вертикалi та рядками по горизонталi.

В одному документi часто використовують комбiнацiю рiзних форм побудови зон. Для зменшення кiлькостi документiв та скорочення затрат на їх заповнення а також пiдготовку машинних носiїв доцiльно застосовувати багаторядковi форми.

Основними частинами унiфiкованих форм документiв є:

заголовкова;

змiстовна;

оформляюча.

Заголовкова частина дає повне та чiтке уявлення про вид документу. Назва документу повинна вiдповiдати назвi в загальнодержавному класифiкаторі докуметацiї.

Змiстовна частина повинна давати заголовки рядків та стовпців та конкретнi значення або назви реквiзитiв, якi записуються в них.

Оформляюча частина документу містить пiдписи вiдповiдальних осiб, штампи та печатки. В загальному випадку первинний облiковий документ має вид:

1	2
	3
4
5
6

В перших 4-х зонах заголовковоi частини мiстяться:

назва об`єкту або його пiдроздiлу (зона 1);

iндекс форми документу а також гриф його затвердження (зона 2);

зона 3 - постiйнi реквiзити в документi;

зона 4 - назва документу, його номер та дата виписування;

зона 5 - змiстовна частина;

зона 6 - оформляюча частина.

Подiбно також будують документи статистичнi.

Реквiзити первинних документiв розташовують в межах вiдповiдних зон. Для кожного реквiзиту третьої зони видiляють по двi клiтинки (для назви та шифру).

Змiстовну частину документу будують здебільшого у табличнiй формi. В даній частинi документу розташовують спочатку довiдковi та групувальні ознаки, а потім - реквiзити-основи (вхiднi та вихiднi, наприклад, кiлькiсть, цiна, сума та при необхiдностi контрольну суму по рядку).

Використовуючи первинні данi і запропоновану вище структуру первинного уніфікованого документу, проектують початковий ескіз розташування реквiзитiв на бланку, тобто форму первинного документу. Розраховують розмiри документу в міліметрах та викреслюють його на бланку певного формату за діючим ГОСТ-ом.

Реквiзити, якi переносять на машинний носiй, обводять товстою лiнiєю.

Проектування форм виводу результуючої інформації (табуляграм). Проектування форм виводу результуючої iнформацiї має багато спiльного з проектуванням первинних документiв, особливо при визначеннi складу та порядку розташування реквiзитiв. Однак, тут є також специфiчнi вимоги, якi пов`язанi з експлуатацiйними можливостями обчислювальної технiки.

Роботи з проектування форм виводу результуючої iнформацiї виконуються в такiй послiдовностi:

визначається перелiк результуючих даних;

результуючi показники розподiляються по табуляграмах та складається список форм, які виводяться;

кожнiй формi присвоюють номер (код) та назву;

встановлюють перiодичнiсть та термін виводу кожної табуляграми;

визначається мiсце використання табуляграми та кiлькiсть екземплярiв;

розробляється ескiз табуляграм;

визначається склад масивiв (файлiв) даних, якi необхiднi для одержання кожної форми;

встановлюється послiдовнiсть складання вихiдних форм та загальний технологiчний процес, пiдготовлюються контрольнi приклади табуляграм, якi обговорюються, уточняються та затверджуються.

Табуляграма має три основних зони:

заголовок (або титульний лист) табуляграми, який виводиться однократно або частково повторюється на кожному листу (заголовок граф);

назва граф та iх нумерацiя;

основна (iнформацiйна) частина. Сюди входять рядки двох видiв: детальнi та пiдсумковi. Їх розташування в рядку виконується аналогічно розміщенню реквізитів-ознак в первинних документах.

Підсумкові рядки містять кількісні і сумові підсумки по певних ознаках в результаті виконання розрахунків.

В підсумкові рядки часто включають текстові коментарі (наприклад ‘ всього по бригаді ’,’ всього по підрозділу ’ тощо.