Рис. 7.17 Отмена форматирования

4.Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните где-нибудь на поле рабочей таблицы. Затем просмотрите эти ячейки, и вы увидите, что в них не осталось никаких следов форматирования – ни особых шрифтов, ни числовых форматов и никаких других.

5.Если необходимо отменить форматирование не полностью, а лишь частично, то следует действовать более осторожно. Часто можно добиться многого, рационально используя кнопки панели инструментов. Например, если в ячейках, содержащих полужирный шрифт и курсив, нужно отменить только курсив, выделите эти ячейки и щелкните на кнопке Курсив на панели инструментов. Если же нужно отказаться от такого режима форматирования, для которого соответствующая кнопка на панели инструментов отсутствует, в диалоговом окне Формат ячеек активизируйте нужную вкладку и найдите в ней соответствующий "выключатель" данного режима. Таким способом можно отменить любые выбранные ранее режимы.

Лекция 8. Удаление, перенос и копирование клеток

Замечание: Все операции применяются либо к активной клетке, либо к выделенному интервалу клеток, если такой существует.

Удаление содержимого клеток.

1.Выделить нужный интервал клеток.

2.Нажать клавишу «Delete» или «Backspace».

После того как формула введена в ячейку, пользователь может ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

Перенос содержимого клеток.

Для перемещения формулы необходимо выполнить следующие действия:

1.Выделить ячейку с формулой;

2.Подвести указатель мыши к тому месту границы ячейки, где изображение

82

указателя мыши изменяется с белого крестика на белую стрелку ;

3.Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить содержимое ячейки в нужное место таблицы. Для завершения перемещения формулы необхо-

димо отпустить кнопку мыши.

При перемещении нескольких формул, выделенных в блок, указатель мыши следует подводить к границе блока.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в этой формуле не изменяются, а ячейка, в которой раньше находилась формула, становится свободной.

Копирование содержимого клеток.

Для копирования формулы нужно выполнить следующие действия:

1.Выделить ячейку с формулой;

2.Подвести указатель мыши к тому месту границы ячейки, где изображение указателя мыши изменяется с белого крестика на белую стрелку;

3.Нажать клавишу Ctrl и левую кнопку мыши и, удерживая их в нажатом положении, переместить содержимое ячейки в нужное место таблицы. Для за-

вершения копирования формулы следует вначале отпустить кнопку мыши, а затем – клавишу Ctrl.

При копировании нескольких формул, выделенных в блок, указатель мыши необходимо подводить к границе блока.

Распространение содержимого клеток

Помимо копирования и перемещения формулу можно распространить на часть строки или столбца. При этом происходит изменение относительных ссылок. Для распространения формулы необходимо выполнить следующие действия:

1.выделить ячейку с формулой;

2.подвести указатель мыши к черному квадрату в правом нижнем углу ячейки, при этом изображение указателя изменится на черный крестик;

3.нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее в таком положении, переместить курсор к требуемому месту таблицы, т. е. к последней ячейке диапазона, на который необходимо распространить формулу. Для завершения действия необходимо отпустить кнопку мыши.

Распространение блока формул происходит по аналогичной схеме. В случае, когда на блок ячеек необходимо распространить одну формулу, сначала следует ее распространить на соответствующую часть строки или столбца (т. е. заполнить вначале какую-либо границу блока), после чего аналогичными действиями заполнить оставшуюся часть блока ячеек

Случаи копирования

Возможны следующие случаи копирования:

1.одна клетка копируется:

•в одну клетку;

•в любой интервал клеток;

например: клетка D4 можно копировать в F2 или в интервал B3:K9

83

2.интервал клеток в одной строке копируется:

•в такой же интервал клеток в одной строке;

•в интервал клеток с любым числом строк, но с тем же числом столбцов, что и в исходном интервале;

например: интервал B2:E2 можно копировать в интервал D6:G6 или в интервал A3:D9

3.интервал клеток в одном столбце копируется:

•в такой же интервал клеток в одном столбце;

•в интервал клеток с любым числом столбцов, но с тем же числом строк, что и в исходном интервале.

например: интервал C3:C6 можно копировать в интервал F2:F5 или в интервал B4:K7

4. интервал клеток с несколькими строками и столбцами копируется:

• в такой же интервал клеток.

например: интервал A2:C5 можно копировать в интервал B3:D6.

В формуле, скопированной в другую ячейку, изменяются ссылки, однако ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения.

При копировании формул возникает необходимость в управлении изменением адресов ячеек или ссылок.

Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек

Во многих формулах используются ссылки на одну и более ячеек. Для ссылки используется адрес ячейки или диапазона (или имя, если это – именованная ячейка или диапазон). Существует четыре типа ссылок. Различать эти типы помогает знак доллара:

•Относительные: ссылка полностью относительна. При копировании формулы ссылка на ячейку вставляется в новое место. Пример: А1

•Абсолютные: ссылка полностью абсолютна. При копировании формулы в другую ячейку ссылка не изменяется. Пример: $А$1

•Абсолютная строка: ссылка частично абсолютна. При копировании формулы изменяется часть ссылки, относящаяся к столбцу. Та часть, которая относится к строке, остается неизменной. Пример: А$1

•Абсолютный столбец: ссылка частично абсолютна. При копировании формулы изменяется часть ссылки, относящаяся к строке. Та часть, которая относится к столбцу, остается неизменной. Пример: $А1

Создание абсолютной ссылки

Когда вы создаете формулу, указывая на ячейки, все ссылки на ячейки и диапазоны будут относительными. Для того чтобы ссылка стала абсолютной, вам придется вручную расставить знаки доллара. Есть и еще один способ: когда вы вводите адреса ячеек или диапазонов, используйте клавишу <F4>. С ее помощью можно перебирать все возможные режимы ссылки.

Режим ссылки целесообразно изменять только в том случае, если вы планируете копировать формулу. Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении формулы будет изменять-

84

ся только номер строки "7". Запись D$7 означает, что при перемещении будет изменяться только имя столбца "D". Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на этот адрес не изменится, и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7. Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из четырех символов: "G", "3", "L" и "9", помещая перед ними символ "$".

Создание ссылок на ячейки других рабочих листов или рабочих книг

В формуле могут использоваться ссылки на ячейки и диапазоны ячеек, расположенные в других рабочих листах. Для того чтобы задать ссылку на ячейку другого листа, расположите перед адресом ячейки имя листа, за которым следует восклицательный знак. Рассмотрим следующий пример формулы со ссылкой на ячейку другого рабочего листа (Лист2):

=Лист2 !A1+1

Можно создавать формулы и со ссылками на ячейки другой рабочей книги. Для этого перед ссылкой на ячейку введите имя рабочей книги (в квадратных скобках), затем – имя листа и восклицательный знак:

= [Budget.xls]Лист1 !А1 + 1

Если в имени рабочей книги присутствует один и более пробелов, имя книги (и имя рабочего листа) следует заключить в одинарные кавычки. Например:

= '[Budget Analysis.xls]Лист1' !А1 + 1

Если рабочая книга, на которую задается ссылка, закрыта, необходимо добавить полный путь к файлу этой книги:

='C:\MSOffice\Excel\[Budget Analysis.xls]Лист1' !A1+1

Создавать внешние ссылки можно и просто указывая на ячейки. Для этого файл источника должен быть открыт. Обычно создать формулу можно, указав на результаты в относительных ссылках на ячейки. Но когда с помощью этого метода вы обращаетесь к ячейке другой рабочей книги, Excel создает абсолютные ссылки (если вы планируете копировать формулу в другие ячейки, ссылки необходимо сделать относительными).

При работе со внешними ссылками могут возникнуть неожиданные трудности. Например, если вы используете команду ФайлÖСохранить как для того, чтобы сделать копию книги-источника, связанные формулы автоматически изменяются и ссылка указывает уже на другой файл (зачастую не тот, что вам нужен). Путаница со ссылками может возникнуть и в случае переименования файла книги-источника.

Использование ссылок для восстановления данных поврежденного файла

По тем или иным причинам одна из книг Excel может быть повреждена. Если поврежденную книгу невозможно загрузить, вы можете создать связанную формулу и с ее помощью восстановить всю информацию или ее часть (формулы восстановить невозможно). Сделать это можно, поскольку для создания связанной формулы файл не обязательно должен быть открыт. Например, поврежденный файл называется Badfile.xls. Для того чтобы восстановить дан-

85