Вопрос 4.3. Разработка Положений о структурных подразделениях и Должностных инструкций

Положение о структурном подразделении разрабатывается для каждого отдела или группы. Их рекомендуется дополнять технологическими картами, процедурными схемами, документограммами, оперограммами, в которых указываются последовательность и методика выполнения наиболее повторяющихся и важных работ при реализации функций.

Положение о структурном подразделении должно содержать следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Структура подразделения. 3. Функции подразделения. 4. Права и ответственность. 5. Оценка качества труда и стимулирование работников. 6. Взаимоотношения с другими подразделениями.

1.Общее положение. В разделе характеризуются место и роль подразделения в системе управления, его подчиненность, правовой статус, порядок назначения и освобождения руководителя и требования, предъявляемые к нему для соответствия занимаемой должности (образование, квалификация и опыт работы), порядок замещения должности в период временного отсутствия руководителя. Указывается, является ли данный отдел самостоятельным структурным подразделением или же входит в состав какого-либо управления. Раздел должен содержать перечень нормативно-правовых документов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности. Дается развернутая характеристика целей и задач, для которых создано структурное подразделение. При этом должно учитываться следующее: каждое подразделение должно решать определенные задачи, необходимые для деятельности всей организации; задачи разных подразделений должны быть взаимно увязаны; задачи подразделения не должны сужаться до задач его руководителя.

2.Структура подразделения. Здесь показывается схема подразделения, приводятся должностной состав работников отдела и их подчиненность. При разработке структуры подразделения следует учитывать объем работ, возлагаемый на исполнителя, соответствие его требованиям (квалификации и опыту), предъявляемым к данной должности. При распределении работ, требующих разного уровня знаний и квалификации, на исполнителя следует возлагать, по возможности, обязанности, побуждающие его повышать квалификацию.

186

3.Функции подразделения. В этом разделе формируются основные функции структурного подразделения, необходимые для эффективного решения возложенных на него задач. Необходимо учитывать следующее:

- для четкого разграничения функций между подразделениями и исключения параллелизма и дублирования в их работе целесообразно использовать матрицу функций и ресурсов или классификатор функций управления;

- рассматриваемый раздел положения рекомендуется составить в виде обычного текста или таблицы.

Необходимо особо обращать внимание на конкретность изложения содержания управленческих работ (избегать расплывчатых и общих фраз).

4.Права и ответственность. Здесь определяются права руководителя подразделения, соответствующие своевременному и качественному решению стоящих перед подразделением задач, и предусматривается ответственность руководителя в соответствии с действующим законодательством.

Должны быть четко разграничены права руководителя и его заместителя, а также отдельных должностных лиц.

Рекомендуется особо установить ответственность руководителя подразделения за организацию работы его подчиненных и за выполнение функций подразделения. Ответственность предполагает применение определенных санкций в отношении виновного лица. В связи с этим целесообразно предусматривать применение санкций за невыполнение или некачественное выполнение функций, неиспользование предоставленных прав и за другие нарушения. Рекомендуется устанавливать меру ответственности и меру наказаний (лишение премий, дисциплинарные взыскания и др.).

5.Оценка качества и стимулирование работников. В этом разделе определяются порядок оценки и учета качества труда работников подразделения, порядок и виды морального и материального стимулирования за качественное и своевременное решение задач подразделения с учетом специфики его работы.

6.Взаимоотношения с другими подразделениями. Здесь указываются: наименование входящих и исходящих документов, а также порядок их получения и выдачи. Для этого каждым структурным подразделением должны быть разработаны схемы документооборота, характеризующие порядок, сроки составления или обработки каждого документа, путь прохождения его, а также роль отдельного исполнителя в этой работе.

187

В разделе указывается: в каком порядке и какими должностными лицами рассматриваются разногласия в работе между подразделениями; приводится состав работ, по которым необходимы согласования между подразделениями, приводится состав работ, по которым необходимы согласования других отделов данного подразделения и порядок их проведения. Рассмотренный раздел рекомендуется оформлять в виде таблицы.

Содержание положения о структурном подразделении рассматривается на совете начальников отделов и утверждается директором предприятия.

Должностная инструкция – это конкретный документ, определяющий назначение должности в организационной структуре и устанавливающий полномочия, права и ответственность за реализацию функций управления. Должностную инструкцию разрабатывают начальники для подчиненных. При приеме на работу, до подписания контракта, кандидата на должность знакомят с должностной инструкцией.

Наименование должностей в аппарате управления и примерное содержание выполняемых работ определяются в Квалификационном справочнике должностей служащих ( КСДС ).

Должностная инструкция состоит из шести частей:

1.Общие характеристики должности (общая часть). 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность. 5. Ведение документов. 6. Условия труда. Пятая и шестая части могут отсутствовать.

Содержание должностной инструкции иллюстрируется примером инструкции начальника отдела подготовки кадров предприятия.

1.Общие характеристики должности. Указывается наименование должности; наименование должностного лица, которому подчиняется; перечень должностей служащих, которые подчиняются; требования к образованию и квалификации; требования к полу и возрасту. (Начальник отдела подготовки кадров подчиняется Заместителю директора по кадрам и быту. Начальнику отдела подчиняются: методист по экономическому образованию; оператор-программист; секретарь-маши- нистка. Образование – высшее по профилю деятельности фирмы. Стаж работы в коммерческо-посреднических организациях не менее 5 лет. Возраст – от 30 до 50 лет).

2.Должностные обязанности. Указывается перечень задач, которые необходимо решать для реализации возложенной миссии. (Начальник отдела подготовки кадров обеспечивает постоянное повышение уровня профессиональной подготовки и мастерства работников фирмы. Обязан разрабатывать проекты перспективных и годовых учебных планов; руководить разработкой учебно-методической доку-

188

ментации; приглашать профессорско-преподавательские кадры для проведения занятий; направлять рабочих и служащих фирмы в другие учебные заведения для приобретения редких специальностей; обеспечивать учебный процесс техническими средствами обучения; руководить работниками отдела).

3.Права – наименование ресурсов, их количество и временные интервалы распоряжения ими. (Начальник отдела подготовки кадров следит за посещаемостью и успеваемостью обучаемых; дает предложения своему начальнику об отчислении нерадивых; заключает и расторгает договора с приглашаемыми преподавателями; выписывает и списывает расходные материалы; нормирует работу подчиненных, подает предложения по изменению должностных окладов и по выплате премий; поощряет и накладывает взыскания на подчиненных).

4.Ответственность – перечень возможных отрицательных действий или последствий неисполнения обязанностей, за которые несется ответственность в административном, материальном или уголовном порядке. (Начальник отдела подготовки кадров отвечает за качество и полноту учебных программ; посещаемость и успеваемость обучаемых; сохранность, техническое состояние средств обучения и полноту дидактического обеспечения занятий; технику безопасности и трудовую дисциплину обучаемых, преподавателей и служащих отдела. В зависимости от степени отклонения от норм или величины ущерба может быть возложена административная, материальная или уголовная ответственность).

5.Ведение документов – перечисляются документы, которые должны вестись в подчиненном отделе, а также документы с правом подписи. (Ведутся следующие документы: учебные программы курсов повышения квалификации; журналы посещаемости и ведомости успеваемости обучаемых; журнал материальных ценностей и папка с накладными, заявками; табель отработанного времени преподавателей и служащих отдела. Все перечисленные документы заверяются подписью начальника отдела подготовки кадров).

6.Условия труда – определяются рамки рабочего времени, время отпусков, денежные оклады и вознаграждения. (Рабочий день ненормируемый в пределах с 9.00 до 20.00; рабочая неделя – 40 часов. Должностной оклад 2000 руб. с индексацией в соответствии с решением правительства РФ. Премиальные вознаграждения устанавливаются дирекцией фирмы. Гарантируется отпуск в 24 рабочих дня один раз в год).

Для должностных лиц крупных подразделений фирмы к должно-

стной инструкции могут прикладываться следующие документы:

189